Проверка готовности документов в налоговой — это не отдельная процедура, а часть налоговой проверки: камеральной или выездной. Инспекция запрашивает документы, вы обязаны передать их в срок, а результат проверки отражается в акте. Ниже — как это устроено и что делать, чтобы не получить штраф за просрочку.
Чем камеральная проверка отличается от выездной
Камеральная проверка идёт по декларации, которую вы сдали. Инспекция изучает её и документы, которые уже есть у неё или которые она вправе запросить. Проверка деклараций по единой (упрощённой) форме проводится в течение трёх месяцев на основе имеющихся у налоговых органов документов и информации о налогоплательщике. Для таких деклараций проверяются налоговые периоды истекшего календарного года начиная с 1 февраля следующего года (ст. 88 НК РФ).
Выездная проверка проходит у вас: инспекторы приходят по месту нахождения организации или месту жительства ИП. Решение о её проведении должно содержать наименование налогоплательщика, предмет проверки — какие налоги проверяют, и периоды проверки (ст. 89 НК РФ). Отдельная выездная проверка филиала или представительства проводится по решению налогового органа по месту нахождения такого подразделения (ст. 89 НК РФ).
Для владельца бизнеса разница простая. При камеральной вы в основном отправляете документы и пояснения. При выездной инспекторы работают у вас и могут знакомиться с подлинниками.
Как проходит истребование документов
Если инспекции нужны документы, она направляет требование. Документы, истребованные в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения требования (ст. 93 НК РФ). Для проверки консолидированной группы налогоплательщиков срок — 20 дней, для проверки иностранного лица, которое подлежит постановке на учёт, — 30 дней (ст. 93 НК РФ).
Отсчёт идёт от даты получения требования, а не от даты, когда вы его увидели в почте или в личном кабинете. Поэтому фиксируйте дату получения: отметку о вручении, электронную квитанцию, конверт.
Инспекторы вправе ознакомиться с подлинниками документов, если это необходимо (ст. 93 НК РФ). Копии обычно достаточно, но по отдельным документам могут попросить оригинал. Передавайте подлинники по описи и оставляйте себе копии.
Как узнать результат проверки
Результат проверки оформляется актом. В акте указывают фамилии, имена и отчества лиц, проводивших проверку, их должности и наименование налогового органа. Там же — дата и номер решения о проведении выездной проверки либо дата представления декларации и документов для камеральной. В акт включают перечень документов, которые вы представили, период проверки, наименование налога, даты начала и окончания проверки, адрес организации или место жительства ИП (ст. 100 НК РФ).
Кроме того, в акте есть сведения о мероприятиях налогового контроля, документально подтверждённые факты нарушений или запись об их отсутствии, а также выводы и предложения проверяющих со ссылками на статьи (ст. 100 НК РФ). Именно по акту видно, готова ли ваша документация с точки зрения инспекции и есть ли претензии.
Если срок камеральной проверки продлевают, решение об этом направляют вам через личный кабинет налогоплательщика. Если доступ к личному кабинету прекращён — по почте заказным письмом. Сделать это должны в срок не более трёх дней с даты принятия решения (ст. 88 НК РФ).
Что сделать, чтобы документы были готовы
Соберите документы заранее, не дожидаясь требования. Держите в порядке декларации, расчёты, счета-фактуры, договоры и первичные документы по сделкам. Так вы сможете ответить в пределах 10 дней.
Заведите простой реестр требований: дата получения, что запросили, кто ответственный, дата отправки. Это защищает при споре о просрочке: видно, когда требование пришло и когда вы ответили.
Проверяйте личный кабинет налогоплательщика. Через него приходят решения, в том числе о продлении камеральной проверки. Пропущенное уведомление — частая причина опоздания с ответом.
Если документов много или часть у вас отсутствует, отвечайте в срок. Направьте то, что есть, и поясните, почему остального нет. Молчание до истечения срока хуже, чем ответ с пояснением.
Частые ошибки и последствия
Главная ошибка — считать срок от даты, когда вы открыли требование. По ст. 93 НК РФ срок считается со дня получения. Просрочка грозит штрафом, а инспекция вправе истребовать документы повторно.
Вторая ошибка — отправить документы без описи. При выездной проверке инспекторы могут знакомиться с подлинниками (ст. 93 НК РФ). Без описи сложно доказать, что вы передали оригинал, а не только копию.
Третья ошибка — не следить за актом. В нём фиксируют факты нарушений или запись об их отсутствии, выводы и предложения проверяющих (ст. 100 НК РФ). Если не прочитать акт, можно пропустить срок на возражения.
Четвёртая ошибка — игнорировать продление камеральной проверки. Решение о продлении направляют через личный кабинет или почтой в срок не более трёх дней с даты принятия (ст. 88 НК РФ). Не увидели решение — не знаете, что проверка ещё идёт.
Частые вопросы
Сколько дней даётся на документы по требованию налоговой?
По общему правилу — 10 дней со дня получения требования. Для проверки консолидированной группы — 20 дней, для иностранного лица, подлежащего постановке на учёт, — 30 дней (ст. 93 НК РФ).
Как я узнаю, что камеральную проверку продлили?
Решение о продлении направляют через личный кабинет налогоплательщика, а при прекращении доступа к нему — по почте заказным письмом. Срок отправки — не более трёх дней с даты принятия решения (ст. 88 НК РФ).
Что должно быть в акте проверки?
Сведения о проверяющих и налоговом органе, периоды и налоги проверки, перечень представленных вами документов, факты нарушений или запись об их отсутствии, выводы и предложения со ссылками на статьи (ст. 100 НК РФ).
Могут ли инспекторы потребовать оригиналы документов?
Да, если это необходимо, должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов (ст. 93 НК РФ). Передавайте их по описи и оставляйте себе копии.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.