МЧД — это машиночитаемая доверенность. Электронный документ, который даёт сотруднику или подрядчику право подписывать отчётность от имени компании или ИП. Без неё подпись чужого человека налоговая не примет: отчётность будет считаться неподписанной.
Зачем нужна МЧД
Руководитель ООО подписывает отчётность своей электронной подписью. Если он отправляет декларации сам, доверенность не нужна. Другое дело, когда этим занимается бухгалтер, помощник или внешняя компания.
У такого сотрудника есть своя электронная подпись. Но она подтверждает только его личность, а не право действовать за фирму. Право даёт МЧД. В ней указано, кто, от чьего имени и что именно может подписывать.
У ИП ситуация похожая. Предприниматель может выдать доверенность на бухгалтера или родственника, чтобы тот сдавал отчётность и подписывал документы.
Какие отчёты подписывают по МЧД
По доверенности можно сдавать декларацию по УСН. Организации подают её не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Так же работает декларация по НДС. Её подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Доверенность нужна и для других форм: расчётов по налогам, пояснений в ответ на требования, заявлений. Если сотрудник подписывает что-то от имени компании, у него должно быть основание.
Как оформить МЧД
Доверенность формируют в электронном виде и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП. Бумажный вариант с печатью для электронной отчётности не подойдёт.
Порядок действий такой:
- Определите, кому и на что выдаёте доверенность. Чем точнее перечень полномочий, тем меньше рисков.
- Проверьте, что у получателя есть действующая электронная подпись.
- Сформируйте МЧД в сервисе оператора электронного документооборота или в программе для сдачи отчётности.
- Подпишите доверенность своей электронной подписью.
- Передайте файл доверенности сотруднику. Он приложит его к каждой отправке.
- Проверьте, что доверенность видна в реестре и налоговая может её проверить.
Срок действия вы указываете сами. Можно выдать доверенность на год, на три года или на конкретную сделку. Если срок не указан, документ считается недействительным.
Ошибки, из-за которых отчётность не проходит
Самая частая ошибка — отправить декларацию без МЧД. Налоговая получит файл, но подпись не признает. Отчётность будет считаться непредставленной, а это грозит штрафом и блокировкой счёта.
Вторая ошибка — неверные полномочия. Если в доверенности указана только сдача деклараций, а сотрудник отправляет ещё и пояснения, эти документы не примут. Перечень полномочий должен покрывать всё, что подписывает человек.
Третья ошибка — просроченная доверенность. Срок закончился, а сотрудник продолжает отправлять отчёты. Формально он подписывает документы без права подписи.
Четвёртая ошибка — опечатки в ИНН, КПП или названии компании. Данные в доверенности должны совпадать с данными в декларации. Расхождение приведёт к отказу.
Пятая ошибка — отзыв доверенности без уведомления сотрудника. Вы отозвали полномочия, а человек продолжает работать. Его подписи станут недействительными, и разбираться придётся вам.
Что будет, если МЧД нет
Налоговая не примет отчётность, подписанную чужим человеком без доверенности. Декларация по УСН или НДС будет считаться непредставленной. Дальше — штраф и требование сдать отчёт заново.
Если декларация по НДС не представлена, налоговая может приостановить операции по счетам. Работа компании остановится до тех пор, пока отчётность не будет принята.
Есть и другой риск. Сотрудник без доверенности подписывает документы, а потом увольняется. Доказать, что он действовал по вашему поручению, будет сложно. Спорные операции и вычеты придётся объяснять в налоговой.
Как проверить, что всё в порядке
Перед каждой отправкой убедитесь, что доверенность действует и полномочия покрывают нужный документ. Проверьте, что в МЧД верные ИНН, КПП и название.
После отправки сохраните квитанцию о приёме. В ней видно, приняла ли налоговая отчётность. Если пришёл отказ, разберитесь в причине до истечения срока сдачи.
Ведите учёт выданных доверенностей. Отзывайте их, когда сотрудник уходит или перестаёт заниматься отчётностью. Так вы не оставите в системе лишние действующие полномочия.
Частые вопросы
Можно ли сдавать отчётность без МЧД?
Да, если декларацию подписывает и отправляет сам руководитель ООО или ИП своей электронной подписью. Доверенность нужна, когда отчётность подписывает другой человек.
На какой срок выдают МЧД?
Срок вы указываете в самой доверенности. Если срок не указан, документ считается недействительным, и подписанные им отчёты не примут.
Что будет, если в доверенности не хватает полномочий?
Документ, который сотрудник подписал за пределами полномочий, налоговая не примет. Отчётность придётся подать заново, а срок сдачи может быть уже пропущен.
Нужна ли новая МЧД, если сотрудник уволился?
Да, доверенность нужно отозвать. Иначе в системе останутся действующие полномочия на человека, который больше не работает в компании.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.