Доверенность на сдачу отчетности в СФР нужна, когда отчет подаете не вы лично, а другой человек: бухгалтер, сотрудник, внешний исполнитель. Без правильно оформленного документа представителя не признают уполномоченным, и отчет может считаться непредставленным. Ниже — что указать в доверенности, как ее выдать и какие ошибки чаще всего мешают.
Кому можно выдать доверенность
Выдать доверенность можно любому дееспособному человеку: штатному бухгалтеру, руководителю отдела кадров, приходящему специалисту. Для ООО это может быть и сотрудник, и стороннее лицо. Для ИП — любой человек, включая родственника или помощника.
Если отчетность ведет бухгалтерская компания, доверенность оформляют на конкретного ее сотрудника, который будет подписывать и подавать отчет. Доверенность на организацию без указания физического лица создает риск: у проверяющего не будет ясности, кто именно действует от вашего имени.
Отдельно решите, что именно доверяете: только подачу отчетности, подачу с правом подписи, получение документов от фонда или все вместе. Чем точнее формулировка, тем меньше вопросов у принимающей стороны.
Что указать в доверенности
Доверенность составляют в свободной форме, но набор сведений должен закрывать все вопросы о полномочиях. Укажите:
- дату и место выдачи;
- данные доверителя: наименование ООО или ФИО ИП, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, адрес;
- данные представителя: ФИО, паспортные данные, должность, если он сотрудник;
- перечень полномочий: подготовка, подписание и подача отчетности, получение документов, исправление ошибок;
- срок действия доверенности;
- право или запрет передоверия;
- подпись руководителя ООО или самого ИП.
Если доверенность подписывает не руководитель, а другое лицо, приложите документ, подтверждающий его право действовать от имени организации. Иначе доверенность могут не принять.
Для электронной подачи отдельно проверьте, что у представителя есть квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и документы о его полномочиях есть в налоговом органе. По ст. 23 НК РФ обязанность считается исполненной, только когда в органе есть и сертификат, и подтверждение полномочий представителя. Если представителем выступает юридическое лицо, нужны еще документы на физическое лицо — владельца сертификата.
Как оформить и передать полномочия
Порядок простой. Сначала определите объем полномочий и срок. Затем подготовьте текст доверенности, подпишите ее и заверьте, если этого требует принимающая сторона или способ подачи.
Далее передайте представителю оригинал или заверенную копию. Если он подает отчет лично, оригинал должен быть у него на руках. Если электронно, храните скан у себя и убедитесь, что полномочия подтверждены в системе.
Отдельно проговорите с представителем, какие документы он получает от фонда и как передает их вам. Это снизит риск, что письмо или требование останется без ответа.
Ошибки, из-за которых доверенность не сработает
Первая ошибка — размытые полномочия. Формулировка «представляет интересы в фонде» не показывает, может ли человек подписывать и подавать отчетность. Проверяющий вправе усомниться.
Вторая — доверенность без срока или с истекшим сроком. Если срок закончился, представитель уже не уполномочен, даже если вы продолжаете с ним работать.
Третья — нет подтверждения полномочий для электронной подачи. Сертификат электронной подписи сам по себе не заменяет документ о полномочиях. По ст. 23 НК РФ нужны оба подтверждения.
Четвертая — доверенность подписана лицом без права подписи. В ООО это частая ситуация, когда документ подписывает заместитель без приказа или доверенности от руководителя.
Пятая — представитель указан как организация без физического лица. Тогда непонятно, кто конкретно действует, и это осложняет прием отчетности.
Последствия неправильной доверенности
Если полномочия не подтверждены, отчет могут не принять или посчитать поданным ненадлежащим лицом. Тогда у вас появится просрочка, а вместе с ней — вопросы от фонда и риск штрафа.
Есть и другой риск. По ст. 80 НК РФ декларация считается непредставленной, если в ЕГРЮЛ внесена запись о недостоверности сведений о лице, подписавшем отчет, или запись о прекращении организации ранее даты подачи. Поэтому проверяйте не только доверенность, но и статус подписанта.
Отдельно следите за сроками. Декларацию по УСН организация подает не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают электронно не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Если представитель не успел из-за проблем с документом, ответственность остается на вас.
Частые вопросы
Нужна ли доверенность, если отчет подает штатный бухгалтер?
Да, если он действует от вашего имени, а не только готовит отчет. Доверенность подтверждает его полномочия подписывать и подавать документы.
Можно ли выдать доверенность на бухгалтерскую компанию, а не на человека?
Лучше указать конкретного сотрудника. Если представителем выступает юридическое лицо, по ст. 23 НК РФ нужны документы и на организацию, и на физическое лицо — владельца сертификата электронной подписи.
На какой срок выдавать доверенность?
Закон не устанавливает обязательный срок, вы определяете его сами. Удобно выдавать на год и продлевать заранее, чтобы не пропустить момент, когда полномочия закончатся.
Что будет, если в доверенности нет права подписи отчетности?
Представитель сможет передать документы, но не подписать их. Отчет, подписанный без полномочий, создаст риск отказа и просрочки.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.