Проверка фискального накопителя — это сверка данных кассовой техники с отчётностью, которую вы сдали в налоговую. Инспекторы смотрят, совпадают ли суммы выручки в фискальных документах и в декларациях. Если расхождения есть, у вас запросят пояснения, а по итогам проверки могут доначислить налог.
Что такое фискальный накопитель и зачем его проверяют
Фискальный накопитель — это устройство в кассовом аппарате, которое хранит сведения о каждом расчёте. Оно записывает сумму, время и признаки операции и передаёт данные оператору фискальных данных. Налоговая получает эти сведения и сравнивает их с тем, что вы заявили в отчётности.
Проверяют накопитель не отдельно от бизнеса. Это часть общей налоговой проверки: камеральной или выездной. Инспектора интересует, вся ли выручка прошла через кассу и попала в налоговую базу.
Камеральная проверка: как это работает
Камеральная проверка идёт по месту нахождения налогового органа. Отдельного решения руководителя для неё не нужно, она проводится в силу служебных обязанностей инспекторов (ст. 88 НК РФ). Срок — три месяца со дня, когда вы представили декларацию или расчёт (ст. 88 НК РФ).
В ходе такой проверки налоговая может запросить у вас документы и пояснения. Если данные кассы расходятся с декларацией, ждите требования объяснить разницу. Пояснения можно подать в налоговый орган, куда вы сдали декларацию, либо в уполномоченный налоговый орган — в том числе через личный кабинет налогоплательщика (ст. 88 НК РФ).
Выездная проверка: когда приходят с проверкой кассы
Выездная проверка проходит на вашей территории или в помещении налогового органа. Решение о её проведении принимает руководитель или заместитель руководителя налоговой инспекции. В решении указывают дату и номер — эти данные потом попадут в акт проверки (ст. 100 НК РФ).
На время приостановления выездной проверки налоговая прекращает истребовать у вас документы и возвращает все подлинники, которые забрала, кроме документов, полученных при выемке. Также приостанавливаются действия инспекторов в вашем помещении, связанные с проверкой (ст. 89 НК РФ).
Повторная выездная проверка возможна по тем же налогам и за тот же период независимо от того, когда была предыдущая. При её назначении ограничения по повторным проверкам не действуют, а проверить могут период не более трёх календарных лет, предшествующих году решения о проверке (ст. 89 НК РФ).
Какие документы подготовить
Соберите фискальные отчёты из накопителя и сверьте их с декларациями за проверяемый период. Подготовьте кассовые документы, которые подтверждают расчёты с покупателями. Если расхождения объяснимы — например, были возвраты или операции, не подлежащие налогообложению, — заранее подготовьте пояснения с подтверждающими бумагами.
Проверьте, что все подлинники, которые налоговая истребовала, у вас в порядке и учтены. При выездной проверке часть документов может быть изъята в ходе выемки — такие бумаги не возвращают при приостановлении проверки (ст. 89 НК РФ).
Как оформляют результаты и что делать с актом
По итогам проверки составляют акт. В нём указывают, кто проводил проверку и их должности, дату и номер решения о выездной проверке либо дату сдачи декларации для камеральной, перечень представленных вами документов, проверяемый период, налог, даты начала и окончания проверки, ваш адрес (ст. 100 НК РФ).
Акт подписывают инспекторы и вы или ваш представитель. Если вы отказываетесь подписывать, в акте делают соответствующую запись (ст. 100 НК РФ). Подпись не означает согласия с выводами — она подтверждает, что вы ознакомлены с документом.
Частые ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — не сверять данные кассы с отчётностью до проверки. Расхождения всплывают уже в требовании налоговой, и времени на подготовку остаётся мало.
Вторая — игнорировать запросы пояснений. Молчание не останавливает проверку, а инспектор делает выводы по тем данным, что у него есть.
Третья — не сохранять документы по расчётам. Без подтверждающих бумаг объяснить разницу между кассой и декларацией не получится.
Частые вопросы
Сколько длится камеральная проверка?
Три месяца со дня представления декларации или расчёта (ст. 88 НК РФ).
Могут ли проверить те же налоги и период повторно?
Да, повторная выездная проверка по тем же налогам и за тот же период возможна независимо от времени предыдущей проверки (ст. 89 НК РФ).
Что будет, если не подписать акт проверки?
В акте сделают запись об отказе. Это не отменяет результаты проверки, но фиксирует, что вы с актом ознакомлены (ст. 100 НК РФ).
Возвращают ли документы, если проверку приостановили?
Да, все подлинники возвращают, кроме документов, полученных в ходе выемки (ст. 89 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.