Кадровый учет в организации — это набор документов и процедур, которые фиксируют отношения с работниками: прием, перевод, отпуска, дисциплину, увольнение. Ведет его работодатель, то есть ваша компания, а не сам сотрудник. Без этих документов вы не сможете доказать ни условия работы, ни свои требования к работнику.
Что входит в кадровый учет
Основа — трудовые договоры с каждым сотрудником. В договоре фиксируются должность, место работы, оплата, режим работы и другие условия. Договор подписывают обе стороны, один экземпляр остается у работника.
К договорам примыкают документы по приему и переводам: заявления, приказы, соглашения об изменении условий. Отдельный блок — учет рабочего времени и отпусков. Еще один блок — локальные документы компании: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.
Если в компании есть вредные условия, сменный график или разъездной характер работы, это тоже отражается в документах. Чем точнее описан порядок работы, тем меньше поводов для спора.
Порядок действий при приеме сотрудника
Сначала определите, что именно человек будет делать и на каких условиях. Проверьте документы: паспорт, документ об образовании, если он нужен для должности, и другие обязательные бумаги. Ознакомьте работника с локальными документами под подпись.
Затем подпишите трудовой договор и оформите приказ о приеме. Внесите запись о работе в трудовую книжку, если она ведется, или оформите сведения о трудовой деятельности. Заведите личную карточку и заведите работника в учет.
До первого рабочего дня подготовьте рабочее место и доступы. Если работа связана с материальной ответственностью, оформите договор об этом отдельно. Не допускайте человека к работе до подписания договора: фактический допуск тоже создает трудовые отношения.
Документы, которые нужно вести постоянно
Ведите табель учета рабочего времени. Он показывает, кто работал, сколько и когда отсутствовал. На его основе считают зарплату и отпускные.
Оформляйте отпуска приказами и графиком отпусков. Согласовывайте переносы письменно. Больничные, отсутствие без сохранения зарплаты и прогулы фиксируйте документами, иначе потом сложно объяснить расчеты.
Изменения условий работы оформляйте соглашениями к договору. Перевод на другую должность — тоже письменно. Устные договоренности легко забываются и плохо защищают в споре.
Храните кадровые документы в порядке, который позволяет быстро найти нужное. Сроки хранения зависят от вида документа, поэтому заведите перечень и не уничтожайте бумаги раньше времени.
Частые ошибки владельца
Первая ошибка — работать без договора или с договором, который подписан только одной стороной. Это создает риск претензий и споров.
Вторая — расхождение между договором и реальностью. В бумаге оклад, а на деле другая сумма, другой график, другие обязанности. Работник может ссылаться на фактические условия.
Третья — отсутствие письменных документов по отпускам, переводам и дисциплине. Без них сложно доказать правомерность своих действий.
Четвертая — путаница между трудовым договором и договором подряда. Если человек фактически работает в компании по графику и подчиняется распорядку, отношения могут быть признаны трудовыми.
Пятая — отсутствие ответственного за кадры. Когда документы ведет «кто-нибудь», часть бумаг теряется, а сроки оформления нарушаются.
Последствия и как выстроить работу
Ошибки в кадровом учете приводят к спорам с работниками, требованиям выплат и проверкам. Проверяющие смотрят договоры, приказы, табели и локальные документы. Если бумаг нет, компания оказывается в слабой позиции.
Выстройте простой порядок. Назначьте ответственного за кадровые документы. Заведите папки или электронную систему по видам документов. Сделайте чек-лист приема и увольнения, чтобы ничего не забыть.
Проверяйте документы перед подписанием: совпадают ли должность, оплата и режим работы с тем, о чем вы договорились. Раз в год просматривайте локальные документы и обновляйте их, если менялись условия.
Если кадровый учет ведется впервые или запущен, начните с инвентаризации: соберите все договоры и приказы, проверьте наличие подписей и ознакомлений. Затем закройте пробелы по каждому работнику. Так вы снизите риск споров и подготовитесь к проверке.
Частые вопросы
Нужен ли кадровый учет, если в компании один сотрудник?
Да, нужен. Даже с одним работником оформляются трудовой договор, приказ о приеме и учет рабочего времени.
Можно ли вести кадровый учет без отдельного кадровика?
Да. Это может делать владелец, бухгалтер или другой назначенный сотрудник. Важно закрепить ответственного и вести документы регулярно.
Что делать, если сотрудник работал без договора?
Оформите отношения письменно как можно раньше. Зафиксируйте фактические условия работы и подготовьте документы по приему.
Какие документы проверяют в первую очередь?
Трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, табели учета рабочего времени и документы по отпускам.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.