НДС подтверждают счёт-фактура (или универсальный передаточный документ) и книга продаж, а для вычета — ещё и документы по сделке. Отчётность по налогу — электронная декларация: её сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Что именно подтверждает НДС при продаже
Основной документ — счёт-фактура. В нём видны сумма налога, ставка и данные сторон, поэтому именно счёт-фактура служит основанием для вычета у покупателя. Если вы работаете на общей системе, счёт-фактуру выставляют при отгрузке или получении аванса.
Второй уровень — первичные документы по сделке: договор, накладная, акт, платёжное поручение. Они подтверждают, что операция реальна, а не существует только на бумаге. При проверке инспекция сопоставляет счёт-фактуру с этими документами.
Третий уровень — книга продаж и книга покупок. Это сводные регистры, из которых складывается декларация. Если в декларации сумма расходится с книгами, это первое, что вызовет вопросы.
Как подтвердить вычет по покупкам
Для вычета нужны три вещи: счёт-фактура от поставщика, документы о том, что товар или услуга приняты к учёту, и связь покупки с операцией, облагаемой НДС. Без счёта-фактуры вычет не заявить, даже если вы заплатили налог в цене.
Проверьте счёт-фактуру до того, как отправить её в книгу покупок. Ошибки в ИНН, адресе, ставке или арифметике — частая причина, по которой инспекция снимает вычет. Исправленный документ поставщик выставляет заново, а не «дорисовывает» старый.
Отдельно следите за сделками с иностранными поставщиками и арендой государственного имущества. В таких случаях НДС платит покупатель как налоговый агент, и подтверждающие документы у него свои. Если продавец неправомерно поставил в документе отметку «Без налога (НДС)», обязанность по налогу может быть возложена на него (ст. 161 НК РФ).
Документы для ставки 0 процентов
Если вы экспортируете товары или услуги, право на нулевую ставку нужно подтвердить. По ст. 165 НК РФ в налоговую представляют контракт с иностранным или российским лицом и копии транспортных, товаросопроводительных или иных документов, подтверждающих вывоз товаров за пределы территории России.
Для отдельных видов реализации набор отличается. Например, при реализации работ и услуг по контракту нужны контракт и копии документов, подтверждающих вывоз или ввоз товаров. Таможенную декларацию с отметками таможенных органов представляют в случаях, когда она относится к сделке.
Налоговая вправе выборочно запросить документы, сведения из которых включены в перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Такие документы нужно представить в течение 30 календарных дней с даты получения требования (ст. 165 НК РФ). Пропуск срока — повод для отказа в нулевой ставке.
Порядок действий по шагам
- Соберите счета-фактуры и первичные документы за квартал. Сверьте суммы с договорами и платежами.
- Проверьте корректность каждого счёта-фактуры: реквизиты, ставку, арифметику.
- Занесите данные в книгу продаж и книгу покупок.
- Сформируйте декларацию и отправьте её в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
- Уплатите налог равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
- Если применяете нулевую ставку, приложите документы по ст. 165 НК РФ и храните их на случай требования.
Частые ошибки и последствия
Самая дорогая ошибка — принять к вычету счёт-фактуру с дефектами. Инспекция снимает вычет, доначисляет налог и пени. Спорить в такой ситуации сложно: формальные требования к документу нарушены.
Вторая ошибка — несовпадение декларации с книгами. Если вы вручную правили суммы, а регистры не обновили, проверка увидит расхождение. Это приводит к требованию пояснений и дополнительным вопросам ко всей отчётности.
Третья ошибка — просрочка уплаты. Налог платят долями, и пропуск одного платежа делает должником всю сумму остатка. Декларацию при этом нужно сдать в срок независимо от того, есть ли у вас деньги на уплату.
Четвёртая ошибка — отсутствие документов по нулевой ставке. Если подтверждение не собрано, налоговая может пересчитать налог по общей ставке. Поэтому контракты и транспортные документы собирайте сразу, а не к моменту требования.
Частые вопросы
Какие документы подтверждают НДС при продаже?
Счёт-фактура, первичные документы по сделке (договор, накладная, акт, платёжное поручение) и записи в книге продаж. Для покупателя основанием вычета служит счёт-фактура.
В какой срок нужно сдать декларацию по НДС?
В электронной форме — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платят равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Что будет, если в счёте-фактуре ошибка?
Вычет по такому документу снимут, доначислят налог и пени. Попросите поставщика выставить исправленный счёт-фактуру до подачи декларации.
Какие документы нужны для нулевой ставки НДС?
Контракт и копии транспортных, товаросопроводительных или иных документов, подтверждающих вывоз товаров (ст. 165 НК РФ). По требованию налоговой документы представляют в течение 30 календарных дней.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.