Закон предъявляет требования не к должности главного бухгалтера как таковой, а к самому налогоплательщику — вашей компании или ИП. Если вы передали учет главному бухгалтеру, ответственность перед налоговой все равно остается на вас. Поэтому требования к этому сотруднику удобно формулировать от обратного: что организация обязана делать по ст. 23 НК РФ и что из этого вы поручаете бухгалтеру.
Что закон требует от налогоплательщика
Обязанности перечислены в ст. 23 НК РФ. Организация и ИП должны уплачивать законно установленные налоги. Нужно встать на учет в налоговых органах, если такая обязанность предусмотрена НК РФ. Требуется вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения, если это предусмотрено законодательством о налогах и сборах.
Отдельный блок — отчетность. Налогоплательщик представляет в налоговый орган по месту учета налоговые декларации и расчеты, а также уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов, уплаченных в качестве единого налогового платежа. Делать это нужно в установленном порядке и только когда такая обязанность предусмотрена законодательством.
Есть и обязанность отвечать на запросы. Налогоплательщик представляет в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ. Кроме того, нужно выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать законной деятельности должностных лиц налоговых органов.
Какие требования вы вправе предъявить главному бухгалтеру
Из обязанностей налогоплательщика логично вывести рабочие требования к главному бухгалтеру. Он ведет учет доходов, расходов и объектов налогообложения. Он готовит и сдает декларации, расчеты и уведомления об исчисленных суммах. Он собирает документы по требованиям налоговой и следит за устранением нарушений, которые налоговая выявила.
Эти требования стоит зафиксировать письменно: в трудовом договоре, должностной инструкции или договоре на бухгалтерское обслуживание. Формулировки лучше привязывать к ст. 23 НК РФ, а не к общим словам вроде «качественное ведение учета». Тогда при споре будет понятно, что именно сотрудник должен был сделать и не сделал.
Отдельно проговорите порядок взаимодействия. Кто получает требования из налоговой, в какой срок сообщает вам, кто готовит ответ и кто подписывает. Если этим занимается главный бухгалтер, у вас должен быть доступ к сведениям о том, какие требования пришли и чем закончились.
Хранение документов: пять лет
По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Сохранять нужно и документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов, а также уплату или удержание налогов. Иное может быть предусмотрено НК РФ.
Это требование напрямую касается главного бухгалтера. Он определяет, какие документы формируются при учете, где они хранятся и что будет при увольнении сотрудника или смене бухгалтерской компании. Ошибка — отдавать всю документацию «в стол» бухгалтера без описи и без доступа владельца. При проверке или требовании налоговая спросит документы у вас, а не у подрядчика.
Проверьте на практике: есть ли опись документов, понятно ли, где лежат первичные документы за прошлые годы, кто отвечает за их передачу при смене бухгалтера. Если учет ведет внешняя компания, пропишите в договоре порядок возврата документов и данных учета.
Как оформить требования и проверить их выполнение
Начните с перечня обязанностей, которые вы передаете главному бухгалтеру. Учет доходов и расходов, подготовка и сдача деклараций, расчетов и уведомлений об исчисленных суммах, ответы на требования налоговой, хранение документов. Напротив каждого пункта укажите, кто отвечает и в каком виде вы получаете подтверждение работы.
Затем настройте контроль. Вы как владелец должны видеть, какие декларации и уведомления сданы, какие требования пришли и как на них ответили. Это не недоверие, а способ вовремя заметить сбой. Если бухгалтер не передал документы или пропустил требование, последствия по ст. 23 НК РФ наступают для налогоплательщика.
При приеме на работу или смене подрядчика запросите порядок передачи дел. Какие документы передаются, в каком виде, есть ли опись. Проверьте, что после передачи у вас остаются данные учета и документы за пять лет.
Частые ошибки владельца
Первая ошибка — считать, что с приходом главного бухгалтера ответственность за учет переходит к нему полностью. Обязанности по ст. 23 НК РФ лежат на налогоплательщике. Вторая — не фиксировать требования к бухгалтеру письменно. Тогда при сбое сложно доказать, что именно входило в его работу.
Третья ошибка — не иметь доступа к документам и сведениям об отчетности. Четвертая — не проверять, сохраняются ли документы пять лет и передаются ли они при смене бухгалтера. Исправлять эти ошибки дешевле до проверки, чем после требования налоговой.
Частые вопросы
Обязан ли главный бухгалтер отвечать на требования налоговой?
Отвечать обязана организация или ИП как налогоплательщик: представлять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и выполнять законные требования об устранении нарушений. Главному бухгалтеру эту работу можно поручить, но обязанность по ст. 23 НК РФ остается на налогоплательщике.
Сколько лет нужно хранить документы бухгалтерского и налогового учета?
Пять лет. По ст. 23 НК РФ в этот срок нужно обеспечивать сохранность данных учета и документов, подтверждающих доходы, расходы и уплату или удержание налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
Что должно быть в требованиях к главному бухгалтеру?
Ведите учет доходов, расходов и объектов налогообложения, готовьте и сдавайте декларации, расчеты и уведомления об исчисленных суммах, отвечайте на требования налоговой, храните документы пять лет. Эти пункты привяжите к ст. 23 НК РФ и зафиксируйте письменно.
Кто отвечает, если бухгалтер ошибся в отчетности?
Перед налоговой отвечает налогоплательщик: он обязан уплачивать налоги и представлять отчетность. С бухгалтером или бухгалтерской компанией разбирайтесь отдельно — по трудовому договору или договору на обслуживание.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.