При ликвидации ООО форму ЕФС-1 нужно сдать по каждому работнику, с которым прекращаются трудовые отношения. Отчёт подаётся в Социальный фонд и фиксирует увольнение, а также стаж и взносы за последний период работы. Без этой отчётности закрыть общество без претензий не получится.
Что такое ЕФС-1 и зачем она нужна при закрытии
ЕФС-1 — единая форма отчётности, которая заменила несколько прежних отчётов в фонды. В ней несколько разделов: по кадровым событиям, по взносам на травматизм и по стажу. При ликвидации компании вас интересуют прежде всего сведения о прекращении трудовых договоров и итоговые данные по стажу и взносам.
Для ликвидатора или директора это способ показать фонду, что со всеми сотрудниками отношения закрыты. Пока в фонде висят действующие трудовые договоры, общество считается «живым» с точки зрения отчётности. Это создаёт лишние вопросы при исключении компании из реестра.
Какие разделы заполнять
Первый блок — сведения о трудовой деятельности. Здесь отражают увольнение каждого работника с указанием причины. Основание — решение о ликвидации и приказ об увольнении. Дату увольнения указывайте ту, что стоит в приказе, а не дату, когда вы сели за отчёт.
Второй блок — расчёт по взносам на травматизм. Его сдают за период, в котором компания ещё начисляла выплаты. Если деятельность уже остановлена и выплат нет, отчёт всё равно формируют — с нулевыми показателями, если это предусмотрено порядком заполнения.
Третий блок — стаж и взносы за последний расчётный период. Он нужен, чтобы у сотрудников корректно закрылся стаж. Без этих данных у людей могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Порядок действий при ликвидации
Сначала оформите кадровые документы. Издайте приказы об увольнении, внесите записи в трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности, подготовьте расчёт при увольнении. Отчёт строится на этих документах, поэтому сначала бумаги, потом форма.
Затем заполните ЕФС-1 по каждому уволенному. Проверьте персональные данные: СНИЛС, ИНН, фамилию и имя. Ошибка в номере СНИЛС — частая причина, по которой сведения не ложатся на лицевой счёт работника.
После этого подайте отчёт в фонд в установленный срок. Срок зависит от вида сведений: кадровые события подаются в более короткие сроки, чем отчётность по стажу и взносам. Точные даты уточняйте в актуальном порядке заполнения — они менялись.
Дальше закройте расчёты с работниками и завершите остальные процедуры ликвидации. Отчётность по сотрудникам — часть общего пакета, а не отдельная формальность.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая — отчитаться только по директору. Если в обществе были другие работники, сведения нужны по каждому. Даже если человек уволился раньше, его данные за отработанный период должны быть закрыты.
Вторая — указать неверную дату увольнения. Форма должна совпадать с приказом и записью в трудовой. Расхождение приводит к тому, что фонд запрашивает пояснения.
Третья — сдать отчёт после исключения общества из реестра. Тогда подавать его уже некому, а исправлять ошибки придётся бывшему руководителю. Это долго и неприятно.
Четвёртая — забыть про нулевую отчётность, если выплат в последнем периоде не было. Отсутствие отчёта фонд воспринимает как непредставление сведений, а не как отсутствие деятельности.
Последствия пропуска отчётности
Если сведения не поданы, у работников не закрывается стаж. Человек может обнаружить это спустя годы, когда оформляет пенсию, и тогда разбираться придётся бывшему руководителю. Восстанавливать данные после закрытия общества сложнее: нужно подтверждать периоды работы документами.
Кроме того, за непредставление или ошибки в отчётности предусмотрены санкции. Их размер и порядок применения смотрите в актуальной редакции норм — они менялись. Отдельно стоит помнить про сроки хранения кадровых документов: после ликвидации их нужно передать на хранение в установленном порядке.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в ООО работал только директор?
Да. Директор тоже работник, и при ликвидации по нему подаются сведения об увольнении и данные по стажу. Без этого период работы останется незакрытым.
Когда подавать отчёт — до или после записи в ЕГРЮЛ?
До. Отчёт подаёт само общество, пока оно существует. После исключения из реестра подать форму уже не от кого.
Что делать, если в отчёте нашли ошибку после сдачи?
Подайте корректирующие сведения с исправленными данными. Чем раньше это сделать, тем проще: пока общество действует, форму можно уточнить.
Грозит ли что-то директору за пропуск отчёта?
Да, за непредставление сведений предусмотрена ответственность. Конкретные меры зависят от вида нарушения и актуальных норм, поэтому лучше не доводить до пропуска.
Услуга по теме: Постановка учёта.