Отметку «Без налога (НДС)» в накладной или другом первичном документе ставят продавцы, освобождённые от обязанностей налогоплательщика, и лица, которые налогоплательщиками не являются. Если такую отметку поставили недостоверно, обязанность исчислить и уплатить налог переходит на продавца. Проверьте, есть ли у вас право на эту отметку, до того как выставите документ покупателю.
Кто вправе писать «Без налога (НДС)»
Право на отметку прямо связано со статусом продавца. В ст. 161 НК РФ сказано: налогоплательщики-продавцы, освобождённые от исполнения обязанностей налогоплательщика, и лица, не являющиеся налогоплательщиками, в договоре и первичном учётном документе делают соответствующую запись или проставляют отметку «Без налога (НДС)».
Речь идёт о двух ситуациях. Первая — вы работаете на спецрежиме или получили освобождение и потому НДС не платите. Вторая — вы изначально не являетесь налогоплательщиком НДС по своим операциям.
Отдельно учтите правило про счета-фактуры. По ст. 168 НК РФ, если вы применяете единый сельскохозяйственный налог или упрощённую систему и при этом освобождены от обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры вы не составляете. А если счёт-фактура всё же оформляется без выделения налога, на нём делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».
Что писать в накладной и договоре
Отметка нужна не только в накладной. Ст. 161 НК РФ требует, чтобы запись была и в договоре, и в первичном учётном документе. То есть одной надписи в накладной недостаточно, если в договоре с покупателем ничего не сказано.
Практический порядок такой. В тексте договора укажите, что цена не включает НДС, потому что продавец не является плательщиком налога или освобождён от его уплаты. В накладной в строке про налог поставьте отметку «Без налога (НДС)» вместо суммы. Формулировка должна совпадать с той, что указана в норме, — так меньше поводов для спора.
Если вы оформляете счёт-фактуру, действуйте по ст. 168 НК РФ: не выделяйте налог и проставьте на документе надпись или штамп «Без налога (НДС)». Смешивать два подхода нельзя — либо документ без налога с отметкой, либо документ с налогом.
Когда отметка становится ошибкой
Главный риск описан в ст. 161 НК РФ. Если установлен факт недостоверного проставления продавцом отметки «Без налога (НДС)» в договоре или первичном учётном документе, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на этого продавца.
Что значит недостоверно? Продавец поставил отметку, хотя права на неё не имел. Например, применял общий режим и должен был начислить налог по ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ), но вместо этого написал «Без налога (НДС)». Или утратил право на освобождение и не перестроил документы.
Отдельный сценарий прописан в ст. 161 НК РФ: при утрате права на освобождение от обязанностей налогоплательщика либо на применение патентной системы налогоплательщики-продавцы исчисляют и уплачивают налог по таким операциям начиная с периода, в котором перешли на общий режим. То есть смена статуса автоматически переводит ваши накладные в разряд документов с НДС.
Как проверить себя перед выставлением документа
Начните с вопроса: платите ли вы НДС в этом квартале. Если да — накладная без налога не ваш вариант, налог нужно предъявить покупателю. Если нет — проверьте, на каком основании вы освобождены и не закончилось ли это основание.
Дальше сверьте документы между собой. Договор, накладная и счёт-фактура должны говорить одно и то же: налога нет, есть отметка. Расхождение — повод для вопросов и от покупателя, и от налогового органа.
Затем проверьте, не появились ли операции, по которым вы обязаны исчислить налог как налоговый агент. По ст. 161 НК РФ такие агенты обязаны исчислить расчётным методом и уплатить в бюджет сумму налога независимо от того, исполняют они обязанности налогоплательщика или нет. В этом случае в накладной не должно быть отметки «Без налога (НДС)» — налог удерживается и перечисляется отдельно.
Сроки и отчётность, если налог всё же возник
Если вы обязаны платить НДС, декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Это важно для ситуации, когда отметку поставили ошибочно. Обязанность по налогу возникает у продавца, а значит, появляется и обязанность отчитаться. Чем позже вы заметите ошибку, тем больше кварталов придётся пересчитывать.
Если вы работаете с экспортом и применяете ставку 0 процентов, комплект подтверждающих документов собирается по ст. 165 НК РФ. Там же перечислены транспортные и товаросопроводительные документы, включая коносамент, морскую накладную или международную авиационную грузовую накладную с указанием места разгрузки за пределами таможенной территории Евразийского экономического союза. Накладная без НДС в эту логику не вписывается: при ставке 0 процентов налог не исчезает, а подтверждается документами.
Частые вопросы
Можно ли поставить «Без налога (НДС)» в накладной, если я на упрощёнке?
Да, если вы освобождены от обязанностей налогоплательщика. Тогда в договоре и первичном документе делается запись или ставится отметка «Без налога (НДС)» по ст. 161 НК РФ. Счёт-фактуру в этом случае вы не составляете (ст. 168 НК РФ).
Что будет, если отметка окажется недостоверной?
Обязанность по исчислению и уплате налога возложат на вас как на продавца. Это прямо следует из ст. 161 НК РФ. Дальше придётся подать декларацию по ст. 174 НК РФ и перечислить налог долями в установленные сроки.
Нужна ли отметка в договоре, если она уже есть в накладной?
Да, ст. 161 НК РФ говорит о договоре и первичном учётном документе вместе. Одной надписи в накладной недостаточно. Проверьте, что в договоре тоже зафиксировано, что цена без НДС.
Я утратил право на освобождение в середине года. Что делать с накладными?
С периода перехода на общий режим вы исчисляете и уплачиваете налог по ст. 161 НК РФ. Значит, отметку «Без налога (НДС)» ставить уже нельзя, а налог нужно предъявить покупателю по ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.