Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — это сверка записей учёта с фактическим наличием имущества и состоянием расчётов. Без неё годовая отчётность недостоверна. Сделать сверку нужно до того, как отчётность подпишут и сдадут.
Кому и когда это нужно
Инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчётности проводят организации, которые обязаны вести бухучёт. Для ООО это стандартная процедура по итогам года. Если организация вправе не вести бухгалтерский учёт, такой обязанности у неё нет.
Конкретной даты закон не устанавливает. На практике сверку проводят в конце года, чтобы её результаты попали в отчётность за этот год. Уложитесь до момента подписания отчётности.
Отдельно про налоги. По УСН декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Инвентаризация на эти сроки не влияет, но расхождения в учёте исказят и декларацию, и отчётность.
Что сверить в первую очередь
Начните с того, что легко пересчитать и легко потерять.
- Деньги. Касса, остатки на расчётных счетах, подотчётные суммы у сотрудников. Сверьте кассовую книгу с фактическим наличием и с банковскими выписками.
- Товары и материалы. Склад, остатки в торговом зале, тара. Пересчитайте по позициям и сравните с данными учёта.
- Основные средства. Оборудование, техника, мебель, транспорт. Проверьте, что каждый объект есть в наличии и числится за вами.
- Расчёты. Долги покупателей, ваши долги поставщикам, займы, расчёты с бюджетом. Подтвердите суммы актами сверки с контрагентами.
Если у вас ИП и вы ведёте только налоговый учёт, полная инвентаризация для отчётности вам не нужна. Но сверка расчётов и остатков полезна: она показывает реальные долги и риск кассовых разрывов.
Порядок действий
- Издайте приказ о проведении инвентаризации. Укажите состав комиссии, перечень имущества и обязательств, дату начала и окончания. Приказ подписывает руководитель.
- Соберите комиссию. В неё включают сотрудников, которые отвечают за имущество, и бухгалтера. У материально ответственных лиц возьмите расписку о том, что все документы по имуществу сданы.
- Проведите фактическую проверку. Пересчитайте, взвесьте, осмотрите. Деньги в кассе пересчитывают полистно. Результаты сразу фиксируйте в описях.
- Сверьте с учётом. Сопоставьте описи с данными бухгалтерии. По расхождениям составьте сличительные ведомости.
- Оформите результаты. Описи, ведомости и акты подписывают все члены комиссии. Если кто-то не согласен, он подписывает с оговоркой.
- Отразите результат в учёте. Недостачи, излишки и порчу имущества бухгалтер проводит по учёту до подписания годовой отчётности.
Ошибки, которые дорого стоят
Инвентаризация «на бумаге». Описи подписаны, но фактического пересчёта не было. При проверке или споре с контрагентом такие документы не защитят, а расхождения вскроются.
Нет приказа и комиссии. Без приказа результаты инвентаризации юридически слабые. Если сотрудник оспорит взыскание недостачи, доказать её будет сложно.
Сверка только склада. Забывают кассу, расчёты с поставщиками и подотчётные суммы. В итоге в отчётности остаются долги, которых нет, или пропадают реальные.
Поздние сроки. Инвентаризацию проводят после того, как отчётность уже подписана. Тогда результаты просто некуда внести, и отчётность остаётся недостоверной.
Нет документов по расхождениям. Недостачу списали без объяснений и подтверждающих документов. При налоговой проверке такие суммы снимут из расходов.
Последствия и что делать дальше
Недостоверная годовая отчётность — это риск штрафа и претензий со стороны налоговой, банка и контрагентов. Банк может пересмотреть условия кредита, если увидит искажённые показатели. Контрагент — отказаться от сделки.
Если организация обязана сдавать годовую бухгалтерскую отчётность, но не делает этого, ответственность тоже возникает. По ст. 23 НК РФ организации, у которых нет обязанности представлять отчётность в государственный информационный ресурс, сдают её не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года. Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучёт, а также религиозные организации и организации, которые сдают отчётность в Центральный банк Российской Федерации.
Проверьте перед подписанием: описи заполнены по всем разделам, сличительные ведомости сходятся с учётом, расхождения объяснены и проведены. Если сомневаетесь в расчётах по налогам, сверьте их с декларацией. По УСН базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). По НДС общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ), декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Частые вопросы
Обязана ли инвентаризацию проводить небольшая фирма на УСН?
Да, если организация обязана вести бухгалтерский учёт и составляет годовую отчётность. Упрощённая система налогообложения сама по себе от этой обязанности не освобождает.
Можно ли провести инвентаризацию в январе?
Можно, если вы успеваете внести результаты в учёт до подписания годовой отчётности. Но тогда часть операций декабря придётся перепроверить.
Что делать, если нашли недостачу?
Зафиксируйте её в сличительной ведомости и объяснительной материально ответственного лица. Бухгалтер проведёт сумму по учёту до подписания отчётности, а решение о взыскании принимает руководитель.
Нужна ли инвентаризация ИП без бухгалтерского учёта?
Обязанности проводить её для годовой бухгалтерской отчётности у такого ИП нет. Но сверку долгов и остатков стоит делать для контроля бизнеса.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.