Накладная с НДС — это документ на отгрузку, в котором отдельно показана сумма налога. Сам по себе НДС в накладной не даёт права на вычет: для вычета нужен счёт-фактура или универсальный передаточный документ. Поэтому проверяйте не только накладную, но и счёт-фактуру по каждой поставке.
Что такое накладная с НДС и чем она отличается от счёта-фактуры
Накладная подтверждает, что товар передан покупателю. Она фиксирует наименование, количество, цену и стоимость. Если продавец платит НДС, в стоимости отдельной строкой выделяют налог.
Счёт-фактура — документ для налога. Его составляет продавец, и именно он служит основанием для вычета у покупателя. Накладная одна вычет не подтверждает.
По ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счёт-фактуру и вести книги покупок и продаж при операциях, которые признаются объектом налогообложения. Исключение — операции, освобождённые от налога по ст. 149 НК РФ, если иное не предусмотрено подпунктом 1.1 пункта 2 ст. 169 НК РФ.
Есть и особенность для продаж неплательщикам НДС. При реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав лицам, которые не являются налогоплательщиками или освобождены от обязанностей налогоплательщика, счёт-фактура не составляется. Исключение — товары, подлежащие прослеживаемости. Это правило прямо указано в п. 3 ст. 169 НК РФ.
Какая ставка и как показать налог в документах
Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Её применяют, если операция не попадает под пониженную или нулевую ставку.
Сумму налога продавец предъявляет покупателю дополнительно к цене. По ст. 168 НК РФ в расчётных документах и счетах-фактурах сумму налога выделяют отдельной строкой.
Для розницы правило другое. При реализации товаров населению по розничным ценам сумма налога включается в цену. На ярлыках и ценниках налог не выделяют (п. 6 ст. 168 НК РФ).
Если вы работаете с бизнесом, показывайте НДС отдельной строкой в счёте-фактуре и в накладной. Так покупатель увидит, сколько он платит за товар, а сколько — налог.
Отдельно про налоговых агентов. По п. 5 ст. 168 НК РФ при реализации товаров, работ, услуг налоговыми агентами составляют счёт-фактуру с надписью или штампом «НДС исчисляется налоговым агентом». Это касается случаев, когда налогоплательщик выступает налоговым агентом по НДС.
Порядок действий: от отгрузки до отчётности
Сначала определите, облагается ли операция НДС. Если да, начислите налог по ставке 22 % сверх цены и предъявите его покупателю.
Затем оформите документы на отгрузку. Составьте счёт-фактуру и передайте её покупателю. В накладной покажите сумму налога отдельной строкой.
Дальше отразите операцию в книге продаж. По ст. 169 НК РФ ведение книг покупок и продаж обязательно для налогоплательщиков.
Потом отчитайтесь и заплатите налог. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Пример по срокам. За четвёртый квартал 2026 года декларацию нужно подать до 25 января 2027 года. Платежи идут до 28 января, 28 февраля и 28 марта 2027 года.
Если вы ввозите товары, сроки и порядок уплаты при ввозе регулирует ст. 177 НК РФ. Там же описаны случаи, когда обязанность по уплате считается исполненной за счёт обеспечительного платежа при поставке из стран Евразийского экономического союза.
Экспорт: нулевая ставка и документы
При экспорте можно применить ставку 0 %. Но право на неё нужно подтвердить. Порядок установлен ст. 165 НК РФ.
По контракту с иностранным покупателем полный текст представлять не обязательно. Достаточно выписки, где есть условия поставки, сроки, цена и вид продукции (п. 1.1 ст. 165 НК РФ).
Нужны и копии транспортных, товаросопроводительных или иных документов. Они подтверждают вывоз товаров в пункт назначения за пределами территории России и иных территорий под её юрисдикцией.
Требования зависят от транспорта. При вывозе воздушным транспортом за пределы Евразийского экономического союза подают копию грузовой накладной с указанием аэропорта разгрузки или перегрузки за пределами таможенной территории союза. При ввозе воздушным транспортом из страны, не входящей в союз, нужна копия грузовой накладной с указанием аэропорта погрузки или перегрузки за пределами таможенной территории союза.
Для морских перевозок при ввозе представляют копию коносамента, морской накладной или иного документа о приёме товара к перевозке. В графе «Порт погрузки» должно быть указано место за пределами таможенной территории Евразийского экономического союза.
Соберите документы заранее. Если подтверждения нет, налог придётся платить по общей ставке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать накладную основанием для вычета. Покупателю нужен счёт-фактура или универсальный передаточный документ. Без него вычет заявить нельзя.
Вторая ошибка — не выделить налог в документе для покупателя. По ст. 168 НК РФ сумму налога предъявляют отдельной строкой. Если строки нет, покупатель не увидит налог и может отказаться от сделки.
Третья ошибка — не выставить счёт-фактуру при облагаемой операции. По ст. 169 НК РФ это обязанность налогоплательщика. Проверьте, не попадает ли ваша операция под исключения.
Четвёртая ошибка — пропустить сроки. Декларация подаётся до 25-го числа, платежи — до 28-го числа трёх месяцев по ст. 174 НК РФ. Пропуск срока означает просрочку и разбирательство с налоговой.
Пятая ошибка — продавать без НДС лицам, которые не являются налогоплательщиками, и не учитывать исключение для прослеживаемых товаров. По п. 3 ст. 169 НК РФ по таким товарам счёт-фактура нужен.
Проверяйте документы до отгрузки. Сверяйте ставку, сумму налога и реквизиты. Ошибку в накладной исправить проще, чем в уже сданной декларации.
Частые вопросы
Нужна ли накладная с НДС, если покупатель — ИП на упрощёнке?
Да, если вы платите НДС и операция облагается налогом. Сумму налога покажите отдельной строкой. Но счёт-фактуру такому покупателю можно не составлять, если он не является налогоплательщиком НДС и товар не подлежит прослеживаемости (п. 3 ст. 169 НК РФ).
Можно ли получить вычет по накладной без счёта-фактуры?
Нет. Накладная подтверждает передачу товара, а не право на вычет. Для вычета нужен счёт-фактура или универсальный передаточный документ.
Какую ставку указывать в накладной в 2026 году?
Общую ставку 22 %, если операция не попадает под пониженную или нулевую ставку (п. 3 ст. 164 НК РФ). При экспорте ставка 0 % применяется только после подтверждения по ст. 165 НК РФ.
Когда платить НДС за квартал?
Декларацию подайте до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платите равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.