На УСН «доходы минус расходы» вы считаете налог с разницы между выручкой и подтверждёнными затратами. Для этого нужны документы на каждую операцию и книга учёта доходов и расходов. Декларацию организация подаёт не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за отчётным (ст. 346.23 НК РФ).
Что именно нужно вести
Главный документ — книга учёта доходов и расходов. В неё вы записываете каждую операцию: поступила оплата от покупателя, оплатили поставщику, выдали зарплату. Записи делаются по факту оплаты, а не по отгрузке.
Второй слой — первичные документы. Это договоры, счета, акты, накладные, платёжные поручения, кассовые чеки. Каждая строка в книге должна опираться на такой документ. Нет документа — нет расхода.
Третий слой — учёт основных средств и нематериальных активов. Здесь есть свои правила перехода между режимами. Например, при смене объекта налогообложения с «доходов» на «доходы минус расходы» балансовая стоимость основных средств, купленных на УСН, не определяется (ст. 346.17 НК РФ). Если вы переходите на УСН с другого режима, стоимость активов, оплаченных до перехода, отражается как разница между ценой приобретения и начисленной амортизацией (ст. 346.25 НК РФ).
Как организовать работу
Начните с перечня типовых операций: закупка товаров, аренда, зарплата, банковские комиссии, реклама. Под каждую операцию заведите папку — бумажную или электронную. Так вы не будете искать документы в момент сдачи отчётности.
Заведите правило: расход попадает в книгу только после оплаты и только при наличии документа. Это защищает от двух типов ошибок — учёта неоплаченных затрат и учёта затрат без подтверждения.
Раз в месяц сверяйте книгу с банковской выпиской. Если в выписке есть платёж, которого нет в книге, разберитесь сразу. К концу года такие расхождения искать намного сложнее.
Отдельно контролируйте лимиты. На УСН можно применять ставку НДС 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Общая ставка НДС с 1 января 2026 года — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). От НДС освобождаются организации и ИП на УСН, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Если доходы в течение года превысили этот порог, обязанность по НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ).
Какие документы хранить
Храните всё, что подтверждает доход: выписки, чеки, платёжные поручения от покупателей. И всё, что подтверждает расход: счета поставщиков, акты выполненных работ, товарные накладные, договоры аренды, расчётные ведомости по зарплате.
Отдельно храните документы по товарам для перепродажи. Если вы купили товар до перехода на УСН, а продали уже на УСН, расход учитывается по мере реализации (ст. 346.25 НК РФ). Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитываются в том периоде, когда вы их фактически оплатили после перехода (ст. 346.25 НК РФ).
Срок хранения — не меньше того, что требует налоговая проверка. Если сомневаетесь, храните дольше. Восстановить документы задним числом почти невозможно.
Частые ошибки
Первая ошибка — учитывать расход без оплаты. На УСН «доходы минус расходы» затрата признаётся, когда деньги ушли. Аванс поставщику — ещё не расход.
Вторая — терять документы на мелкие траты. Банковские комиссии, канцелярия, курьерские услуги складываются в заметную сумму за год. Без подтверждения эти расходы не уменьшат налог.
Третья — путать объекты налогообложения при переходе. Правила учёта активов и товаров зависят от того, с какого режима вы пришли. Если переход был, проверьте, как отражены основные средства и остатки товаров.
Четвёртая — не следить за лимитом доходов для НДС. Превышение порога означает, что со следующего месяца вы обязаны начислять НДС. Если пропустить этот момент, налог придётся платить задним числом.
Что будет за нарушения
Если расход не подтверждён документом, налоговая снимет его при проверке. Тогда налог пересчитают, добавив сумму расхода обратно к налоговой базе. Появится недоимка и пени.
Если декларация подана с опозданием, это отдельное нарушение. Сроки жёсткие: 25 марта для организаций и 25 апреля для ИП (ст. 346.23 НК РФ). Пропуск срока означает штраф и внимание со стороны инспекции.
Если вы потеряли право на освобождение от НДС, вернуться к нему повторно нельзя (ст. 145 НК РФ). Поэтому за доходами нужно следить в течение всего года, а не только в декабре.
Частые вопросы
Нужно ли вести бухгалтерский учёт, если я на УСН?
Ведите книгу учёта доходов и расходов и храните первичные документы. Это минимум, без которого нельзя правильно посчитать налог и подтвердить расчёт.
Когда платить налог при УСН «доходы минус расходы»?
Сроки декларации — 25 марта для организаций и 25 апреля для ИП (ст. 346.23 НК РФ). Авансовые платежи платятся по итогам квартала.
Что делать, если доходы превысили 20 млн рублей?
С 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС (ст. 145 НК РФ). Проверьте, какую ставку НДС вы применяете: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Можно ли учесть расходы, оплаченные до перехода на УСН?
По товарам для перепродажи — да, по мере реализации (ст. 346.25 НК РФ). Расходы на их хранение, обслуживание и транспортировку учитываются в периоде фактической оплаты после перехода (ст. 346.25 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».