Общие требования к бухгалтерскому учёту сводятся к простому: вы обязаны вести учёт так, чтобы из документов было видно, откуда пришли доходы, куда ушли расходы и как вы посчитали налоги. А ещё — хранить эти документы и данные учёта пять лет. Если документов нет или они восстановлены «по памяти», при проверке доказать свою позицию не получится.
Что именно вы обязаны обеспечить
Требование к учёту сформулировано в ст. 23 НК РФ. Налогоплательщик обязан в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе — документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание налогов.
Обратите внимание на два слова: «данные учёта» и «документы». Это не одно и то же. Данные учёта — это записи в программе, регистры, базы. Документы — это первичка: счета, акты, накладные, платёжки, кассовые документы. Хранить нужно и то, и другое.
Пятилетний срок — не «от даты документа вообще», а от момента, когда документ понадобится для расчёта налога. На практике безопаснее считать пять лет от окончания налогового периода, в котором документ использовался. Если сомневаетесь — храните дольше.
Порядок действий для владельца
Начните с инвентаризации: какие документы есть, где они лежат и в каком виде. Проверьте, что первичка за текущий год не теряется между бухгалтером, менеджерами и курьерами.
Дальше зафиксируйте правила хранения. Кто отвечает за архив, где он физически находится, как устроен доступ. Если учёт ведёт подрядчик, пропишите в договоре, что документы и данные учёта — ваша собственность и передаются вам по акту.
Отдельно проверьте электронный обмен. Счета и акты от поставщиков часто приходят на почту и остаются там. Их нужно скачивать и складывать в архив, иначе к моменту проверки почта окажется пустой.
И последнее: убедитесь, что данные учёта можно выгрузить. Если программа ведётся сторонней компанией и доступа к выгрузке у вас нет, вы фактически не владеете своими данными учёта.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая и самая частая — хранить только то, что «нужно бухгалтеру». Договоры, деловая переписка, документы по спорным сделкам часто остаются вне архива. А именно ими подтверждают расходы и реальность операций.
Вторая — восстанавливать документы задним числом. Дубликат счёта, подписанный сегодняшней датой вместо прошлогодней, вызывает больше вопросов, чем его отсутствие.
Третья — путать сроки. Люди выбрасывают документы через три года, потому что «столько хранят». По ст. 23 НК РФ срок — пять лет.
Четвёртая — хранить всё в одном месте без резервной копии. Потеря ноутбука или доступов к программе означает потерю учёта.
Последствия для бизнеса
Если документов нет, вы не сможете подтвердить расходы и вычеты. Налог пересчитают исходя из того, что есть у проверяющих, — а у них есть ваши доходы. Доначисление, пени и штраф лягут на компанию.
Отсутствие документов и данных учёта — это самостоятельное нарушение обязанностей налогоплательщика по ст. 23 НК РФ. Его рассматривают отдельно от самой неуплаты налога.
Для директора риск не только финансовый. Когда документов нет, объяснять позицию компании приходится лично, и любая неточность в показаниях работает против бизнеса.
Что сделать в ноябре
До конца года удобно закрыть архивные вопросы: в декабре обычно не до этого. Проверьте, что первичка за уходящий год собрана полностью, а документы прошлых лет лежат в доступном месте.
Составьте короткий внутренний регламент: кто, что и куда складывает. Достаточно одной страницы. Если учёт на подряде — сверьтесь с договором и заберите копию базы.
Частые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы для налоговой?
Пять лет. По ст. 23 НК РФ вы обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и документов, подтверждающих доходы, расходы и уплату налогов.
Нужно ли хранить данные учёта, если документы уже сданы в архив?
Да. Ст. 23 НК РФ говорит и о данных учёта, и о документах. Выгружайте базу и храните выгрузки вместе с первичкой.
Что будет, если документы утеряны?
Вы не подтвердите расходы и вычеты, налог пересчитают. Плюс само отсутствие документов и данных учёта — нарушение обязанностей по ст. 23 НК РФ.
Отвечает ли директор лично?
Директор отвечает за организацию учёта и сохранность документов. При разборе ситуации объяснения даёт именно он, поэтому архив должен быть в порядке.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.