Документальной налоговой проверкой на практике называют проверку, при которой налоговая инспекция изучает ваши документы и декларации. В Налоговом кодексе такого отдельного термина нет: проверки делятся на камеральные и выездные. В обоих случаях инспекторы работают с документами, поэтому дальше разберём, как это выглядит для владельца ООО или ИП.
Камеральная проверка: с чего начинается
Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе ваших деклараций и расчётов, а также документов, которые вы представили, и других документов о вашей деятельности, имеющихся у инспекции (ст. 88 НК РФ). Отдельного решения о её проведении не выносят и вас о ней не уведомляют. Она идёт автоматически после того, как вы сдали отчётность.
Если инспекции нужны пояснения или документы, она направит требование. Передать ответ можно по почте заказным письмом, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, через личный кабинет налогоплательщика или личный кабинет на едином портале госуслуг (ст. 88 НК РФ). Не игнорируйте требование: молчание обычно трактуют не в вашу пользу.
Выездная проверка: когда приходят в офис
Выездная проверка проходит у вас: инспекторы работают с документами на вашей территории. Основание — решение руководителя или заместителя руководителя налогового органа, у него есть дата и номер. Эти реквизиты потом попадут в акт проверки (ст. 100 НК РФ).
Должностные лица, которые непосредственно проводят проверку, вправе осматривать используемые для предпринимательской деятельности территории и помещения, а также объекты налогообложения. Цель осмотра — сверить фактические данные с документами, которые вы представили (ст. 91 НК РФ). Практический вывод: помещение и объекты должны соответствовать тому, что написано в ваших бумагах.
Что будет в акте проверки
По результатам проверки составляют акт. В нём указывают фамилии, имена и отчества проверяющих, их должности и наименование налогового органа. Для выездной проверки в акт вносят дату и номер решения о её проведении, для камеральной — дату представления декларации или расчёта и иных документов (ст. 100 НК РФ).
Дальше в акте перечисляют документы, которые вы представили в ходе проверки, период проверки, название налога, даты начала и окончания проверки, ваш адрес. Отдельные пункты — сведения о мероприятиях налогового контроля и документально подтверждённые факты нарушений либо запись об их отсутствии. Завершают акт выводы и предложения проверяющих по устранению нарушений со ссылками на статьи кодекса, если за эти нарушения предусмотрена ответственность (ст. 100 НК РФ).
К акту прилагаются документы, подтверждающие факты нарушений. При этом документы, которые инспекция получила от вас, к акту не прилагаются (ст. 100 НК РФ). То есть ваши собственные бумаги остаются у вас, а вот с доказательствами нарушений знакомиться придётся.
Как подготовиться: порядок действий
- Сверьте декларации с первичными документами. Расхождения между отчётностью и накладными, актами, счетами-фактурами — первое, что привлекает внимание.
- Соберите документы по периодам. Инспектору проще работать, когда папки сформированы по кварталам и годам, а не свалены в одну коробку.
- Назначьте ответственного. Один человек должен вести переписку с инспекцией и фиксировать, что и когда передано.
- Отвечайте на требования в срок и в том формате, который указан в требовании. Сохраняйте подтверждения отправки: квитанции, протоколы, отметки оператора.
- Перед осмотром проверьте, что фактическое использование помещений и объектов совпадает с документами (ст. 91 НК РФ).
Частые ошибки и последствия
Самая распространённая ошибка — не ответить на требование. Инспекция делает выводы по тем документам, которые у неё есть, и ваши пояснения в расчёт не попадут.
Вторая ошибка — передавать документы «как есть», без описи. Потом сложно доказать, что вы представили именно то, что просили. Ведите перечень переданных документов: он пригодится, когда в акте появится пункт о представленных вами бумагах (ст. 100 НК РФ).
Третья ошибка — расхождение между документами и реальностью. Если по бумагам у вас склад, а по факту там офис, осмотр это покажет (ст. 91 НК РФ).
Последствия зависят от того, что написано в акте. Если нарушений нет, появится запись об их отсутствии. Если есть — выводы и предложения проверяющих со ссылками на статьи кодекса (ст. 100 НК РФ). Дальше вы знакомитесь с актом и решаете, соглашаться с ним или возражать. Не откладывайте: сроки на реакцию ограничены, а аргументы лучше готовить, пока детали свежи в памяти.
Частые вопросы
Чем документальная проверка отличается от камеральной?
Камеральная — это проверка деклараций и документов по месту нахождения налогового органа (ст. 88 НК РФ). Выездная проходит у вас, и для неё выносят отдельное решение, реквизиты которого попадают в акт (ст. 100 НК РФ).
Узнаю ли я заранее о камеральной проверке?
Отдельного уведомления нет. Вы узнаете о ней, когда инспекция направит требование о пояснениях или документах. Ответить можно по почте, по электронным каналам связи или через личный кабинет (ст. 88 НК РФ).
Что инспекторы вправе осматривать?
Территории и помещения, которые вы используете для предпринимательской деятельности, а также объекты налогообложения. Осмотр нужен, чтобы сверить фактические данные с вашими документами (ст. 91 НК РФ).
Что будет указано в акте, если нарушений не нашли?
В акте появится запись об отсутствии документально подтверждённых фактов нарушений. Остальные сведения — период, налог, даты проверки, перечень ваших документов — там всё равно будут (ст. 100 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.