Первичный документ фиксирует хозяйственную операцию: покупку, продажу, выплату, перемещение товара. На его основе вы считаете налоги и подтверждаете расходы. Формы вы выбираете сами, но в них должны быть обязательные реквизиты, а данные должны попадать в регистры налогового учета.
Что считается первичным документом
По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета служат первичные учетные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы. То есть одной накладной или акта недостаточно: нужна цепочка от документа к регистру и к сумме налога.
Налоговый учет по той же статье — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в установленном порядке. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для расчета базы, вы вправе дополнить их своими реквизитами или вести отдельные регистры налогового учета.
Практический вывод: первичка должна быть такой, чтобы по ней можно было без догадок восстановить, что произошло, когда, с кем и на какую сумму.
Какие реквизиты обязательны в регистрах
Формы аналитических регистров налогового учета, которые вы используете для определения базы, должны содержать: наименование регистра; период (дату) составления; измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении; наименование хозяйственных операций; подпись и расшифровку подписи ответственного лица. Это требование ст. 313 НК РФ.
Проверьте свои таблицы и ведомости на эти пять пунктов. Если в регистре нет денежного измерителя или непонятно, кто его составил, инспекция может не принять его как подтверждение.
Данные налогового учета, включая сведения из первичных документов, являются налоговой тайной. Лица, получившие к ним доступ, обязаны ее хранить и несут ответственность за разглашение. Поэтому доступ к папкам с первичкой стоит ограничить.
Счет-фактура: бумага или электронный формат
Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме по ст. 169 НК РФ. Электронный вариант допустим по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур, в соответствии с установленными форматами и порядком.
Если вы работаете с контрагентом в электронном документообороте, согласуйте это заранее. Без согласия второй стороны и без технической совместимости электронный счет-фактура не заменит бумажный.
Корректировочный счет-фактура при изменении цены
Если после отгрузки изменилась цена или уточнилось количество, продавец выставляет корректировочный счет-фактура. По ст. 169 НК РФ в нем указывают:
- порядковый номер и дату счета-фактуры, по которому меняется стоимость отгруженных товаров, работ, услуг или переданных имущественных прав, в том числе при изменении цены (тарифа) и (или) уточнении количества (объема);
- наименования, адреса и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя;
- порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров, работ, услуг, имущественных прав, их наименование (описание) и единицу измерения (при возможности ее указания), по которым меняются цена (тариф) и количество.
Корректировочный счет-фактура, выставленный продавцом при изменении стоимости в сторону уменьшения, в том числе при уменьшении цены (тарифа) и (или) количества (объема), служит основанием для принятия соответствующих сумм. Храните оба документа: исходный и корректировочный, иначе не объясните расхождение сумм в декларации и в учете.
Порядок действий для владельца бизнеса
- Составьте перечень операций за месяц: реализации, поступления, выплаты, возвраты. Для каждой определите, какой документ ее подтверждает.
- Проверьте, что в каждом документе есть дата, стороны, сумма, натуральные измерители и подпись ответственного.
- Сверьте, что каждая сумма из первички попала в регистр налогового учета и в расчет базы.
- Отдельно проверьте счета-фактуры: формат выставления согласован с контрагентом, корректировочные документы оформлены при изменении цены или количества.
- Ограничьте доступ к данным налогового учета: это налоговая тайна.
Ошибки и последствия
Частая ошибка — хранить только акт или только накладную, без регистра и расчета базы. По ст. 313 НК РФ подтверждением служат все три элемента, поэтому при проверке нечем будет связать операцию с суммой налога.
Вторая ошибка — регистры без обязательных реквизитов: нет периода, измерителей или подписи ответственного. Такой документ слабо подтверждает расчет.
Третья ошибка — выставить корректировочный счет-фактура без ссылки на исходный номер и дату или без описания позиций, по которым изменились цена и количество. Это прямо противоречит требованиям ст. 169 НК РФ к составу показателей.
Четвертая ошибка — перейти на электронные счета-фактуры без согласия контрагента и совместимых технических средств. В этом случае документ не считается выставленным в электронной форме.
Последствие всех этих ошибок одно: расходы и вычеты становятся уязвимыми, а расхождения между первичкой, регистрами и декларацией приходится объяснять уже после запроса инспекции.
Частые вопросы
Можно ли использовать свои формы первичных документов?
Да. Главное — включить в них обязательные реквизиты и обеспечить, чтобы данные попадали в регистры налогового учета и расчет базы по ст. 313 НК РФ.
Нужен ли отдельный регистр налогового учета, если есть бухгалтерские регистры?
Не обязательно. По ст. 313 НК РФ вы вправе дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета нужными реквизитами либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
Можно ли выставлять счета-фактуры только в электронной форме?
Только по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки, в соответствии с установленными форматами и порядком (ст. 169 НК РФ).
Что делать, если после отгрузки изменилась цена?
Выставить корректировочный счет-фактура с номером и датой исходного счета-фактуры, данными сторон и описанием позиций, по которым изменились цена и количество (ст. 169 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.