КУДиР — книга учёта доходов и расходов. На УСН «доходы минус расходы» она служит основой для расчёта налоговой базы: в неё попадает всё, что вы заработали и потратили. Записи ведите по первичным документам и в той же хронологии, в какой шли операции.
Что такое КУДиР и зачем она нужна на УСН
КУДиР — это налоговый регистр. По её данным вы считаете авансовые платежи и налог за год, а инспекция при проверке сверяет цифры с декларацией. Если в книге нет операции, расход по ней не подтверждён.
На объекте «доходы минус расходы» книга важнее, чем на «доходах»: каждая строка расходов уменьшает налог, поэтому каждая должна опираться на документ. Ошибка в книге — это либо заниженный налог, либо спор с инспекцией.
Книгу ведут весь год. Организации и ИП заполняют её по мере операций, а не раз в квартал: так проще восстановить картину, если документы придут с опозданием.
Какие доходы и расходы попадают в книгу
В доходы включайте выручку от продаж и внереализационные поступления: оплату от покупателей, авансы, проценты по остаткам на счёте. Датой дохода на УСН считается день поступления денег на счёт или в кассу, а не день отгрузки.
В расходы записывайте только те затраты, которые прямо поименованы в перечне для УСН. Это, например, зарплата и взносы, аренда, покупка товаров для перепродажи, материалы, услуги подрядчиков, основные средства. Расход признаётся после фактической оплаты и при наличии подтверждающих документов.
Отдельно следите за товарами: их стоимость списывают в расходы по мере реализации, а не в момент оплаты поставщику. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитывают в том периоде, когда вы их фактически оплатили после перехода на УСН (ст. 346.25 НК РФ).
Как заполнять книгу: порядок действий
Заведите книгу на год: сейчас её удобнее вести в электронном виде, а по итогам года распечатать и прошнуровать. Каждую операцию записывайте отдельной строкой с датой, содержанием и суммой.
Действуйте так:
- Соберите первичные документы: выписки банка, кассовые документы, акты, накладные, чеки.
- Внесите доход в день поступления денег.
- Внесите расход, когда выполнены оба условия: есть документ и была оплата.
- Сверьте итоги за квартал с авансовым платежом, который вы платите.
- По итогам года закройте книгу и перенесите цифры в декларацию.
Декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Цифры в декларации должны совпадать с итогами книги до рубля.
Как переносить убытки прошлых лет
Если расходы превысили доходы, у вас убыток. На объекте «доходы минус расходы» его можно перенести на будущие периоды в течение 10 лет, следующих за тем годом, в котором получен убыток (ст. 346.18 НК РФ).
Переносите убытки в той очерёдности, в которой они получены. Сумму, не перенесённую на следующий год, можно целиком или частично отнести на любой из последующих девяти лет. Храните документы, которые подтверждают размер убытка, всё это время.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — записывать расход без оплаты. На УСН метод кассовый: пока деньги не ушли, расхода нет.
Вторая — включать в книгу затраты, которых нет в перечне для УСН. Такие суммы инспекция снимет, и налог придётся доплатить.
Третья — списывать товары в расходы сразу при покупке, а не по мере реализации. Это занижает налоговую базу в текущем квартале.
Четвёртая — терять первичные документы. Без них расход нечем подтвердить, и он превращается в спор с инспекцией.
Пятая — расхождение книги и декларации. Проверяйте итоги перед отправкой отчётности.
Последствия одинаковые: инспекция убирает неподтверждённые расходы, доначисляет налог и начисляет пени. Поэтому книгу лучше сверять с документами ежеквартально, а не в конце года.
Частые вопросы
Нужно ли распечатывать КУДиР, если я веду её в электронном виде?
Да, по итогам года книгу распечатывают, прошнуровывают и заверяют. Электронную книгу инспекция может запросить при проверке, поэтому храните её в доступном виде.
Что делать, если расход оплачен в декабре, а документы пришли в январе?
Отразите расход в том периоде, когда выполнены условия для его признания, и сохраните документы. Если операция относится к прошлому году, проверьте, не нужно ли уточнить уже сданную отчётность.
Можно ли учесть убыток, если я сменил объект налогообложения?
Перенос убытка доступен тем, кто применял объект «доходы минус расходы». При переходе на «доходы» учесть убыток прошлых лет уже нельзя.
Какую ставку налога указывать в книге?
В книге ставка не фиксируется: вы записываете доходы и расходы. Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ), а ставку для объекта «доходы минус расходы» уточняйте в своём регионе.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».