Бухучет на УСН нужен не только для налоговой: без него вы не увидите, сколько зарабатываете, и не сможете подтвердить расходы. Ведите учет доходов и расходов, храните первичные документы и следите за лимитами. С 2026 года к этому добавляется контроль за НДС.
Что именно нужно вести на УСН
Основной документ — книга учета доходов и расходов. В ней вы фиксируете каждую операцию, которая влияет на налог. Записи делайте по первичным документам: выпискам банка, кассовым чекам, накладным, актам.
Организации на УСН обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать бухгалтерскую отчетность. Для ИП такой обязанности нет, но книгу учета доходов и расходов ведут и те, и другие.
Отдельно держите документы по сотрудникам: договоры, приказы, расчеты по выплатам. Если придет проверка, отсутствие документов превратит любую вашу цифру в спорную.
Налог и сроки отчетности
На объекте «доходы» базовая ставка — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Налог считайте с поступившей оплаты, а не с отгруженных товаров.
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Пропуск срока — повод для штрафа и блокировки счета, поэтому поставьте дату в календарь заранее.
Авансовые платежи платите по итогам квартала. Если доходов не было, декларацию все равно сдавайте: нулевая отчетность обязательна.
Лимиты доходов и НДС в 2026 году
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для бизнеса на УСН действует освобождение, пока доходы не превысили порог.
Порог освобождения — 20 млн рублей за 2025–2028 годы. За 2029 год лимит составит 15 млн рублей, за 2030 год и далее — 10 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Если доходы в течение года превысили 20 млн рублей, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Права на повторное освобождение после утраты нет.
Вместо общей ставки на УСН можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают заявлением, и применять ее нужно ко всем операциям — дробить по покупателям нельзя.
Что делать: ежемесячно считайте накопленный доход. Как только приближаетесь к порогу, решите заранее — выставлять счета с НДС или переходить на пониженную ставку. Пересчет задним числом обойдется дороже.
Переход между режимами и объектами
При переходе на УСН с общего режима часть расходов можно учесть позже. Это касается, например, стоимости товаров для перепродажи: их списывают по мере реализации (ст. 346.25 НК РФ). Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку этих товаров учитывают в периоде фактической оплаты уже на УСН.
Если вы меняете объект с «доходов» на «доходы минус расходы», балансовая стоимость основных средств, купленных на УСН, не определяется (ст. 346.17 НК РФ). Это значит, что учесть их стоимость в расходах повторно не получится.
При переходе с УСН на общий режим стоимость основных средств и нематериальных активов нужно перенести в налоговый учет (ст. 346.25 НК РФ). Сделайте это до подачи первой декларации по налогу на прибыль, иначе расходы на амортизацию будут спорить.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая — путать кассовый метод с методом начисления. На УСН доход возникает в день поступления денег, а не в день подписания акта. Если считать по отгрузке, налог выйдет больше, чем нужно.
Вторая — не следить за лимитом доходов. Превышение порога освобождения от НДС означает, что вы обязаны начислять налог с начала следующего месяца. Узнать об этом в конце года — значит готовиться к доплате и объяснениям.
Третья — терять первичные документы. Без них нельзя подтвердить расходы при объекте «доходы минус расходы» и сложно доказать право на вычет входного НДС.
Четвертая — не разделять личные деньги и деньги бизнеса. По банковской выписке ИП налоговая видит все поступления и может посчитать их доходом. Держите расчетный счет отдельно и оформляйте переводы себе как выплаты, а не как выручку.
Как выстроить учет без ошибок
Заведите правило: каждый документ попадает в учет в день операции. Раз в месяц сверяйте книгу учета с банковской выпиской и кассой. Расхождения ищите сразу, пока поставщик еще может дать дубликат.
Раз в квартал проверяйте три цифры: накопленный доход с начала года, сумму налога к уплате и остаток лимита до порога освобождения от НДС. Эти три показателя определяют, спокойным будет следующий квартал или нет.
Храните документы так, чтобы нужный файл находился за минуту. Проверка редко предупреждает заранее, а восстанавливать накладные за прошлый год долго и дорого.
Частые вопросы
Нужен ли бухгалтер ИП на УСН без сотрудников?
Формально можно вести книгу учета доходов и расходов самостоятельно. Но декларацию и расчет НДС при превышении лимита лучше доверить тому, кто следит за изменениями. Ошибка в расчете стоит дороже, чем ведение учета.
Что будет, если доход превысил 20 млн рублей?
С 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС (ст. 145 НК РФ). Повторно получить освобождение уже не удастся.
Можно ли на УСН платить НДС по ставке 5 %?
Да, при доходах до 250 млн рублей. Ставка 7 % доступна при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку применяют ко всем операциям, а не выборочно.
Когда сдавать декларацию по УСН?
Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Нулевую декларацию тоже сдают.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».