Расходы при УСН учитываются только на объекте «доходы минус расходы» и только если затраты оплачены, подтверждены документами и связаны с получением дохода. При объекте «доходы» расходы не уменьшают налог: ставка 6 % применяется ко всей сумме поступлений. Поэтому сначала определите, какой объект у вас в уведомлении, и уже потом решайте, что можно списать.
Какой объект налогообложения у вас
При объекте «доходы» налог считают от выручки. Базовая ставка — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Затраты на аренду, закупку товара, зарплату и рекламу на сумму налога не влияют.
При объекте «доходы минус расходы» налог платят с разницы. Здесь каждая подтверждённая трата снижает базу. Но и требований больше: нужны документы, оплата и связь с бизнесом.
Проверьте объект в уведомлении о переходе на УСН или в личном кабинете. Если объект выбран неверно, менять его в течение года нельзя.
Что можно списать: основные группы затрат
Перечень расходов при УСН закрытый. В него входят, в частности:
- материалы и сырьё, которые вы списываете в производство;
- товары для перепродажи — по мере реализации;
- зарплата, страховые взносы, больничные за счёт работодателя;
- аренда помещений, оборудования, транспорта;
- коммунальные услуги и связь;
- реклама, продвижение, участие в выставках;
- банковские комиссии и услуги банка;
- ремонт и обслуживание основных средств;
- налоги и сборы, которые вы уплатили за себя как за налогоплательщика.
Основные средства списывают постепенно в течение года равными долями по кварталам. Купили оборудование в первом квартале — всю стоимость в расходы сразу не ставите.
Товары для перепродажи списывают только после того, как вы их продали и оплатили поставщику. Купили партию впрок — расход появится позже.
Как подтвердить расходы
Каждую трату подтверждают документами. Подойдут договоры, счета, акты, накладные, кассовые чеки, платёжные поручения, выписки по счёту.
Документ должен быть оформлен на вашу организацию или ИП. Чек на сотрудника без авансового отчёта расходом не станет.
Оплата должна быть фактической. Долг поставщику расходом не считается, пока вы не перечислили деньги. Аванс тоже не всегда расход: по товарам он станет затратой только после отгрузки и реализации.
Храните документы не меньше четырёх лет. При проверке инспекция вправе запросить подтверждение по любой операции.
Переход на УСН: что делать с прошлыми затратами
Если вы перешли на УСН с другого режима, часть старых расходов можно учесть. Например, организации и ИП, которые до перехода применяли патент или вменённый налог, вправе учесть расходы на товары, приобретённые для перепродажи. Они списываются по мере реализации товаров (ст. 346.25 НК РФ).
Расходы, связанные с реализацией этих товаров — хранение, обслуживание, транспортировка, — учитывают в том периоде, когда вы их фактически оплатили уже на УСН.
Стоимость сырья и материалов, оплаченных в период применения вменённого налога, после 2021 года учитывается при расчёте УСН по мере их использования, то есть списания в производство.
НДС и лимиты: что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. За 2029 год порог — 15 млн рублей, за 2030 год и далее — 10 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, можно применять пониженные ставки: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки влияет на то, как вы работаете с входящим НДС и что попадает в расходы.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — списать расход, которого нет в закрытом перечне. Инспекция снимет такую сумму, доначислит налог и пени.
Вторая — учесть затраты без оплаты или без документов. Расход признают неподтверждённым.
Третья — списать всю стоимость основного средства сразу. Списывать нужно частями в течение года.
Четвёртая — не разделить личные и деловые траты. Покупка для себя в расходы бизнеса не идёт.
Пятая — потерять документы при переезде или смене бухгалтера. Восстановить их сложно, а проверка может прийти и через год.
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). К этому моменту все расходы должны быть подтверждены.
Частые вопросы
Можно ли списать расходы при УСН 6 %?
Нет. При объекте «доходы» налог считают от всей суммы поступлений, расходы базу не уменьшают. Снизить налог можно только за счёт страховых взносов в пределах, установленных законом.
Нужен ли чек, если есть выписка по счёту?
Выписка подтверждает оплату, но не подтверждает, что вы получили товар или услугу. Нужны ещё документы: накладная, акт, договор. Без них расход могут не принять.
Когда списывать товары для перепродажи?
Только после реализации и оплаты поставщику. Купленная, но не проданная партия в расходы не попадает.
Что будет, если инспекция снимет расходы?
Доначислят налог, пени и, возможно, штраф. Поэтому проверяйте документы и перечень затрат до подачи декларации, а не после проверки.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».