Излишне удержанный НДФЛ — это налог, который вы удержали с работника больше, чем нужно. Вернуть его обязаны вы как налоговый агент: сообщить работнику об ошибке, принять заявление и перечислить деньги на его счет. В 6-НДФЛ возврат отражается отдельно, а сроки возврата ограничены.
Как понять, что НДФЛ удержан лишним
Сверьте начисления и удержания по каждому работнику за год. Типичные причины расхождения — неверно примененный вычет, двойное удержание при выплате отпускных или больничного, пересчет после уточненных данных о доходах.
Отдельно проверьте ситуации, когда работник получил доход в виде материальной выгоды. По ст. 212 НК РФ экономия работника фактически может быть материальной помощью либо формой встречного исполнения обязательства перед ним, в том числе оплатой за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Если вы удержали налог с суммы, которая доходом не является, это и есть излишнее удержание.
Обязанность сообщить работнику
Как только вы обнаружили факт излишнего удержания, у вас есть 10 дней, чтобы сообщить об этом работнику и назвать сумму. Срок считается со дня обнаружения факта, а не со дня, когда вы решили разобраться в расчетах. По ст. 231 НК РФ налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известном ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.
Форму сообщения закон не задает. Составьте его на бланке компании, укажите период, сумму и причину переудержания. Вручите работнику под подпись или отправьте способом, который позволяет подтвердить получение.
Заявление работника и срок возврата
Возврат делается на основании заявления работника. В нем нужны реквизиты банковского счета — деньги перечисляются только в безналичной форме. По ст. 231 НК РФ возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание.
На возврат у вас три месяца со дня получения заявления. По ст. 231 НК РФ возврат производится в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. Отсчитывайте срок от даты, когда заявление фактически поступило, а не от даты, когда вы его подписали.
Если своих сумм налога к перечислению не хватает, действуйте так. По ст. 231 НК РФ налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. То есть сначала подаете заявление в инспекцию, а затем возвращаете деньги работнику.
Что показать в 6-НДФЛ
В расчете отражаются начисленный доход, исчисленный налог, удержанный налог и суммы, возвращенные работнику. Излишне удержанная сумма не должна «висеть» как удержанная: после возврата она уменьшает показатель удержанного налога за период, в котором сделан возврат.
Проверьте, что данные расчета сходятся с платежными поручениями и с записями по расчетам с работниками. Если возврат сделан в одном периоде, а удержание было в другом, сверка по кварталам разойдется — это нормально, но расхождение должно объясняться документами.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — молчать. Работник может узнать о переудержании сам и обратиться с жалобой. Вторая — вернуть деньги наличными из кассы: закон требует перечисления на счет в банке, указанный в заявлении работника.
Третья ошибка — затянуть срок. По ст. 231 НК РФ в случае, если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением срока, на сумму излишне удержанного налога, которая не возвращена налогоплательщику в установленный срок, начисляются проценты, подлежащие уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата. Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, действовавшей в дни нарушения срока возврата.
Четвертая ошибка — неверная квалификация дохода. Прежде чем удерживать налог, проверьте, является ли выплата доходом работника. По ст. 212 НК РФ примечание: абз. 5–8 пп. 1 п. 1 ст. 212 (в ред. ФЗ от 08.08.2024 N 259-ФЗ) распространяются на доходы, полученные начиная с 01.01.2024. Это важно, если спорная выплата относится к прошлым периодам.
Если работник — индивидуальный предприниматель
Отдельная ситуация — выплаты предпринимателю, который работает с вами по договору. Здесь речь идет о его собственных налогах, а не о вашем удержании. По ст. 221 НК РФ, если налогоплательщики не в состоянии документально подтвердить свои расходы, связанные с деятельностью в качестве индивидуальных предпринимателей, налоговый вычет производится в размере 20 процентов общей суммы доходов, полученной индивидуальным предпринимателем от предпринимательской деятельности. Это правило действует при определении базы по НДФЛ за налоговый период начиная с 2024 года.
Еще один момент по ст. 221 НК РФ: суммы налога на имущество физических лиц принимаются к вычету, только если имущество (кроме жилых домов, квартир, садовых домов и гаражей) непосредственно используется для предпринимательской деятельности. Если предприниматель заявляет такие суммы, проверьте назначение объекта.
Частые вопросы
За какой срок нужно вернуть излишне удержанный НДФЛ?
Три месяца со дня получения заявления от работника. Деньги перечисляются на счет в банке, указанный в заявлении.
Что будет, если не уложиться в срок возврата?
На невозвращенную сумму начисляются проценты за каждый календарный день просрочки. Ставка равна ставке рефинансирования Центрального банка, действовавшей в дни нарушения срока.
Можно ли вернуть налог наличными из кассы?
Нет. Возврат производится в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет работника в банке, указанный в его заявлении.
Что делать, если своих сумм НДФЛ к перечислению не хватает?
В течение 10 дней со дня подачи заявления работником направьте в налоговый орган по месту учета заявление на возврат излишне удержанной суммы. После этого верните деньги работнику.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.