Восстановление кадрового учета — это приведение в порядок документов по работникам: трудовых договоров, приказов, личных карточек, табелей, графиков отпусков. Начать стоит с проверки того, что есть, затем восстановить недостающие документы и исправить ошибки. Работа идет от первичных документов к отчетности, а не наоборот.
С чего начать проверку
Сначала составьте опись того, что у вас есть. Пройдитесь по каждому работнику: есть ли подписанный трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, приказ о приеме, приказ о переводах, приказ об увольнении. Отдельно проверьте личные карточки, табели учета рабочего времени, графики отпусков и расчетные листки.
Сверьте список работников с тем, что вы фактически видите в офисе или на производстве. Люди, которые работают, но нигде не оформлены, — первая проблема, которую нужно закрыть. Одновременно поднимите документы по тем, кто уже уволился: по ним тоже могут быть вопросы.
Опись удобно делать в таблице: работник, вид документа, есть или нет, подписан или нет, где хранится. По этой таблице вы увидите объем работы и сможете двигаться по приоритетам.
Какие документы восстановить в первую очередь
Приоритет — документы, которые подтверждают трудовые отношения. Это трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, приказы о приеме и увольнении, приказы о переводах. Без них вы не докажете ни условия оплаты, ни основание увольнения.
Дальше — документы по времени и деньгам. Табели учета рабочего времени, приказы об отпусках, больничные, расчетные листки. Если табелей нет за прошлые периоды, восстановить их можно по фактическим данным: выходы на работу, смены, отметки в пропускной системе, производственные задания.
Восстановленный документ должен быть оформлен по правилам, а не просто написан заново «задним числом». Если документ создается позже фактических событий, укажите реальную дату составления и приложите пояснение, почему документ оформлен позже. Подделка дат и подписей создает более серьезный риск, чем сам пробел в учете.
Как исправить ошибки в уже существующих документах
Ошибки в кадровых документах исправляют аккуратно. В приказах и договорах не замазывают и не перепечатывают старый текст: оформляют исправление отдельным документом или вносят изменения дополнительным соглашением. В личных карточках исправления заверяют подписью работника, который отвечает за ведение карточек.
Отдельно проверьте условия, которые чаще всего расходятся с реальностью: оклад и надбавки, место работы, режим рабочего времени, характер работы. Если человек фактически работает дистанционно, а в договоре указан офис, это расхождение нужно устранить. При дистанционной работе отдельно проверьте, как оформляется возмещение расходов работника на оборудование и программно-технические средства: такие суммы должны быть подтверждены документами и отражены в учете.
Проверьте и приказы об увольнении. Если в них неверное основание или дата, это прямой риск спора с работником. Исправлять такие документы лучше до того, как возникнет конфликт.
Что проверить по взносам и выплатам
Кадровый учет связан с расчетом зарплаты и страховых взносов. Если выплаты шли без документов, у проверяющих возникнет вопрос, чем подтверждены суммы. Поэтому восстановленные приказы и договоры должны совпадать с тем, что отражено в расчетах.
Отдельно посмотрите на выплаты работникам, которые были уволены при сокращении, реорганизации или ликвидации и затем приняты снова. По таким ситуациям есть свои правила обложения взносами, и они менялись. Проверьте по действующей редакции ст. 422 НК РФ, какие суммы не облагаются взносами, и сверьте с тем, как считали вы. Если есть расхождения, оцените риск доначислений.
Порядок действий по шагам
- Составьте опись документов по каждому работнику.
- Определите, кто работает без оформления, и оформите отношения.
- Восстановите трудовые договоры, приказы, личные карточки.
- Восстановите табели и документы по отпускам и больничным.
- Исправьте ошибки в действующих документах отдельными документами.
- Сверьте кадровые документы с расчетами зарплаты и взносов.
- Заведите порядок, при котором новый документ оформляется сразу, а не через месяцы.
Сроки зависят от размера компании и глубины проблемы. Не пытайтесь закрыть все за неделю: лучше идти по работникам и доводить каждого до конца, чем сделать половину везде.
Частые вопросы
Можно ли восстановить документы задним числом?
Оформлять документ более поздней датой можно, но указывайте реальную дату составления и поясняйте причину. Переписывать даты и подписи нельзя: это создает риск, что документ не примут.
Чем грозит работа без оформленных трудовых договоров?
Это нарушение трудового законодательства. Работник может обратиться с жалобой, а компания — получить проверку и штраф. Кроме того, выплаты без документов сложно подтвердить при проверке взносов.
Нужно ли восстанавливать документы по уже уволившимся?
Да, если по ним могут возникнуть вопросы: подтверждение стажа, основание увольнения, расчет выплат. Начните с тех, кто ушел недавно и у кого были спорные ситуации.
Что делать в первую очередь, если документов почти нет?
Оформите трудовые отношения с теми, кто работает сейчас, и зафиксируйте фактические условия работы. Затем восстанавливайте документы по периодам, начиная с текущего года.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.