Первичные документы подтверждают каждую хозяйственную операцию: покупку, продажу, оплату, выдачу зарплаты. Без них нельзя правильно посчитать налоги и защитить расходы перед налоговой. Оформляйте документ в момент операции или сразу после неё, храните весь установленный срок и следите, чтобы в нём были обязательные реквизиты.
Что относится к первичным документам
Первичный документ фиксирует событие: вы отгрузили товар, получили услугу, заплатили поставщику. К таким документам относятся договоры, счета, акты, товарные накладные, кассовые чеки, платёжные поручения, авансовые отчёты, ведомости на зарплату.
Отчётность — это уже сводные документы на основе первички: декларации, бухгалтерский баланс, отчёты в фонды. Первичка — фундамент, из которого складываются эти цифры. Если первичный документ оформлен неверно, ошибка пойдёт дальше в отчётность.
Обязательные реквизиты
В каждом первичном документе должны быть дата составления, название документа, данные сторон, содержание операции, её стоимость в рублях, должности и подписи ответственных лиц. Без этих элементов документ не подтверждает операцию.
Проверяйте документы от контрагентов сразу при получении. Если в акте нет даты или подписи, попросите исправленный экземпляр. Исправлять документ задним числом рискованно: налоговая может расценить это как попытку скрыть реальную операцию.
Как организовать работу с документами
Определите, кто отвечает за сбор первички. Обычно это бухгалтер, но менеджеры и сотрудники на местах тоже передают чеки, накладные и акты. Заведите правило: документ попадает в бухгалтерию в течение нескольких дней после операции.
Ведите реестр или папки по типам документов и месяцам. Так проще найти нужную бумагу при проверке или сверке с контрагентом. Электронные документы храните в том же порядке, что и бумажные, с резервной копией.
Сверяйтесь с поставщиками и покупателями раз в квартал. Расхождение в акте или накладной означает, что одна сторона учла операцию, а другая нет. Найти ошибку сразу дешевле, чем исправлять отчётность после сдачи.
Сроки отчётности, которую строят на первичке
Первичка нужна для деклараций. Организации на УСН подают декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Плательщики НДС отчитываются по-другому. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Организации, которые не обязаны сдавать годовую бухгалтерскую отчётность в государственный информационный ресурс, представляют её в налоговую не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Это касается и случаев, когда организация не ведёт бухучёт или относится к религиозным организациям.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — отсутствие документа. Нет накладной или акта — расход нечем подтвердить, и налоговая снимет его из расчёта. Доначислят налог, пени и штраф.
Вторая ошибка — документы с чужими или несуществующими контрагентами. Если поставщик не сдаёт отчётность и не платит налоги, сделку могут признать фиктивной. Проверяйте партнёров до подписания договора.
Третья ошибка — хранение без системы. Документы есть, но найти их к сроку проверки невозможно. Восстанавливать первичку приходится по копиям и выпискам, а часть расходов доказать уже не получится.
Частые вопросы
Чем первичный документ отличается от отчётности?
Первичный документ фиксирует одну операцию: покупку, продажу, оплату. Отчётность — это сводные декларации и балансы, которые составляют на основе первички.
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Да, если документы оформлены в электронной форме и вы можете предъявить их по требованию налоговой. Делайте резервные копии, чтобы не потерять данные при сбое.
Что делать, если контрагент прислал акт с ошибкой?
Попросите исправленный экземпляр до того, как учтёте операцию. Не подписывайте документ с пустыми реквизитами и не исправляйте его в одностороннем порядке.
Грозит ли штраф за отсутствие первичного документа?
Да. Без документа расход не подтверждён, налоговая может доначислить налог и пени. Кроме того, возможен штраф за грубое нарушение правил учёта.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.