Расходы по УСН признаются кассовым методом: их учитывают после фактической оплаты. Для товаров этого мало — нужна ещё и реализация. Поэтому расход может «зависнуть» на складе и не попасть в базу текущего года.
Что значит кассовый метод на практике
На УСН расход возникает тогда, когда вы заплатили, а не когда получили документы. Счёт, акт или накладная сами по себе базу не уменьшают. Нужен факт оплаты: платёжное поручение, кассовый чек, расписка.
Если вы заплатили авансом, расход появится в момент оплаты. Если получили услугу, а деньги перечислите позже — расход появится позже. Такой порядок требует следить за сроками платежей, а не только за закрывающими документами.
Момент признания по видам расходов
Правила различаются. Материалы и сырьё списывают по мере использования в производстве, а не в день покупки. Зарплату учитывают в момент выплаты, налоги — в момент уплаты.
Товары для перепродажи признают по мере их реализации. Это ключевое отличие: пока товар лежит на складе, расход по нему не учитывается. Вместе с товаром учитывают и связанные с ним расходы — хранение, обслуживание, транспортировку. Их признают в том периоде, когда вы фактически их оплатили после перехода на УСН.
Основные средства списывают постепенно в течение года равными долями по кварталам. Расход появляется после оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на регистрацию прав.
Переход с ЕНВД или патента
Если вы работали на ЕНВД или патенте и перешли на УСН с объектом «доходы минус расходы», есть право учесть старые затраты. Речь о стоимости товаров, купленных для перепродажи до перехода, но ещё не реализованных. Их признают по мере реализации уже на УСН.
Стоимость сырья и материалов, оплаченных в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается при расчёте УСН в составе расходов по мере использования. Это прямо закреплено в ст. 346.25 НК РФ. Проверьте, есть ли у вас такие остатки: их легко потерять при смене режима.
НДС и ставки в 2026 году
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Порог снижается: 15 млн рублей за 2029 год и 10 млн рублей за 2030 год и далее (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, можно применять ставку 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки влияет на то, как вы учитываете входной НДС в расходах. Решите это до начала работы по новой ставке.
Базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). На объекте «доходы минус расходы» ставка зависит от региона, поэтому уточняйте её в своей инспекции.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — учесть расход по документу без оплаты. Вторая — списать товар в день покупки, не дождавшись реализации. Третья — забыть про остатки, которые перешли с ЕНВД или патента.
Четвёртая ошибка — потерять документы, подтверждающие оплату. При проверке недостаточно акта: нужны платёжные документы. Пятая — учитывать расходы, которых нет в закрытом перечне для УСН.
Последствия одинаковые: налоговая база занижена, налог доначислят, добавят пени и штраф. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). До этой даты стоит сверить учёт.
Что сделать сейчас
Составьте реестр оплаченных, но не признанных расходов. Отдельно выпишите товары на складе и материалы, которые ещё не списаны в производство. Проверьте, есть ли остатки с периода ЕНВД или патента.
Сверьте платежи с документами: каждая сумма в расходах должна опираться на оплату. Определитесь со ставкой НДС на следующий год. Если доходы близки к порогу освобождения, посчитайте оба варианта.
Частые вопросы
Можно ли учесть расход, если поставщик не выставил акт, но деньги списаны?
Нет. Нужны и оплата, и подтверждающий документ. Без документа расход нечем подтвердить при проверке.
Когда списывать товары, купленные для перепродажи?
По мере реализации. Пока товар на складе, расход по нему не учитывается, даже если он оплачен.
Учитывается ли зарплата в день начисления?
Нет, зарплата признаётся в момент выплаты. Начисление само по себе базу не уменьшает.
Что будет, если расходы учтены неверно?
Налог доначислят, начислят пени и штраф. Поэтому сверку расходов лучше закончить до подачи декларации.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».