Книга учёта доходов и расходов (КуДиР) — это налоговый регистр, в котором ИП на УСН записывает все поступления и, если выбрал объект «доходы минус расходы», подтверждённые траты. Вести её нужно в течение года, а по итогам периода — закрыть и сдать декларацию: ИП на УСН отчитываются не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Без книги вы не сможете обосновать цифры в декларации.
Зачем ИП нужна КуДиР
КуДиР — основа для расчёта налога. Каждая запись в ней должна подтверждаться документом: выпиской по счёту, кассовым чеком, накладной, актом. Если налоговая запросит пояснения, книга покажет, откуда взялась сумма дохода и почему расход принят.
При объекте «доходы» ставка базовая — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Расходы в этом случае на налог не влияют, но записывать доходы всё равно обязательно. Книга — единственный документ, который связывает ваши поступления с суммой налога в декларации.
Что и как записывать
Записи ведите по порядку, по датам, на основании первичных документов. Каждая операция — отдельная строка: дата, документ, содержание, сумма. Нельзя вносить записи «задним числом» пачкой за полгода: так легче ошибиться и сложнее восстановить логику.
Доходы учитывайте в момент поступления денег: на расчётный счёт, в кассу, на карту. Если объект «доходы минус расходы», расходы принимайте только после оплаты и при наличии подтверждающих документов. Стоимость сырья и материалов, оплаченных ещё в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается в расходах по мере списания в производство.
Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. Электронную по итогам года распечатайте и подшейте. Исправлять записи нужно аккуратно: зачеркнуть неверное, вписать правильное и поставить подпись с датой.
НДС и лимиты: что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). ИП на УСН освобождены от НДС, пока доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Как только порог пройден, право на освобождение теряется с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение.
Для тех, кто применяет пониженные ставки НДС, действуют свои пороги: 5 % при доходах до 250 млн рублей и 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Если доходы превысили 450 млн рублей, право на ставки 5 % и 7 % утрачивается с 1-го числа месяца превышения (ст. 145 НК РФ).
Что это значит для книги. Считать доходы нужно точно и вовремя: от этого зависит не только налог по УСН, но и обязанность по НДС. Ошибка в учёте дохода может привести к тому, что вы позже узнаете о переходе на НДС и не успеете подготовиться.
Порядок действий по шагам
- Определите объект налогообложения. От него зависит, нужны ли вам разделы книги по расходам.
- Заведите книгу с начала года. Если начали позже, восстановите записи по документам за прошедшие месяцы.
- Записывайте каждое поступление и каждый подтверждённый расход в день операции.
- Раз в месяц сверяйте книгу с банковской выпиской и кассой.
- По итогам года закройте книгу, распечатайте электронную версию и подшейте.
- Сдайте декларацию: ИП — не позднее 25 апреля следующего года (ст. 346.23 НК РФ).
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учитывать доходы «по факту отгрузки», а не по оплате. На УСН доход признаётся по кассе, то есть по поступлению денег. Из-за этого налог может оказаться занижен или завышен.
Вторая — принимать в расходы траты без документов. При объекте «доходы минус расходы» такие суммы снимут при проверке, и налог пересчитают.
Третья — не следить за лимитом доходов. Превышение порога в 20 млн рублей лишает освобождения от НДС с начала месяца превышения (ст. 145 НК РФ). Повторно освобождение не предоставляется.
Четвёртая — не вести книгу вовсе, ссылаясь на небольшие обороты. Отсутствие регистра — нарушение порядка учёта, и при проверке подтвердить доходы будет нечем.
Частые вопросы
Нужна ли КуДиР ИП на УСН «доходы»?
Да. Даже если расходы не влияют на налог, доходы записывать обязательно: книга подтверждает сумму, указанную в декларации.
Что будет, если доходы превысят 20 млн рублей?
С 1-го числа месяца превышения вы теряете освобождение от НДС (ст. 145 НК РФ). Право на освобождение повторно не предоставляется.
Можно ли вести КуДиР в электронном виде?
Да. По итогам года электронную книгу распечатывают и подшивают. Бумажный вариант ведут от руки с подписью и датой исправлений.
Когда ИП сдаёт декларацию по УСН?
Не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). К этой дате книга должна быть закрыта.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».