Письмо о применении УСН в 2026 году как отдельный документ не требуется: право на упрощённую систему подтверждает уведомление о переходе, поданное в налоговую инспекцию. Если вы уже работаете на УСН, дополнительно уведомлять инспекцию о применении режима не нужно. Письмо может понадобиться в другой ситуации — например, чтобы подтвердить право на освобождение от НДС или сообщить об изменении объекта налогообложения.
Что подтверждает право на УСН
Переход на упрощённую систему носит уведомительный характер. Организация или ИП сообщает в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства ИП о желании перейти на УСН не позднее 31 декабря календарного года, предшествующего году перехода (ст. 346.13 НК РФ). В уведомлении указывается выбранный объект налогообложения. Организации дополнительно указывают балансовую стоимость основных средств и размер доходов по состоянию на 1 октября года, предшествующего переходу.
Если вы подали уведомление в срок и получили подтверждение применения режима, отдельное письмо о применении УСН не нужно. Ваш режим виден инспекции по данным уведомления и отчётности. Документ, который иногда называют «письмом о применении УСН», на практике — это либо уведомление о переходе, либо заявление об освобождении от НДС, либо письмо-подтверждение для контрагента.
Когда письмо действительно нужно
Первая ситуация — освобождение от НДС. Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ). Если вы хотите пользоваться освобождением, подайте в инспекцию уведомление об освобождении. Это не письмо в свободной форме, а документ установленного порядка.
Вторая ситуация — подтверждение для покупателя или заказчика. Контрагент может запросить документ о том, что вы применяете УСН и не платите НДС. Такой документ оформляется как информационное письмо на бланке компании с указанием режима и периода его применения. Налогового значения оно не имеет, но помогает избежать споров по договору.
Третья ситуация — смена объекта налогообложения. Если вы хотите перейти с «доходов» на «доходы минус расходы» или обратно, подайте уведомление в налоговый орган. Срок — не позднее 31 декабря года, предшествующего году смены объекта.
НДС на УСН в 2026 году: что указать в документах
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если ваши доходы превысили порог освобождения, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Право на повторное освобождение при утрате не предоставляется.
На УСН можно применять специальные ставки НДС: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставка применяется ко всем операциям, разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются. Если выбрали специальную ставку, применять её нужно не менее 12 месяцев.
В письме для контрагента корректно указывать: «Применяем УСН, освобождены от НДС на основании ст. 145 НК РФ» либо «Применяем УСН, НДС по ставке 5 % (7 %) на основании п. 8 ст. 164 НК РФ». Формулировка «не платим НДС» без ссылки на основание вызовет вопросы у бухгалтерии покупателя.
Порядок действий: от уведомления до отчётности
Шаг 1. Проверьте, подано ли уведомление о переходе на УСН. Если вы только регистрируете бизнес, уведомление подаётся в установленном порядке при постановке на учёт. Если переходите с другого режима — до 31 декабря предшествующего года.
Шаг 2. Определите объект налогообложения. Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Объект указывается в уведомлении, менять его можно только со следующего года.
Шаг 3. Следите за доходами. При приближении к порогу освобождения от НДС подготовьте документы для перехода на уплату налога. При превышении лимитов УСН применяются правила ст. 346.13 НК РФ.
Шаг 4. Сдавайте декларацию в срок. Организации подают декларацию по УСН не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Шаг 5. Храните подтверждение режима. Уведомление с отметкой инспекции, квитанция об отправке через оператора связи или личный кабинет — ваш аргумент при спорах.
Ошибки и последствия
Ошибка первая — пропущен срок уведомления о переходе. Тогда право на УСН со следующего года не возникает, и вы остаётесь на общем режиме. Исправить это задним числом нельзя.
Ошибка вторая — неверно указан объект налогообложения. Если в уведомлении указан один объект, а отчётность сдаётся по другому, инспекция пересчитает налог. Возможны доначисление и пени.
Ошибка третья — работа без учёта порога освобождения от НДС. Превысили лимит, но продолжили выставлять счета без НДС — налог придётся заплатить из своей выручки. С 2026 года это особенно чувствительно при ставке 22 %.
Ошибка четвёртая — письмо контрагенту без ссылки на норму. Покупатель не сможет подтвердить вычет или освобождение, сделка может зависнуть. Указывайте статью НК РФ и период применения режима.
Ошибка пятая — утрата права на освобождение и отсутствие повторного. Если превысили порог, освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Повторно получить его нельзя (ст. 145 НК РФ).
Частые вопросы
Нужно ли каждый год подавать письмо о применении УСН?
Нет. Режим применяется до тех пор, пока вы не утратите право на него или не смените его добровольно. Ежегодное подтверждение не требуется.
Чем письмо отличается от уведомления?
Уведомление — документ для налоговой, он влияет на режим налогообложения. Письмо — информационный документ для контрагента или внутренних целей, налоговых последствий не создаёт.
Что делать, если контрагент требует подтверждение УСН?
Подготовьте письмо на бланке компании: укажите ИНН, период применения УСН, объект налогообложения и основание освобождения от НДС со ссылкой на ст. 145 НК РФ. Подпишите у руководителя или ИП.
Можно ли применять разные ставки НДС на УСН для разных покупателей?
Нет. Ставка 5 % или 7 % применяется ко всем операциям, выбор фиксируется на 12 месяцев. Разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».