К главному бухгалтеру предъявляют требования к образованию, стажу и деловой репутации. Проверять их нужно до подписания трудового договора: от этого зависит, кто отвечает за учёт и отчётность. Если кандидат не подходит, его нельзя ставить на эту должность, даже при большом опыте в других ролях.
Что именно проверяют у кандидата
Смотрите на три вещи: профильное образование, стаж работы по учёту и отсутствие дисквалификации. Образование должно быть по бухгалтерскому учёту, экономике или аудиту. Стаж подтверждают трудовой книжкой, договорами или выписками из кадровых документов.
Отдельно проверяйте деловую репутацию. Бывает, что человек уже привлекался к ответственности за нарушения в учёте и ему запрещено занимать руководящие должности. Такой запрет действует определённый срок, и на это время кандидат не может быть главным бухгалтером.
Запрашивайте документы заранее: диплом, документы о повышении квалификации, справки с прошлых мест работы. Не полагайтесь на слова на собеседовании. Копии храните в личном деле.
Кто и когда обязан соответствовать требованиям
Требования касаются не всех организаций одинаково. Есть компании, где должность главного бухгалтера должна быть в штате и человек обязан соответствовать установленным критериям. В первую очередь это касается тех, кто обязан проводить аудит отчётности, а также компаний из отдельных отраслей.
Если ваша компания не попадает в такие категории, вы можете передать учёт на аутсорсинг или назначить главного бухгалтера без жёстких формальных критериев. Но ответственность за отчётность всё равно остаётся на вас как на руководителе.
У ИП отдельная ситуация. Предприниматель ведёт учёт сам и не обязан нанимать главного бухгалтера с определённым образованием. Но если он берёт человека на эту роль, разумно проверять его так же, как в ООО.
Порядок действий при найме
Сначала определите, попадает ли ваша компания под обязательные требования к главному бухгалтеру. Посмотрите на вид деятельности, масштаб и обязанность проводить аудит. От этого зависит, насколько строго нужно проверять кандидата.
Дальше соберите пакет документов: диплом, подтверждение стажа, сведения о предыдущих должностях. Проверьте, нет ли сведений о дисквалификации. Если сомневаетесь, запросите письменное объяснение у кандидата.
Перед подписанием договора оформите приказ о назначении на должность. В нём укажите, что сотрудник соответствует требованиям. Это защитит вас при проверке и споре.
Если вы передаёте учёт внешней компании, проверьте её так же: кто будет вести ваши документы, какое у этого человека образование и опыт. Договор с аутсорсером не снимает с вас ответственности за достоверность отчётности.
Типичные ошибки владельца
Первая ошибка — брать главного бухгалтера «по знакомству» без документов. Потом выясняется, что диплом не тот или стажа не хватает. Переделывать кадровые документы и искать замену придётся в спешке.
Вторая ошибка — не проверять репутацию. Человек может скрыть, что ранее был дисквалифицирован. Проверка занимает немного времени, а последствия ошибки серьёзные.
Третья ошибка — считать, что аутсорсинг полностью снимает с вас заботы. Отвечать за отчётность перед проверяющими будет ваша компания, а не подрядчик. Поэтому проверять исполнителя нужно так же внимательно.
Четвёртая ошибка — не фиксировать требования в локальных документах. Если в компании не прописано, каким критериям должен соответствовать главный бухгалтер, при споре сложно доказать, что вы действовали правильно.
Последствия несоблюдения требований
Если главный бухгалтер не соответствует обязательным требованиям, компанию могут привлечь к ответственности. Это касается организаций, для которых такие требования установлены. Проверяющие вправе потребовать документы и указать на нарушение.
Ошибки в учёте, допущенные неподходящим сотрудником, тоже становятся вашей проблемой. Отчётность придётся исправлять, а это время и силы. В некоторых случаях возможны доначисления и споры с проверяющими.
Дисквалифицированный главный бухгалтер — отдельный риск. Если вы приняли такого человека, договор могут признать заключённым с нарушением. Тогда отвечать придётся вам как руководителю.
Чтобы снизить риски, проверяйте кандидата до найма и храните подтверждающие документы. Это простая мера, которая экономит время при проверках и спорах.
Частые вопросы
Обязательно ли главному бухгалтеру профильное образование?
Для части организаций — да, требования к образованию установлены. Для остальных это скорее разумная практика: без профильной подготовки сложно вести учёт без ошибок.
Можно ли передать учёт на аутсорсинг и не нанимать главного бухгалтера?
Можно, если ваша компания не обязана иметь главного бухгалтера в штате. Ответственность за отчётность при этом остаётся на руководителе.
Как проверить, не дисквалифицирован ли кандидат?
Запросите у кандидата письменные пояснения и документы с прошлых мест работы. При сомнениях уточните сведения доступными вам способами до подписания договора.
Что будет, если принять главного бухгалтера без проверки?
Возможны претензии проверяющих и споры по отчётности. Исправлять документы и искать замену придётся уже после того, как нарушение обнаружат.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.