Проверка кассы начинается не с визита инспектора, а с вашей собственной ревизии настроек и документов. Налоговый орган проверяет декларации и отчёты по месту своего нахождения, а на вашу территорию выходит по решению руководителя. Перед первым пробитием чека убедитесь, что касса зарегистрирована, настроена и выдаёт корректные чеки.
Какие проверки бывают и чем они отличаются
Камеральная проверка идёт по месту нахождения налогового органа. Основание — ваши декларации и расчёты, а также документы, которые уже есть у инспекции (ст. 88 НК РФ). Отдельного решения руководителя для неё не нужно, и она начинается автоматически после сдачи отчётности.
Срок камеральной проверки — три месяца со дня представления декларации или расчёта (ст. 88 НК РФ). Для отдельных иностранных лиц этот срок составляет шесть месяцев. Если декларация не представлена, проверка строится иначе — но это уже история про непредставленную отчётность, а не про исправную кассу.
Выездная проверка проходит у вас. Её назначает руководитель или заместитель руководителя налогового органа отдельным решением, и без этого документа инспекторы приходить не вправе (ст. 89, ст. 100 НК РФ). В решении указывают проверяемый период и налог.
Повторная выездная проверка возможна по тем же налогам и за тот же период независимо от времени предыдущей (ст. 89 НК РФ). Ограничения по повторным проверкам в этом случае не действуют, а период проверки не может превышать три календарных года, предшествующих году решения.
Что проверить в кассе до начала работы
Начните с регистрации. Касса должна стоять на учёте, а данные в ней — совпадать с тем, что вы фактически используете: адрес установки, модель, фискальный накопитель. Если переехали или сменили оборудование, сначала внесите изменения, потом торгуйте.
Проверьте настройки расчётов. Продавцы должны пробивать чек на каждую операцию, а не «за смену». Отдельно посмотрите, как оформляются возвраты и коррекции: ошибки здесь видны при сверке отчётов.
Сверьте чеки с реальными суммами. Возьмите несколько операций за день и сравните чек, сумму в кассе и запись в учёте. Расхождения — первый повод для вопросов.
Проверьте доступ к личному кабинету. Требования и пояснения налоговая может направлять по почте заказным письмом, по телекоммуникационным каналам связи, через личный кабинет налогоплательщика или личный кабинет на портале госуслуг (ст. 88 НК РФ). Если доступ потерян, вы пропустите требование и не ответите в срок.
Как проходит камеральная проверка отчётности
Инспекция получает вашу декларацию или расчёт и сверяет показатели с данными, которые у неё уже есть. Если находит расхождения, направляет требование о пояснениях. Ответить нужно документами и пояснениями, а не общими словами.
Документы в рамках камеральной проверки можно подать как в налоговый орган, в который вы сдали декларацию, так и в уполномоченный налоговый орган (ст. 88 НК РФ). Это удобно, если отчётность ушла в одну инспекцию, а вопросы пришли из другой.
Ведите переписку письменно. Сохраняйте требования, свои ответы и описи отправки. При споре это единственное доказательство, что вы ответили вовремя и по существу.
Как проходит выездная проверка
Выездная проверка начинается с решения руководителя или заместителя руководителя налогового органа. В решении есть дата и номер, они потом попадут в акт (ст. 100 НК РФ). Попросите показать документ и запишите его реквизиты.
На время приостановления проверки инспекция не истребует у вас документы и не работает в вашем помещении. Подлинники, взятые ранее, вам возвращают, кроме документов, полученных при выемке (ст. 89 НК РФ). Если проверка приостановлена, а требования продолжают приходить, это повод уточнить основания.
По итогам составляют акт налоговой проверки. В нём указывают лиц, проводивших проверку, их должности и наименование органа, дату и номер решения о проверке, перечень ваших документов, проверенный период, налог и даты начала и окончания проверки (ст. 100 НК РФ). Акт подписывают проверяющие и вы либо ваш представитель.
Читайте акт построчно. Ошибки в реквизитах, периоде или перечне документов — не формальность, а основание для возражений. Сверяйте каждую цифру с первичкой, прежде чем соглашаться.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая ошибка — работать на незарегистрированной кассе или со сбоящим фискальным накопителем. Проверка покажет несоответствие, и объяснить его будет нечем.
Вторая — не отвечать на требования. Молчание не останавливает проверку, а лишает вас возможности представить пояснения и документы.
Третья — отвечать устно. Любое обещание «поправим» без письменного ответа не существует для проверяющих.
Четвёртая — не проверять подлинность контрагентов и документов по операциям, которые попали в отчётность. Вопросы по ним приходят и после сдачи декларации.
Частые вопросы
Сколько длится камеральная проверка кассовой отчётности?
Три месяца со дня представления декларации или расчёта. Для отдельных иностранных лиц, состоящих на учёте, срок составляет шесть месяцев (ст. 88 НК РФ).
Могут ли инспекторы прийти без предупреждения?
Для выездной проверки нужно решение руководителя или заместителя руководителя налогового органа. В нём указывают дату и номер, а также проверяемый период и налог (ст. 89, ст. 100 НК РФ).
Что делать, если не согласен с актом проверки?
Готовьте письменные возражения и сверяйте каждую цифру с первичными документами. Акт подписывают проверяющие и вы либо ваш представитель (ст. 100 НК РФ).
Могут ли проверить повторно за тот же период?
Да, повторная выездная проверка по тем же налогам и за тот же период возможна независимо от времени предыдущей. Период при этом не превышает трёх календарных лет, предшествующих году решения (ст. 89 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.