Требование о пояснении — это письменный запрос налоговой инспекции, в котором вас просят объяснить расхождения в отчётности или другие вопросы по вашей деятельности. Отвечать нужно письменно и в срок, указанный в самом требовании. Игнорировать его нельзя: это приводит к штрафу и к более пристальному вниманию к компании.
Что обычно спрашивают в требовании
Чаще всего требование приходит после камеральной проверки декларации. Инспектор видит расхождение между вашими данными и данными контрагентов, банка или других отчётов и просит его объяснить.
Типичные поводы: вы заявили вычет по НДС, а поставщик не отразил счёт-фактуру; расходы в декларации по прибыли выше, чем доходы контрагента от вас; зарплата ниже среднеотраслевой; сделка выглядит необычно по сумме или срокам оплаты.
В требовании всегда указано, какие именно сведения нужно пояснить и на основании чего оно выставлено. Прочитайте его целиком, прежде чем что-то писать. Если непонятно, о какой операции речь, — это первый вопрос, который стоит прояснить.
Срок ответа и форма
Срок ответа указывают в требовании. Отсчитывайте его от даты получения, а не от даты, стоящей на документе. Если требование пришло по электронным каналам связи, оно считается полученным на следующий рабочий день после отправки инспекцией.
Ответ дают в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, если вы отчитываетесь так же. Бумажный ответ допустим, но тогда его лучше отвезти лично с отметкой о приёме или отправить письмом с описью вложения.
Пояснения подписывает руководитель или уполномоченный представитель по доверенности. Приложите документы, на которые ссылаетесь: договоры, акты, счета-фактуры, выписки. Без подтверждающих бумаг пояснение выглядит как отписка.
Как составить пояснение
Начните с прямой формулировки: что именно вы объясняете. Не пересказывайте требование, сразу переходите к сути.
Дальше — факты и ссылки на документы. Например: «Операция с ООО «Пример» отражена в декларации за такой-то период на основании договора и акта, копии прилагаются». Каждое утверждение подкрепляйте документом.
Если вы нашли ошибку, честно укажите на неё и опишите, что сделаете: подадите уточнённую декларацию, доплатите налог. Молчать об ошибке хуже, чем признать её самому.
Если расхождения нет, объясните, почему данные не совпадают. Частые причины — разные периоды отражения операции, ошибка контрагента, несовпадение сумм из-за округления.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — не ответить вообще. Это прямой повод для штрафа и для вызова в инспекцию.
Вторая — ответить формально, без документов. Инспектор задаст вопрос повторно, а отношение к компании станет хуже.
Третья — написать лишнее. В пояснении не нужно рассказывать о делах, о которых не спрашивали. Всё, что вы напишете, останется в материалах проверки.
Четвёртая — тянуть до последнего дня. Если документов много, времени на сбор не останется. Беритесь за ответ сразу, как получили требование.
Что будет, если не ответить
За непредставление пояснений и документов предусмотрен штраф. Точный размер зависит от вида требования и от того, что именно вы не представили, поэтому смотрите текст самого требования и консультируйтесь по своей ситуации.
Дальше инспекция может вызвать руководителя для дачи пояснений, истребовать документы у ваших контрагентов и банка, назначить выездную проверку. Требование — это ранний сигнал, на котором проблему обычно можно закрыть малыми силами.
Если вы не согласны с претензиями, ответ всё равно нужен. В нём вы излагаете свою позицию и прикладываете документы. Молчание не защищает.
Частые вопросы
Можно ли ответить на требование по телефону?
Нет. Пояснения по требованию даются письменно, с подписью и приложениями. Телефонный разговор не заменяет ответ и не фиксируется как пояснение.
Что делать, если срок ответа уже прошёл?
Отвечайте как можно быстрее и укажите причину задержки. Штраф за пропуск срока это не отменяет, но своевременный ответ снижает риск дальнейших проверок.
Нужно ли подавать уточнённую декларацию, если нашёл ошибку?
Да, если ошибка привела к занижению налога. В пояснении напишите, что подадите уточнённую декларацию, и сделайте это. Так вы снижаете риск штрафа.
Обязан ли бухгалтер показывать требование руководителю?
Требование касается компании, поэтому руководитель должен о нём знать. Решение о содержании ответа и о подаче уточнённой декларации принимает он.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.