Задержка зарплаты означает, что работник не получил деньги в срок. За каждый день просрочки работодатель обязан начислить и выплатить компенсацию — её часто называют пенями за задержку. Расчёт делается по сумме долга и количеству дней, когда деньги не были выплачены.
Что такое пени за задержку зарплаты
Речь идёт о денежной компенсации работнику за то, что зарплату, отпускные или другие выплаты перечислили позже установленного срока. Это не штраф от проверяющих, а долг перед самим работником. Компенсация начисляется автоматически, отдельного заявления от сотрудника не требуется.
Считать её нужно по каждой невыплаченной сумме отдельно. Если вы задержали аванс, а потом зарплату, это две разные суммы долга с разными датами начала просрочки. Общий котёл здесь не подходит.
Какие данные нужны для расчёта
Чтобы посчитать компенсацию, соберите три вещи. Первое — точная сумма, которую работник не получил в срок. Второе — дата, когда выплата должна была пройти по правилам компании и договору. Третье — дата фактической выплаты или дата расчёта, если деньги ещё не отданы.
Сумма берётся та, что осталась после удержания налога на доходы, то есть к выплате на руки. Дату выплаты берите из локального документа, где прописаны сроки: правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор. Если в документах срок размыт, ориентируйтесь на дату, которую работник мог обоснованно считать сроком выплаты.
Порядок расчёта по шагам
Шаг первый: зафиксируйте сумму долга по каждому работнику и каждой выплате. Шаг второй: посчитайте дни просрочки — с дня, следующего за сроком выплаты, по день фактического перечисления включительно. Шаг третий: примените установленную ставку компенсации к сумме долга за каждый день.
Формула простая: сумма долга умножается на ставку и на число дней просрочки. Ставку и порядок её определения уточняйте в действующей редакции трудового законодательства на дату расчёта — она менялась. Не берите ставку из старых памяток и статей в интернете.
Если срок выплаты пришёлся на выходной или праздник, деньги должны были уйти накануне. Значит, просрочка начинается со следующего дня после этой предпраздничной даты. Это частая точка ошибок.
Как оформить выплату компенсации
Компенсацию выплачивают вместе с погашением долга или сразу после него. Оформите расчёт документом: укажите работника, сумму долга, период просрочки, ставку и итоговую сумму компенсации. Такой расчёт пригодится при проверке и при споре с работником.
Выплату проведите отдельной строкой в расчётном листке, чтобы работник видел, за что получил деньги. Если сотрудник уволился, компенсацию всё равно нужно начислить и выплатить — увольнение не отменяет обязанность. Задерживать её «до выяснения» нельзя.
Частые ошибки работодателей
Первая ошибка — считать компенсацию только после жалобы работника. Обязанность возникает из самого факта просрочки, а не из обращения. Вторая — брать сумму до вычета налога, из-за чего расчёт завышается.
Третья ошибка — не считать дни выходных и праздников. Просрочка идёт календарными днями, пропускать субботы и воскресенья не нужно. Четвёртая — платить компенсацию «по договорённости» с работником устно, без документа. При проверке подтвердить расчёт будет нечем.
Пятая ошибка — задерживать выплату из-за того, что работник не сдал отчёт или не подписал документ. Удерживать зарплату как рычаг давления нельзя. Шестая — не пересчитывать сумму, если долг гасили частями: каждая часть закрывает просрочку со своей даты.
Последствия для бизнеса
Просрочка зарплаты — это не только компенсация. Работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или в суд, и тогда к расчёту добавятся проверка и требования. Инспекция может выдать предписание устранить нарушение и привлечь компанию и руководителя к ответственности.
Для владельца бизнеса риск ещё и в том, что при регулярных задержках работники уходят, а на их место сложно найти людей. Споры о выплатах тянутся долго и отвлекают управление. Дешевле наладить сроки выплат, чем разбираться с последствиями.
Проверьте свои документы: сроки выплат должны быть конкретными, а не «до конца месяца». Настройте календарь выплат с запасом по дням, чтобы банковские задержки не превращались в просрочку перед работниками. Если просрочка уже есть, посчитайте компенсацию и погасите её вместе с долгом.
Частые вопросы
Нужно ли платить компенсацию, если работник не жаловался?
Да. Компенсация начисляется за сам факт просрочки, независимо от того, обращался работник или нет.
С какого дня считать просрочку?
Со дня, следующего за установленным сроком выплаты, по день фактического перечисления денег включительно.
Входят ли выходные в дни просрочки?
Да, просрочка считается календарными днями, выходные и праздники не исключаются.
Что делать, если срок выплаты попал на праздник?
Выплату нужно было провести накануне, поэтому просрочка считается со следующего дня после этой даты.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.