Кадровый учёт и расчёт заработной платы — две связанные задачи. Кадровые документы задают, кому и сколько платить, а расчёт зарплаты показывает, правильно ли оформлены кадровые решения. Если вести их порознь, ошибки неизбежны: выплаты уходят не тем людям, не в тех суммах и без оснований.
Почему эти две задачи нельзя разделять
Любая выплата работнику опирается на документ. Приказ о приёме задаёт оклад, приказ о переводе — новую должность и сумму, приказ об отпуске — период и размер отпускных, приказ об увольнении — дату окончательного расчёта. Если приказ не оформлен или оформлен позже, бухгалтер считает по старым данным.
Обратная связь тоже работает. Расчётный листок и платёжная ведомость показывают, совпадают ли кадровые записи с фактическими выплатами. Расхождение — сигнал проверить документы.
Отдельно стоит помнить о выплатах, которые не облагаются налогом на доходы в полном объёме. В ст. 217 НК РФ указано, что освобождается сумма выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства, но только в части, не превышающей в целом трёхкратный размер среднего месячного заработка. Для работников, уволенных из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, лимит — шестикратный размер. Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера освобождение ограничено трёхкратным размером среднего месячного заработка. Если считать эти суммы отдельно от кадровых приказов, легко ошибиться с базой.
Порядок действий: от приёма до расчёта
Выстройте цепочку, в которой каждый шаг порождает документ.
- Приём на работу. Оформляйте трудовой договор и приказ о приёме до первого рабочего дня. В договоре фиксируйте оклад, надбавки, районный коэффициент и процентную надбавку, если они применяются. Эти цифры бухгалтер переносит в расчёт.
- Изменение условий. Перевод, изменение оклада, смена режима работы оформляйте дополнительным соглашением и приказом. Дата приказа должна совпадать с датой, с которой меняется выплата.
- Отпуска и больничные. Приказ на отпуск — основание для отпускных. Больничный лист — основание для пособия. Без документа выплата становится необоснованной.
- Увольнение. Приказ об увольнении задаёт дату окончательного расчёта и состав выплат. Здесь же проверяйте лимиты по ст. 217 НК РФ, если платите выходное пособие.
- Расчёт и выплата. Бухгалтер формирует расчётную ведомость и расчётные листки, удерживает налог на доходы и начисляет страховые взносы.
- Сверка. Раз в месяц или квартал сверяйте штатное расписание, приказы и фактически выплаченные суммы. Расхождения устраняйте сразу, а не в конце года.
Что проверить в базе для страховых взносов
Предельная величина базы для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование устанавливается с учётом средней заработной платы в России, увеличенной в двенадцать раз, и повышающих коэффициентов. В ст. 421 НК РФ приведены коэффициенты на 2017–2021 годы: 1,9; 2,0; 2,1; 2,2; 2,3. Для более поздних периодов в тексте нормы закреплён порядок ежегодной индексации, поэтому конкретное значение на текущий год берите из действующей редакции и официальных разъяснений, а не из старых таблиц.
Практический вывод для владельца: не считайте предельную базу по памяти и не переносите цифры из прошлогодних файлов. Проверяйте актуальное значение перед каждым расчётом.
Отдельно учитывайте районные коэффициенты и процентные надбавки. В ст. 210 НК РФ они выделены в составе доходов работников в районах Крайнего Севера, приравненных местностях и местностях с неблагоприятными климатическими условиями. Если такие выплаты есть, они должны быть видны и в кадровых документах, и в расчёте.
Типичные ошибки
Приказ после выплаты. Сначала платят, потом оформляют. Проверяющий видит выплату без основания. Исправление задним числом не всегда помогает.
Оклад в договоре не совпадает с ведомостью. Работник получает больше или меньше, чем указано в договоре. Это нарушение условий договора и повод для спора.
Забыли про надбавки. Районный коэффициент или процентная надбавка есть в приказе, но не попали в расчёт. Работник недополучил сумму.
Ошибка в лимитах. Выходное пособие выплачено полностью без налога, хотя часть суммы превышает трёхкратный или шестикратный размер среднего месячного заработка по ст. 217 НК РФ.
Нет сверки. Кадровые записи и расчёт живут отдельно. Ошибка всплывает при проверке или при увольнении работника.
Последствия и как их избежать
Последствия делятся на три группы. Первая — переплаты и недоплаты: деньги уходят не туда, вернуть их сложно, а недоплату придётся доплатить. Вторая — споры с работниками: расхождение договора и ведомости легко доказать, и спор вы проиграете. Третья — претензии при проверке: выплата без документа или с неверно определённой базой налога.
Чтобы этого избежать, закрепите правило: нет документа — нет выплаты. Назначьте одного ответственного, который следит за тем, чтобы приказы появлялись до расчёта. Введите ежемесячную сверку трёх списков: штатное расписание, действующие приказы, расчётная ведомость. Храните кадровые документы и расчётные листки так, чтобы их можно было поднять по любому работнику за нужный период.
Если объём небольшой, эти задачи может вести один человек. Если сотрудников много, разделите кадровый учёт и расчёт, но оставьте общий порядок сверки. Главное — единая цепочка документов, а не два независимых процесса.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный кадровик, если сотрудников мало?
Нет, обязанности можно распределить внутри компании. Важно, чтобы приказы и договоры оформлялись до выплат, а не после.
Что делать, если приказ забыли оформить вовремя?
Оформите документ фактической датой и зафиксируйте, с какого момента действует изменение. Проверьте, не пришлось ли пересчитывать уже выплаченные суммы.
Облагается ли выходное пособие налогом на доходы?
В части, не превышающей трёхкратный размер среднего месячного заработка, — нет. Для работников Крайнего Севера и приравненных местностей лимит шестикратный, для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера — трёхкратный (ст. 217 НК РФ).
Как часто сверять кадровые документы и расчёт зарплаты?
Достаточно ежемесячной сверки перед выплатой. Дополнительно проверяйте всё перед увольнением работника и в конце года.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.