При ликвидации ООО вы сдаёте ЕФС-1 по уволенным сотрудникам, а затем закрываете отчётность по компании в целом. Форма объединяет несколько разделов, и при ликвидации заполняются не все из них. Ниже — порядок действий, типичные ошибки и последствия.
Что такое ЕФС-1 и зачем она при ликвидации
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель подаёт в Социальный фонд. Она заменила несколько прежних отчётов и включает разделы по кадровым событиям и по страховым взносам.
При ликвидации ООО форма нужна для двух вещей. Первая — зафиксировать увольнение сотрудников в связи с ликвидацией. Вторая — отчитаться по взносам за последний период работы компании.
Пока в компании есть работники, вы остаётесь работодателем и обязаны подавать сведения о кадровых событиях. Ликвидация не отменяет эти обязанности — она лишь меняет основание увольнения и крайний срок отчётности.
Какие разделы заполнять
Раздел о кадровых событиях заполняется на каждого уволенного сотрудника. В нём указывают сведения о работнике, дату и основание прекращения трудового договора. Основание при ликвидации — прекращение деятельности организации, а не сокращение численности.
Раздел по взносам заполняется за период, в котором компания ещё начисляла выплаты. Если деятельность прекращена и выплат нет, этот раздел может не заполняться — но решение зависит от конкретной ситуации, поэтому сверьтесь с актуальными требованиями фонда.
Титульный лист заполняется всегда. В нём указывают данные организации, период и признак подачи. Ошибка в титульном листе — частая причина возврата всей формы.
Порядок действий при ликвидации
Сначала оформите увольнение сотрудников. Издайте приказы, внесите записи в трудовые книжки и личные карточки, подготовьте расчёт. Основание увольнения должно совпадать с формулировкой в документах ликвидатора или решением участников.
Затем подайте сведения о кадровых событиях. Срок привязан к дате приказа об увольнении, поэтому не откладывайте подачу до завершения всех расчётов с работниками.
После этого закройте отчётность по взносам за последний период. Если у компании были выплаты в пользу работников, они должны попасть в расчёт.
В конце сдайте остальную отчётность и завершите ликвидацию. ЕФС-1 — не единственный документ: параллельно закрываются налоговая отчётность, расчёты с кредиторами и записи в реестре.
Ошибки, из-за которых форму возвращают
Первая ошибка — неверное основание увольнения. Если указать сокращение вместо ликвидации, сотрудник может оспорить увольнение, а фонд — потребовать пояснений. Формулировка должна дословно совпадать с документами о ликвидации.
Вторая ошибка — пропуск сотрудников. В форме должны быть все работники, включая тех, кто уволен раньше, но чьи сведения не подавались. Проверьте список по штатному расписанию и трудовым договорам.
Третья ошибка — неверные данные работника. Опечатка в СНИЛС или фамилии приводит к тому, что сведения не зачтутся в лицевом счёте. Сверяйте данные с документами, а не по памяти.
Четвёртая ошибка — подача после исключения компании из реестра. После завершения ликвидации подать форму уже некому: у организации нет действующего руководителя и ликвидатора. Все сведения нужно сдать до этого момента.
Последствия ошибок и пропусков
Если сведения не поданы или поданы с ошибками, у сотрудников может не сформироваться страховой стаж за последний период работы. Это влияет на будущую пенсию и на расчёт больничных.
Компания может получить требование о пояснениях или об исправлении сведений. На этапе ликвидации это осложняет закрытие: пока висят вопросы по отчётности, завершить процедуру сложнее.
Исправить ошибку можно корректирующей формой. Но сделать это нужно, пока у компании есть действующий ликвидатор или руководитель. После исключения из реестра исправлять сведения будет некому.
Как подготовиться заранее
Составьте список всех работников с датами приёма и увольнения. Сверьте его со штатным расписанием, трудовыми договорами и данными лицевых счетов.
Заранее определите дату увольнения каждого сотрудника и подготовьте приказы. Формулировка основания должна быть одинаковой во всех документах.
Проверьте, не осталось ли неподанных сведений за прошлые периоды. Их лучше закрыть до начала массовых увольнений, чтобы не смешивать корректировки с ликвидационными сведениями.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудников уже нет?
Да, если в отчётном периоде были увольнения или выплаты. Сведения подаются по каждому работнику, даже если он уволился до начала ликвидации, но данные по нему не подавались.
Можно ли подать форму после исключения ООО из реестра?
Нет. После завершения ликвидации у компании нет действующего руководителя или ликвидатора, который мог бы подписать и подать форму. Все сведения нужно сдать заранее.
Что будет, если указать сокращение вместо ликвидации?
Сотрудник может оспорить увольнение, а фонд — запросить пояснения. Формулировка основания должна совпадать с документами о ликвидации.
Как исправить ошибку в уже поданной форме?
Подайте корректирующую форму с верными данными. Сделать это нужно, пока у компании есть действующий ликвидатор или руководитель.
Услуга по теме: Постановка учёта.