Требования и другие документы налоговая направляет по почте на адрес места нахождения организации из ЕГРЮЛ либо в электронной форме. Иностранному лицу, состоящему на учете в налоговом органе, документы передаются через личный кабинет налогоплательщика. От того, куда пришло требование, зависит, от какого дня считаются 10 дней на ответ.
Куда налоговая направляет документы по почте
Если документы идут по почте, налоговая отправляет их не наугад. Для российской организации адрес берется из Единого государственного реестра юридических лиц — по месту нахождения самой компании или ее филиала и представительства. Это правило закреплено в п. 5 ст. 31 НК РФ.
Для иностранной организации, которая работает в России, документы идут по адресу места деятельности на территории страны из Единого государственного реестра налогоплательщиков. Иностранная организация, которая не работает в России через обособленное подразделение, получает документы по адресу, который сама предоставила налоговому органу. Исключение — международные организации и дипломатические представительства.
Что это значит для вас как для владельца ООО. Требование придет на юридический адрес, указанный в ЕГРЮЛ, а не на фактический офис и не на домашний адрес директора. Если вы переехали, а адрес в реестре не поменяли, документ все равно считается направленным правильно.
Электронная форма и личный кабинет
Для иностранных лиц, состоящих на учете в налоговом органе, предусмотрен электронный порядок. Документы, которые налоговая использует при реализации своих полномочий, передаются такому лицу в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика. Это указано в п. 6 ст. 31 НК РФ.
Для российской организации и ИП ориентируйтесь на адрес в ЕГРЮЛ или ЕГРИП и на те каналы, по которым вы реально получаете документы. Если требование пришло в электронном виде, не ждите бумажного дубля по почте. Проверяйте тот канал, который вы используете для обмена с налоговой.
Сколько дней дается на ответ
Срок зависит от вида проверки. По общему правилу документы, которые истребованы в ходе налоговой проверки, нужно представить в течение 10 дней со дня получения требования. Это п. 3 ст. 93 НК РФ.
Для отдельных случаев срок больше. При проверке консолидированной группы налогоплательщиков — 20 дней. При проверке иностранного лица, которое подлежит постановке на учет в налоговом органе, — 30 дней. Отсчет идет именно со дня получения требования, поэтому дата получения важна.
Если налоговая хочет сверить документы с оригиналами, должностное лицо вправе с ними ознакомиться. Такое право закреплено в п. 2 ст. 93 НК РФ. Значит, копии можно отправить, но оригиналы должны быть под рукой.
Как действовать при получении требования
Шаг первый — зафиксируйте дату получения. Сохраните конверт, почтовое уведомление или отметку в электронном канале. От этой даты считаются 10 дней, и спорить о сроках без подтверждения даты бесполезно.
Шаг второй — прочитайте, что именно истребуют. В требовании перечислены конкретные документы. Готовьте только их, не отправляйте весь архив наугад.
Шаг третий — проверьте адрес, по которому пришло требование. Если оно направлено на адрес из ЕГРЮЛ, а вы там не бываете, это ваша зона ответственности. Заберите корреспонденцию или организуйте ее получение.
Шаг четвертый — ответьте в срок. Если документов много, направьте их частями в пределах 10 дней. Молчание не приравнивается к согласию и не отменяет требование.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — не менять адрес в ЕГРЮЛ после переезда. Налоговая направит документ по старому адресу из реестра, и он будет считаться доставленным. Вы узнаете о требовании, когда срок на ответ уже прошел.
Вторая ошибка — считать, что требование приходит только на фактический офис. По п. 5 ст. 31 НК РФ адрес берется из ЕГРЮЛ, а не из договора аренды.
Третья ошибка — путать сроки. 10 дней — общее правило, 20 и 30 дней — отдельные случаи по п. 3 ст. 93 НК РФ. Если применить не тот срок, ответ уйдет с опозданием.
Четвертая ошибка — не сохранять подтверждение отправки ответа. При споре вам нужно доказать, что документы представлены вовремя и в полном объеме.
Последствие пропуска срока — налоговый орган вправе применить меры за непредставление документов. Точный размер ответственности зависит от ситуации, поэтому лучше не доводить до спора и отвечать в отведенные дни.
Частые вопросы
Куда придет требование, если организация сменила офис, а адрес в ЕГРЮЛ не меняла?
По адресу места нахождения организации, который содержится в ЕГРЮЛ. Фактический офис значения не имеет, поэтому адрес в реестре нужно обновлять.
Дается ли больше времени на ответ, если требование пришло по почте?
Срок считается со дня получения требования и составляет 10 дней по общему правилу. Для консолидированной группы — 20 дней, для иностранного лица, подлежащего постановке на учет, — 30 дней.
Может ли налоговая попросить оригиналы документов?
Да. Должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов, если это необходимо. Копии направляйте в срок, а оригиналы держите доступными.
Как иностранному лицу получить документы от налоговой?
В электронной форме через личный кабинет налогоплательщика. Такой порядок установлен для иностранных лиц, состоящих на учете в налоговом органе.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.