Бухгалтерскую отчетность организации подписывает руководитель. Если в компании есть главный бухгалтер, он тоже ставит подпись. Владелец бизнеса отвечает за отчетность в любом случае, даже когда сам ее не готовит.
Кто ставит подпись в отчетности
Руководитель организации подписывает бухгалтерскую отчетность своей подписью. Это его обязанность как лица, которое ведет дела компании. Без его подписи отчетность не считается оформленной.
Если в компании есть главный бухгалтер, подписей две: руководителя и главного бухгалтера. Главный бухгалтер отвечает за то, как составлены цифры. Руководитель отвечает за то, что отчетность сдана и достоверна в целом.
Когда главного бухгалтера нет, подпись ставит только руководитель. Это обычная ситуация для небольшого ООО, где учет ведет сам владелец или привлеченный бухгалтер на договоре.
Если учет передан на аутсорсинг, подпись главного бухгалтера ставит тот, кто ведет учет по договору. Руководитель подписывает отчетность вместе с ним. Проверьте, что в договоре прямо указано, кто подписывает отчетность и в какие сроки передает вам документы.
Что подписывает ИП
У индивидуального предпринимателя нет бухгалтерской отчетности как у организации. ИП не ведет бухгалтерский учет по правилам, установленным для организаций, и не сдает бухгалтерский баланс.
Поэтому вопрос о подписи бухгалтерской отчетности для ИП не возникает. Предприниматель подписывает налоговые декларации и другие документы для налоговой. Ответственность за них лежит на нем.
Как оформить подпись
Подпись ставят на бумажном экземпляре отчетности. Укажите фамилию и инициалы того, кто подписывает, и дату подписания. Если подписей две, каждая стоит на своем месте.
При сдаче в электронной форме отчетность подписывают электронной подписью. Руководитель подписывает своей электронной подписью. Если подписывает главный бухгалтер, у него должна быть своя действующая электронная подпись.
Проверьте срок действия электронной подписи заранее. Если подпись истекла, отчетность не уйдет, а срок сдачи будет пропущен. Держите один бумажный экземпляр с подписями у себя: он пригодится при проверках и запросах.
Когда и куда сдавать отчетность
Годовую бухгалтерскую отчетность организация представляет в налоговый орган по месту нахождения не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Это правило действует, когда организация не обязана представлять отчетность в виде государственного информационного ресурса.
Сдать отчетность можно несколькими способами (ст. 80 НК РФ). Ее принимают лично, через представителя, почтой с описью вложения, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Бланки налоговых деклараций и расчетов налоговые органы выдают бесплатно.
Сроки налоговой отчетности зависят от режима. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — отчетность подписал не тот человек. Например, сотрудник без полномочий или бухгалтер на аутсорсинге без доверенности. Такой документ могут не принять, а срок сдачи окажется пропущенным.
Вторая ошибка — подпись главного бухгалтера поставили, а самого главного бухгалтера в компании нет. Это расхождение видно при проверке. Оно поднимает вопрос, кто на самом деле вел учет и отвечает за цифры.
Третья ошибка — подписали отчетность, не сверив данные. Подпись руководителя означает, что он отвечает за достоверность. Если в отчетности ошибка, отвечать будет компания и ее руководитель, а не тот, кто готовил файл.
Четвертая ошибка — просроченная электронная подпись. Отчетность не уходит, а узнаете вы об этом в последний день. Проверяйте подпись заранее, до крайнего срока.
Что сделать владельцу
Определите, кто у вас подписывает отчетность: только вы или вы вместе с главным бухгалтером. Зафиксируйте это в договоре с тем, кто ведет учет, и в документах компании.
Перед подписанием просмотрите отчетность. Сверьте суммы с данными учета и убедитесь, что подписываете актуальную версию, а не черновик.
Проверьте электронную подпись и доступ к личному кабинету налогоплательщика. Убедитесь, что сроки сдачи по вашему режиму налогообложения стоят в календаре.
Храните подписанный экземпляр отчетности. Если налоговая запросит документы, вы сможете подтвердить, кто и когда подписал отчетность.
Частые вопросы
Кто подписывает бухгалтерскую отчетность, если главного бухгалтера нет?
Подпись ставит руководитель организации. Он отвечает за отчетность и за то, что она сдана в срок.
Может ли подписать отчетность бухгалтер на аутсорсинге?
Да, если он выполняет функции главного бухгалтера по договору. Руководитель подписывает отчетность вместе с ним, а полномочия должны быть закреплены в договоре.
Сдает ли ИП бухгалтерскую отчетность?
Нет. ИП не ведет бухгалтерский учет по правилам для организаций и не сдает бухгалтерский баланс. Он подписывает налоговые декларации и другие документы для налоговой.
Что будет, если отчетность подпишет не тот человек?
Документ могут не принять, и срок сдачи окажется пропущенным. Кроме того, при проверке возникнет вопрос, кто вел учет и отвечает за достоверность данных.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.