Отчёт 6-НДФЛ сдаёт каждый работодатель: ООО и ИП с сотрудниками. В расчёт попадают выплаты, с которых вы удерживаете налог на доходы физлиц. Чтобы сдать отчёт правильно, нужно верно определить даты дохода и удержания, заполнить все разделы и уложиться в срок.
Что входит в отчёт 6-НДФЛ
6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Вы как работодатель выступаете налоговым агентом: платите людям доход и удерживаете с него налог.
В расчёт попадают не только зарплата. Это также премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда, дивиденды и другие выплаты физлицам. Если вы выплатили доход в натуральной форме или предоставили материальную выгоду, это тоже отражается в отчёте.
Отчёт состоит из титульного листа и разделов. В них указывают обобщённые суммы начисленного и удержанного налога, а также даты фактического получения дохода и сроки перечисления налога. Данные берут из регистров налогового учёта и расчётных ведомостей.
От чего зависят сроки сдачи
Срок сдачи 6-НДФЛ привязан к отчётным периодам. Расчёт подают за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Годовой отчёт сдают позже остальных.
Конкретные даты зависят от того, как вы отчитываетесь — на бумаге или электронно. Если отчёт сдают в бумажном виде, крайний срок может сдвигаться на ближайший рабочий день, когда он выпадает на выходной.
Если у вас несколько обособленных подразделений, отчитываться нужно с учётом того, где сотрудники получают доход. Крупные работодатели сдают отчёт в электронной форме через оператора электронного документооборота.
Как определить дату фактического получения дохода
Это ключевой момент для правильного заполнения. От даты дохода зависит, в какой период попадёт выплата и когда нужно перечислить налог. Правила установлены ст. 223 НК РФ.
Для зарплаты датой фактического получения дохода признаётся последний день месяца, за который она начислена. Поэтому зарплата за декабрь попадает в годовой отчёт, даже если вы выплатили её в январе.
Отдельные правила действуют для командировочных расходов. Если работник вернулся из командировки и вы утвердили авансовый отчёт, датой дохода считается последний день месяца, в котором утверждён этот отчёт. Это прямо указано в ст. 223 НК РФ.
Есть правило и для заёмных средств. Если работник получил материальную выгоду от экономии на процентах по займу или кредиту, доход определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены деньги. Это тоже норма ст. 223 НК РФ.
Для выплат по ценным бумагам дата дохода — день совершения платежа в оплату их стоимости. При зачёте встречных однородных требований доход возникает на дату такого зачёта. Если задолженность работника перед вами признана безнадёжной к взысканию и обязательство прекращено, доход определяется датой прекращения обязательства. Все эти случаи описаны в ст. 223 НК РФ.
Порядок действий перед сдачей
Сначала соберите все выплаты физлицам за период. Сверьте расчётные ведомости, договоры подряда, платёжные документы. Убедитесь, что в отчёт не попали суммы, которые не являются доходом, и наоборот — ничего не потеряно.
Затем определите по каждой выплате дату фактического получения дохода по правилам ст. 223 НК РФ. Отметьте дату удержания налога и срок его перечисления. Эти три даты должны быть согласованы между собой.
Проверьте, что суммы начисленного налога совпадают с данными по сотрудникам. Если вы применяете налоговые вычеты, они должны быть учтены. После этого заполните разделы отчёта и сверьте итоговые суммы с расчётом по каждому человеку.
Перед отправкой проверьте титульный лист: реквизиты, период, код налогового органа. Ошибка в коде периода или в реквизитах приводит к тому, что отчёт считается непредставленным.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверная дата фактического получения дохода. Например, зарплату за декабрь показывают в отчёте за следующий год только потому, что выплатили её в январе. Это искажает суммы и сроки перечисления налога.
Вторая ошибка — забытые выплаты. В отчёт не попадают отпускные, больничные, доходы по договорам подряда или выплаты в натуральной форме. Проверяйте все основания выплат, а не только трудовые договоры.
Третья ошибка — расхождение с данными по сотрудникам. Итог по разделу не совпадает с суммой по каждому физлицу. Это вызывает вопросы при проверке и требует пояснений.
За непредставление отчёта или ошибки в нём предусмотрена ответственность. Точные размеры штрафов зависят от ситуации, поэтому сверяйтесь с действующими нормами перед подачей. Если ошибку нашли сами, исправьте отчёт до того, как её обнаружит налоговый орган.
Частые вопросы
Когда сдавать 6-НДФЛ за год?
Годовой расчёт сдают позже отчётов за квартал, полугодие и девять месяцев. Точную дату уточняйте в действующих нормах, так как сроки менялись.
Какую дату брать для зарплаты за декабрь, если выплатили её в январе?
Датой фактического получения дохода по зарплате признаётся последний день месяца, за который она начислена. Поэтому декабрьская зарплата попадает в годовой отчёт, даже если деньги пришли в январе.
Как отразить командировочные расходы?
Если работник вернулся из командировки, датой дохода считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Это правило установлено ст. 223 НК РФ.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте исправленный расчёт за тот же период. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше риск, что ошибку обнаружит налоговый орган.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.