Расчет среднемесячной зарплаты нужен, когда вы считаете средний заработок для отпускных, компенсаций и выплат при увольнении. Показатель зависит от выплат работнику и фактически отработанного времени. Ошибка в расчете приводит к недоплате или переплате, спорам с работником и претензиям при проверке.
Зачем бизнесу считать среднемесячную зарплату
Среднемесячная зарплата — это не оклад из штатного расписания. Это сумма выплат работнику за расчетный период, поделенная на число месяцев или дней. Такой расчет нужен в нескольких ситуациях.
Первая — отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск. Вторая — выходное пособие и выплаты при сокращении. Третья — средний заработок за дни командировки, простоя или медосмотра. Четвертая — выплаты при увольнении по соглашению сторон, если в нем предусмотрена такая компенсация.
Отдельно показатель важен для налогов. По ст. 217 НК РФ от обложения освобождается выходное пособие и средний месячный заработок на период трудоустройства в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка. Для работников, уволенных из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, лимит составляет шестикратный размер. Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера лимит — трехкратный размер среднего месячного заработка.
Это значит, что считать нужно точно. Если вы завысите выплату, сумма сверх лимита попадет в доход работника, и с нее придется удержать налог. Если занизите — рискуете трудовым спором.
Какие выплаты входят в расчет
В расчет включайте выплаты, которые относятся к оплате труда. Это оклад, тарифная ставка, сдельный заработок, надбавки и доплаты, премии, предусмотренные системой оплаты труда. Учитывайте районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в особых условиях.
Не включайте выплаты социального характера. Это материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, подарки, больничные и другие пособия. Не входят в расчет и суммы, начисленные за время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялся средний заработок.
Проверьте локальные документы. Положение об оплате труда и трудовые договоры должны прямо называть премии частью оплаты труда. Если премия разовая и не связана с результатами работы, включать ее в расчет рискованно.
Порядок действий: пошаговый расчет
Шаг 1. Определите расчетный период. Это месяцы перед месяцем, в котором возник случай, за которые у работника есть выплаты и отработанное время. Если работник принят недавно, берите фактически отработанные месяцы, а не полный год.
Шаг 2. Соберите суммы выплат за этот период. Возьмите данные расчетных ведомостей и лицевых счетов. Проверьте, что в сумму попали только выплаты за труд.
Шаг 3. Посчитайте фактически отработанное время. Исключите дни отпуска, больничного, командировок, простоя и другие периоды сохранения среднего заработка.
Шаг 4. Разделите сумму выплат на отработанные дни и получите средний дневной заработок. Затем приведите его к среднемесячной величине или умножьте на число дней оплачиваемого периода — в зависимости от того, что вы считаете.
Шаг 5. Сверьте результат с лимитами по ст. 217 НК РФ, если считаете выходное пособие. Отметьте сумму превышения и удержите с нее налог.
Шаг 6. Оформите расчет. Сделайте записку-расчет или справку, где видны период, выплаты, отработанные дни и итог. Документ пригодится при проверке и в споре с работником.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — включение в расчет выплат, не связанных с трудом. Материальная помощь и оплата обучения завышают средний заработок и приводят к переплате.
Вторая — неверный расчетный период. Если работник принят меньше года назад, а вы берете полные месяцы до его прихода, в расчет попадут месяцы, которые он не отработал.
Третья — неправильный учет премий. Годовую премию учитывают особым образом, а не просто добавляют к общей сумме. Квартальные премии берут не больше одной за каждый показатель периода.
Четвертая — путаница между среднемесячной зарплатой и средним дневным заработком. Для отпускных и компенсаций считают среднедневной показатель, а не месячный.
Пятая — игнорирование лимитов по ст. 217 НК РФ. Выплата сверх трехкратного или шестикратного размера среднего месячного заработка облагается налогом. Если налог не удержан, у работника возникает доход, а у вас — обязанность пересчитать и доплатить.
Последствия и что проверить в ноябре
Недоплата грозит жалобой в трудовую инспекцию и иском о взыскании разницы с процентами. Переплата — это ваши убытки, вернуть их с работника удается не всегда. Ошибки в базе для страховых взносов и налога на доходы приводят к доначислениям и пеням.
По ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода. Поэтому расчет среднемесячной зарплаты должен совпадать с данными учета выплат. Если выплаты в расчете и в отчетности расходятся, проверка это увидит.
Проверьте сейчас три вещи. Первое — есть ли у вас положение об оплате труда с перечнем выплат, входящих в расчет. Второе — как вы учитываете премии и когда последний раз сверяли расчеты с ведомостями. Третье — все ли выплаты при увольнении вы сравнили с лимитами по ст. 217 НК РФ.
Если расчет ведется вручную, заведите шаблон с фиксированными полями: период, выплаты, отработанные дни, итог. Так вы снизите риск арифметических ошибок и сможете объяснить любую сумму.
Частые вопросы
Что такое среднемесячная зарплата?
Это сумма выплат за труд за расчетный период, поделенная на число месяцев или приведенная к среднемесячному числу дней. Она отличается от оклада и зависит от фактически начисленных сумм и отработанного времени.
Включается ли материальная помощь в расчет?
Нет. Материальная помощь и другие выплаты социального характера не относятся к оплате труда и в расчет среднего заработка не входят.
Какой лимит выходного пособия не облагается налогом?
По ст. 217 НК РФ не облагается сумма в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка. Для работников из районов Крайнего Севера и приравненных местностей лимит — шестикратный размер.
Что будет, если посчитать зарплату неверно?
Недоплата приведет к спору с работником и требованиям доплатить разницу. Переплата станет вашим убытком, а неверный учет выплат при увольнении — причиной доначисления налога и пеней.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.