Кадровый учёт на микропредприятии — это набор обязательных документов о приёме, переводе, отпусках и увольнении сотрудников, которые вы храните и оформляете по закону. Упростить можно многое, но не всё: часть документов нужна всегда, а их отсутствие проверяющий расценит как нарушение. Ниже — что именно держать в порядке и в каком порядке наводить учёт.
Что входит в кадровый учёт
Базовый набор документов есть у любого работодателя, независимо от размера. Это трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним. Это приказы о приёме, переводе и увольнении. Это личные карточки работников и трудовые книжки — бумажные или сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это график отпусков, табели учёта рабочего времени и расчётные листки по зарплате.
Отдельно стоит локальные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда. Их состав зависит от того, что вы реально применяете. Если документ есть, он должен соответствовать тому, как вы работаете на практике.
Микропредприятие — это небольшой штат, поэтому соблазн вести учёт «в папке на рабочем столе» велик. Проблема в том, что при проверке или трудовом споре нужен подписанный документ, а не файл. Скан без подписи и оригинал без подписи работника юридически не одно и то же.
Что можно упростить
Микропредприятие вправе отказаться от части локальных актов, если перейти на типовую форму трудового договора. Тогда условия, которые обычно прописывают в правилах распорядка и положениях, включаются прямо в договор с работником. Это сокращает бумаги, но не отменяет обязанность знакомить работника с условиями под подпись.
Упрощение не касается обязательных кадровых процедур. Приказ о приёме, запись о работе, табель, расчётный листок и график отпусков остаются. Также остаются обязательные документы по охране труда и по персональным данным.
Если вы применяете пониженные тарифы страховых взносов, проверьте, подходите ли под условия. Для отдельных категорий плательщиков ст. 427 НК РФ устанавливает требования к численности работников и к доле доходов от определённой деятельности. Например, для организаций, работающих в сфере анимации, нужна среднесписочная численность не менее семи человек и подтверждающий документ о нахождении в реестре. Если условия не выполняются, тариф применять нельзя, и это уже вопрос к расчёту зарплатных налогов, а не к кадровым бумагам.
Порядок действий: с чего начать
Шаг первый — составьте перечень документов, которые у вас должны быть. Возьмите за основу штат: сколько человек, какие должности, есть ли совместители, есть ли работники с особыми условиями труда. По каждому пункту отметьте, есть ли документ в наличии и подписан ли он.
Шаг второй — проверьте трудовые договоры. В договоре должны быть обязательные условия: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим работы и отдыха, условия охраны труда. Если что-то менялось по факту, но не оформлено дополнительным соглашением, это надо исправить.
Шаг третий — приведите в порядок приказы и личные карточки. Проверьте, что приказ о приёме есть по каждому работнику и что работник с ним ознакомлен. Сверьте данные в карточке с паспортом и договором.
Шаг четвёртый — наладьте текущий документооборот. Назначьте, кто оформляет приказы, кто ведёт табель, кто считает зарплату и кто хранит документы. Если это делает один человек, закрепите это приказом, чтобы было понятно, кто отвечает за участок.
Шаг пятый — заведите график отпусков и следите за его исполнением. Отпуска должны предоставляться по графику, а отклонения от него оформляться документами.
Шаг шестой — определите, где и сколько хранятся документы. Кадровые документы хранятся в организации, доступ к ним ограничен. Уничтожать их по истечении срока нельзя без соблюдения порядка.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — работа без письменного трудового договора. Если человек фактически допущен к работе, договор считается заключённым, но отсутствие подписанного документа — нарушение. Вторая ошибка — договор есть, но в нём нет обязательных условий или он не соответствует фактической работе.
Третья ошибка — отсутствие приказов и ознакомления с ними. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. Четвёртая — неправильное оформление увольнения: неверная дата, неверное основание, отсутствие расчёта в последний день работы.
Пятая ошибка — зарплата «в конверте» и расчётные листки «для вида». Это создаёт риск не только при проверке, но и при споре с работником. Шестая — отсутствие табеля или его заполнение задним числом. Такой документ легко оспорить.
Последствия зависят от нарушения. За отсутствие обязательных документов и неправильное оформление трудовых отношений предусмотрена ответственность. Точные суммы штрафов зависят от статьи и обстоятельств, поэтому ориентируйтесь на актуальные нормы на дату проверки. Кроме штрафа, есть второй риск — трудовой спор, в котором работник ссылается на отсутствие документов, а вы не можете подтвердить свою позицию.
Как поддерживать порядок дальше
Заведите привычку оформлять документы в день события. Приняли человека — в тот же день подписан договор и приказ. Изменились условия — сразу дополнительное соглашение. Увольнение — приказ и расчёт в последний рабочий день.
Раз в квартал делайте короткую сверку. Сравните список работников в табеле, в договорах и в отчётности. Проверьте, что по каждому изменению есть документ. Такая сверка занимает немного времени, но закрывает большинство ошибок до проверки.
Если штат небольшой, разумно держать один реестр кадровых документов: кто принят, когда, какие документы подписаны, где хранятся. Реестр помогает не потерять бумаги при смене ответственного.
Частые вопросы
Нужны ли микропредприятию правила внутреннего трудового распорядка?
Не обязательно, если вы перешли на типовую форму трудового договора и включили условия распорядка в договор. Если такой переход не оформлен, правила нужны.
Можно ли вести кадровые документы только в электронном виде?
Часть документов можно оформлять электронно, но не все, и для этого нужен порядок обмена и подписания. Проще исходить из того, что ключевые документы должны быть подписаны и доступны в оригинале.
Что будет, если трудовой договор не подписан?
Фактический допуск к работе означает, что отношения возникли, но отсутствие подписанного договора — нарушение. Это риск штрафа и проигрыша в трудовом споре.
Обязателен ли график отпусков на микропредприятии?
Да, график отпусков нужен независимо от размера компании. Отпуска предоставляются по графику, а его изменения оформляются документами.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.