Единого «свидетельства» об УСН налоговая не выдаёт. Право на упрощёнку подтверждают уведомление о переходе, поданное в инспекцию, и отчётность, которую вы сдаёте по этому режиму. Если нужно доказать применение УСН контрагенту или банку, обычно хватает копии уведомления и последней декларации.
Какие документы подтверждают применение УСН
Главный документ — уведомление о переходе на упрощённую систему. Вы подаёте его в налоговую по месту учёта организации или месту жительства ИП. С момента, когда инспекция получила уведомление, вы считаетесь плательщиком УСН.
Второй документ — декларация по УСН. Организации сдают её не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларация с отметкой о приёме показывает, что вы отчитываетесь именно по упрощёнке.
Третий документ — книга учёта доходов и расходов. Её вы ведёте весь год и подтверждаете доходы, которые влияют на право оставаться на УСН и на освобождение от НДС.
Как подтвердить УСН контрагенту или банку
Партнёры и банки часто просят подтвердить налоговый режим до сделки. Соберите небольшой пакет: копию уведомления о переходе на УСН, копию последней сданной декларации и выписку из книги учёта доходов и расходов за нужный период.
Если уведомление не сохранилось, запросите в инспекции подтверждение сведений о применении УСН. Такой документ налоговая выдаёт по обращению. Точный порядок и сроки лучше уточнить в своей инспекции заранее, чтобы не задержать сделку.
Не путайте подтверждение режима с подтверждением освобождения от НДС. Это разные вещи, и второе зависит от размера доходов.
Освобождение от НДС: когда нужен отдельный документ
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). На 2029 год порог составит 15 млн рублей, на 2030 год и далее — 10 млн рублей.
Пока доходы в пределах порога, обязанности платить НДС нет. Как только сумма доходов превысила порог, вы с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС (ст. 145 НК РФ). Права на повторное освобождение после утраты нет.
Если порог превышен, у вас есть выбор. На УСН можно применять ставку 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают заявлением, и применять её нужно ко всем операциям — разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются.
Ошибки, из-за которых подтвердить УСН нечем
Первая ошибка — подать уведомление не в ту инспекцию или не сохранить подтверждение отправки. Тогда при споре с налоговой или запросе партнёра доказать режим сложнее.
Вторая ошибка — не следить за лимитом доходов. Превышение порога для освобождения от НДС означает, что вы начинаете платить налог с месяца, следующего за превышением. Если этого не заметить, накопятся недоимка и пени.
Третья ошибка — путать объекты налогообложения. Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если в договоре или письме партнёру вы укажете не тот объект или не ту ставку, документы разойдутся с отчётностью.
Четвёртая ошибка — не вести книгу учёта. Без неё вы не покажете, что доходы укладываются в порог освобождения от НДС.
Что делать при утрате права на УСН
Если доходы превысили допустимый размер, вы утрачиваете право на упрощёнку и переходите на общий режим. Это значит, что нужно начислить и уплатить налоги по общей системе и отчитаться по ним.
При утрате права на освобождение от НДС вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Проверьте, не нужно ли выставить счета-фактуры и сдать декларацию по НДС за этот период.
Действуйте по порядку. Сначала посчитайте доходы по данным книги учёта. Затем определите месяц превышения. После этого сообщите бухгалтеру или подрядчику, который ведёт отчётность, чтобы он перестроил расчёты и сдал документы в срок.
Частые вопросы
Какой документ подтверждает, что я на УСН?
Основное подтверждение — уведомление о переходе на УСН, поданное в налоговую. Дополнительно режим подтверждают декларация по УСН и книга учёта доходов и расходов.
Что показать контрагенту, который просит подтвердить УСН?
Отправьте копию уведомления о переходе и копию последней декларации по УСН. Если уведомление утрачено, запросите подтверждение сведений в своей инспекции.
Когда на УСН появляется обязанность платить НДС?
Когда доходы превысили порог освобождения. С 2026 года это 20 млн рублей за 2025–2028 годы, далее порог снижается (ст. 145 НК РФ). Обязанность возникает с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Можно ли на УСН платить НДС по пониженной ставке?
Да, при доходах до 250 млн рублей доступна ставка 5 %, при доходах до 450 млн рублей — 7 % (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают заявлением и применяют ко всем операциям.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».