Декларация 3-НДФЛ — это отчёт физического лица о доходах и налоговых вычетах за год. Владельцу бизнеса она нужна, если он получал доходы, по которым налог не удержали, или хочет вернуть НДФЛ через вычет. Отчёт подаётся по окончании налогового периода, то есть за прошедший год.
Кому из владельцев бизнеса нужна 3-НДФЛ
Индивидуальный предприниматель на общем режиме отчитывается по доходам от предпринимательской деятельности. Если он не может документально подтвердить расходы, вычет даётся в размере 20 процентов общей суммы доходов от такой деятельности. Это закреплено в ст. 221 НК РФ.
Учредитель ООО, который работает в компании по трудовому договору, обычно не сдаёт 3-НДФЛ по зарплате: налог удерживает работодатель как налоговый агент. Декларация понадобится, если он продал имущество, получил доход от источника вне компании или заявляет вычет.
Отдельный случай — доходы по договорам гражданско-правового характера. Исполнитель вправе уменьшить базу на фактически произведённые и документально подтверждённые расходы, связанные с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 221 НК РФ). Если налог с таких выплат не удержан, доход заявляется в декларации.
Какие вычеты можно заявить
Вычеты по расходам, связанным с деятельностью, при отсутствии налогового агента предоставляются при подаче декларации по окончании налогового периода (ст. 221 НК РФ). К таким расходам относится и государственная пошлина, уплаченная в связи с деятельностью.
Имущественные и социальные вычеты тоже заявляются через 3-НДФЛ. Часть из них можно получить в упрощённом порядке: он установлен ст. 221.1 НК РФ. Упрощённый порядок не отменяет обычную подачу декларации, если нужного вычета в этом перечне нет.
ИП на общем режиме уменьшает доходы на вычет по фактическим расходам. Для этого нужны документы: договоры, чеки, платёжные поручения, акты. Без них остаётся вычет в размере 20 процентов доходов.
Порядок действий
Сначала соберите документы за год: договоры, акты, платёжки, чеки, справки о доходах. Отдельно отложите бумаги по расходам, которые хотите заявить к вычету.
Затем заполните декларацию. В ней указываются все полученные за налоговый период доходы, налоговые вычеты, источники выплаты доходов, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, и суммы авансовых платежей (ст. 229 НК РФ). Доходы, освобождённые от налогообложения, можно не указывать.
Подайте декларацию в налоговую по месту учёта. После подачи проверьте, что сумма налога к доплате или возврату совпадает с вашими расчётами. Если налог доначислен по декларации, уплатить его нужно не позднее чем через 15 календарных дней с момента подачи такой декларации (ст. 229 НК РФ).
Ставки и статус налогоплательщика
Ставка зависит от налогового статуса. Для лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, ставка установлена в размере 30 процентов в отношении всех доходов, кроме отдельных исключений (ст. 224 НК РФ). Для резидентов действуют другие ставки, поэтому статус проверяйте до расчёта налога.
Если вы подолгу работаете за границей, статус резидента может измениться. Тогда пересчитайте налог по нужной ставке и проверьте, не появилась ли обязанность подать декларацию. Ошибка в статусе — частая причина неверной суммы в отчёте.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — занизить доходы или не указать источник выплаты. Декларация должна содержать полную картину доходов за год (ст. 229 НК РФ). Расхождение с данными налоговой приводит к вопросам и доначислению.
Вторая ошибка — заявить расходы без подтверждающих документов. Вычет по фактическим расходам требует документального подтверждения (ст. 221 НК РФ). Без бумаг вы получите только вычет в размере 20 процентов доходов.
Третья ошибка — пропустить срок уплаты после подачи. Налог, доначисленный по декларации, платится не позднее чем через 15 календарных дней с момента её подачи (ст. 229 НК РФ). Просрочка означает пени и возможный штраф.
Четвёртая ошибка — путать декларацию ИП и декларацию физлица. Это разные отчёты с разными правилами. Если вы совмещаете роли, проверьте, какой именно отчёт и за какой период нужен.
Частые вопросы
Нужна ли 3-НДФЛ учредителю ООО, если он только получает зарплату?
Обычно нет. Налог с зарплаты удерживает работодатель как налоговый агент. Декларация нужна, если появились другие доходы или вы заявляете вычет.
Можно ли не подтверждать расходы документами?
Можно, но тогда вычет составит 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности (ст. 221 НК РФ). С документами вычет считается по фактическим расходам.
В какой срок платить налог после подачи декларации?
Если по декларации налог доначислен, уплатить его нужно не позднее чем через 15 календарных дней с момента подачи (ст. 229 НК РФ).
Какая ставка, если я не налоговый резидент?
В отношении всех доходов таких лиц ставка установлена в размере 30 процентов, кроме отдельных исключений (ст. 224 НК РФ). Проверьте свой статус до расчёта налога.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.