Миграционный учёт в кадровом делопроизводстве — это набор действий работодателя при приёме на работу иностранного гражданина и в ходе его работы. Вам нужно проверить документы, оформить трудовые отношения и направить уведомления в нужные ведомства. Порядок зависит от статуса работника: постоянно проживающий, временно проживающий или временно пребывающий.
Кто попадает под правила
Правила касаются любого работодателя, который берёт на работу человека с иностранным гражданством. Не имеет значения, ООО это или ИП, сколько у вас сотрудников и на какую должность вы принимаете иностранца.
Отдельно смотрите на статус документа, который подтверждает право человека находиться в России. От этого зависит набор ваших действий и то, какие уведомления нужно подавать.
Если человек приехал из страны, входящей в единое экономическое пространство с Россией, часть процедур упрощена. Но трудовой договор и кадровые документы оформляются так же, как с остальными работниками.
Документы при приёме на работу
До подписания трудового договора проверьте документы иностранца. Вам нужны документ, удостоверяющий личность, и документ, подтверждающий право на пребывание и работу в России. Сделайте копии и храните их в личном деле.
Проверьте, чтобы сведения в документах совпадали. Разные написания имени, номера и адреса создают проблемы при уведомлениях и при проверках.
Отдельно уточните, может ли человек работать по своему статусу. Если документы не дают такого права, принимать его на работу нельзя.
Оформляйте трудовой договор письменно. В нём указывайте данные документа, подтверждающего право на пребывание, и сведения о разрешении на работу, если оно требуется. Один экземпляр договора передайте работнику.
Уведомления и постановка на учёт
После приёма иностранца работодатель направляет уведомления в территориальный орган по вопросам миграции. Уведомление подаётся по установленной форме. Сделать это нужно в срок, который отсчитывается от даты заключения трудового договора.
Если работник приехал и ему нужно поставить на учёт по месту пребывания, это делает принимающая сторона. Работодатель часто выступает принимающей стороной, если предоставляет жильё или является адресом пребывания. Уточните этот момент до того, как человек начнёт работать.
Уведомляйте и о расторжении трудового договора. Прекращение отношений с иностранцем — такое же основание для уведомления, как и приём на работу. Пропуск этого шага встречается чаще всего.
Копии отправленных уведомлений, отметки о приёме и почтовые квитанции храните. Это подтверждение того, что вы выполнили обязанность.
Кадровые документы и текущая работа
Ведите личное дело иностранного работника отдельно или с пометкой о статусе. В нём держите копии документов, трудовой договор, приказы и копии уведомлений.
Следите за сроком действия документов работника. Разрешение на работу, документ о пребывании и другие бумаги имеют ограниченный срок. Заранее запрашивайте у работника новые документы и обновляйте копии в деле.
Если работник меняет адрес пребывания, паспорт или иные данные, эти сведения тоже нужно отражать в документах и учитывать при уведомлениях. Заведите простой порядок: работник сообщает об изменениях, вы обновляете дело.
При увольнении оформите приказ, выдайте документы и направьте уведомление. Проверьте, что расчёт и запись в трудовой книжке сделаны в общем порядке.
Частые ошибки
Первая ошибка — принять иностранца без проверки документов. Работник может не иметь права на такую работу, а ответственность ляжет и на вас.
Вторая — не отправить уведомление о приёме или увольнении. Иногда уведомление отправляют не в тот орган или не по той форме.
Третья — неверные сведения в уведомлении. Опечатки в адресе, номере документа или дате договора делают уведомление недостоверным.
Четвёртая — не хранить подтверждения отправки. Без копии и квитанции доказать, что вы уведомили ведомство, сложно.
Пятая — не следить за сроками документов работника. Просроченный документ превращает законного работника в нарушителя, а вопросы возникают и к вам.
Последствия нарушений
За нарушения в сфере миграционного учёта предусмотрена административная ответственность. Она касается и работодателя, и должностных лиц. Размеры зависят от состава нарушения и могут быть значительными для бизнеса.
Кроме штрафов возможны приостановление деятельности и другие меры. При повторных нарушениях ответственность усиливается.
Проверки проводят органы по вопросам миграции и трудовые инспекции. Они запрашивают кадровые документы и сведения об уведомлениях. Отсутствие документов или подтверждений отправки трактуется не в вашу пользу.
Отдельный риск — репутационный и операционный. Если работника приходится увольнять из-за проблем с документами, вы теряете время на поиск замены и переобучение.
Как выстроить порядок работы
Опишите процедуру приёма иностранца в одном внутреннем документе. В нём перечислите, какие документы проверяет кадровик, кто готовит уведомления и кто отвечает за их отправку.
Назначьте ответственного. Один человек должен вести личные дела иностранных работников и следить за сроками документов.
Заведите журнал уведомлений. В нём фиксируйте дату договора, дату отправки уведомления, орган и способ отправки. Так вы быстро найдёте подтверждения при проверке.
Сверяйте формы уведомлений перед отправкой. Формы обновляются, и устаревший бланк может стать причиной отказа в приёме документов.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять о приёме иностранца, если он работает по патенту?
Да, приём на работу иностранца требует уведомления независимо от того, по какому документу он работает. Проверьте форму и орган, куда подаётся уведомление.
Что делать, если работник не принёс новый документ после истечения срока?
Запросите документ письменно и зафиксируйте отказ. До получения действующего документа не допускайте работника к работе, если его статус не позволяет работать.
Хранить ли копии уведомлений?
Да, храните копии уведомлений, отметки о приёме и квитанции об отправке. Это подтверждение исполнения обязанности при проверке.
Отвечает ли работодатель, если работник сам нарушил миграционные правила?
Работник отвечает за свои нарушения, но у работодателя есть собственные обязанности по проверке документов и уведомлениям. За их неисполнение отвечаете вы.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.