Квартальный 6-НДФЛ — это расчёт, который налоговый агент сдаёт по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев. По итогам года сдаётся тот же расчёт, но уже за год. Форма одна, меняется только период, за который вы отчитываетесь.
Кто сдаёт расчёт и за какой период
Сдают те, кто выплачивает доходы физлицам и выступает налоговым агентом по НДФЛ. Это ООО с сотрудниками и ИП, у которых есть наёмные работники или подрядчики-физлица. Если выплат физлицам не было, отчитываться не нужно.
Отчётных периодов внутри года три: первый квартал, полугодие и девять месяцев. Год — это отдельный, четвёртый период. За каждый из них вы подаёте расчёт в свою налоговую.
Расчёт строится нарастающим итогом. В расчёте за полугодие вы показываете данные с января по июнь, а не только за второй квартал. В расчёте за девять месяцев — с января по сентябрь. Это касается и сумм дохода, и сумм налога.
Что отразить в расчёте
В расчёте две части. Первая — общие суммы: сколько дохода вы начислили и выплатили, сколько налога исчислили, удержали и перечислили. Вторая — разбивка по датам: когда доход фактически получен, когда налог удержан и когда перечислен в бюджет.
Ключевое для владельца — совпадение дат. Налог удерживается при фактической выплате дохода, а перечисляется в бюджет в установленный срок. Если в расчёте дата удержания не совпадает с реальной датой выплаты, налоговая увидит расхождение.
Отдельно проверьте, что суммы из расчёта бьются с уплатой. Данные по перечисленному налогу сверяются с тем, что поступило в бюджет. Расхождение — повод для вопросов и требования пояснений.
Порядок действий перед сдачей
Сначала соберите все выплаты физлицам за период: зарплату, премии, отпускные, больничные, договоры подряда, дивиденды. Проверьте, что по каждой выплате определён доход и удержан налог.
Затем сверьте расчёт с платёжками. Сумма перечисленного налога в расчёте должна совпадать с суммой, которая ушла в бюджет. Если что-то не сошлось, найдите причину до отправки, а не после.
Дальше проверьте ставки. По общему правилу применяется ставка 13 процентов, если сумма налоговых баз за налоговый период не более 5 миллионов рублей. Если больше — 650 тысяч рублей и 15 процентов суммы, превышающей 5 миллионов рублей (п. 1.2 ст. 224 НК РФ). Ставка применяется к совокупности доходов резидента, указанных в пунктах 6.1 и 6.2 статьи 210 НК РФ.
Если у вас ИП на общей системе, помните про вычет по расходам. При отсутствии документов на расходы вычет по предпринимательской деятельности даётся в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности (ст. 221 НК РФ). Это влияет на базу, а значит, и на цифры в отчётности.
Частые ошибки
Первая ошибка — сдавать расчёт только за квартал, без нарастающего итога. Проверяющий увидит заниженные суммы за полугодие и девять месяцев.
Вторая — путать дату начисления и дату выплаты. Для расчёта важна фактическая выплата, потому что именно тогда вы становитесь налоговым агентом, который удержал налог.
Третья — неверно определить налоговый статус получателя дохода. От резидентства зависит применяемая ставка и порядок расчёта.
Четвёртая — забыть про доходы в натуральной форме и материальную выгоду. Они тоже входят в базу. При этом есть освобождения: например, доходы в виде материальной выгоды и иные доходы, полученные пострадавшими от террористических актов, стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств, и членами их семей, не облагаются (п. 46 ст. 217 НК РФ). Если применяете освобождение, основание должно быть документально подтверждено.
Последствия ошибок и опозданий
За недостоверные сведения и ошибки в расчёте налоговый агент отвечает по НК РФ. Проверьте цифры до отправки: исправлять после сдачи дороже, чем сверить заранее.
Если нашли ошибку уже после сдачи, подайте уточнённый расчёт за тот же период. Не ждите, пока расхождение обнаружит налоговая: тогда пояснения придётся давать в сжатые сроки.
Отдельно следите за сроками уплаты налога. Просрочка перечисления НДФЛ — это не только пени, но и штраф для налогового агента. Расчёт и платёжки должны сходиться по каждой дате.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ за квартал, если выплат физлицам не было?
Нет. Если вы не выплачивали доходы физлицам и не выступали налоговым агентом, отчитываться за этот период не нужно.
Чем квартальный расчёт отличается от годового?
Только периодом. Форма одна, но за первый квартал, полугодие и девять месяцев вы показываете данные нарастающим итогом, а за год — итог за весь налоговый период.
Что делать, если после сдачи нашли ошибку в суммах?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период с верными данными. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше вопросов возникнет при сверке с бюджетом.
Включать ли в расчёт выплаты подрядчикам-физлицам?
Да, если вы выплачиваете им доход и выступаете налоговым агентом. Такие выплаты входят в базу наравне с зарплатой сотрудников.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.