Налоговая проверка юридического лица бывает камеральной и выездной. Камеральная идет по вашей отчетности в инспекции, выездная — у вас в офисе или в помещении налогового органа по решению руководителя инспекции. От вида проверки зависит, какие документы у вас запросят и сколько времени она займет.
Камеральная проверка: что это и когда проходит
Камеральная проверка проводится по декларациям и расчетам, которые вы сдали. Отдельного решения о ее начале вам не присылают, вы просто сдаете отчетность — и она попадает в проверку.
С 2025 года действует правило: камеральная проверка за налоговые периоды истекшего календарного года начинается не раньше 1 февраля следующего года (ст. 88 НК РФ). То есть декларацию за 2025 год инспекция проверяет начиная с 1 февраля 2026 года.
Отдельный случай — реорганизация или ликвидация. Если в ЕГРЮЛ внесена запись о том, что организация в процессе реорганизации или ликвидации, проверка за истекшие периоды текущего года начинается со дня, следующего за днем внесения записи (ст. 88 НК РФ). Ликвидацию нельзя завершить раньше окончания такой проверки. Если вы закрываете ООО, это напрямую влияет на сроки.
Что делать: следите за требованиями о пояснениях в личном кабинете и отвечайте на них. Если в декларации есть расхождения с данными инспекции, пояснения помогут снять вопросы на раннем этапе.
Выездная проверка: решение, предмет и периоды
Выездная проверка проводится на основании решения налогового органа. В решении должны быть указаны полное и сокращенное наименование организации либо ФИО налогоплательщика, предмет проверки — то есть конкретные налоги, правильность исчисления и уплаты которых проверяют, и периоды проверки (ст. 89 НК РФ).
Проверять могут не только головной офис, но и деятельность филиалов и представительств. Инспекция вправе провести самостоятельную выездную проверку филиала или представительства по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты региональных и местных налогов (ст. 89 НК РФ).
Есть ограничения, которые полезно знать. По одним и тем же налогам за один и тот же период две и более выездные проверки филиала или представительства проводить нельзя. В отношении одного филиала или представительства в течение календарного года допускается не более двух выездных проверок. Срок самостоятельной проверки филиала или представительства не может превышать один месяц (ст. 89 НК РФ).
Что делать: получив решение, проверьте, что в нем указано. Наименование, налоги и периоды — это рамки, за которые проверяющие не должны выходить.
Требование о представлении документов
В ходе проверки должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого лица документы, необходимые для проверки (ст. 93 НК РФ). Это основной инструмент, с которым вы столкнетесь.
Если проверяющий находится на территории вашей организации, требование передается руководителю — законному или уполномоченному представителю — либо физическому лицу, его законному или уполномоченному представителю, лично под расписку (ст. 93 НК РФ). Расписка фиксирует, что вы требование получили.
Что делать: ведите учет входящих требований. Отмечайте дату получения, перечень запрошенных документов и кто в компании отвечает за подготовку. Если документов много, готовьте их по описи, чтобы потом было чем подтвердить состав переданного.
Кто получает документы от инспекции
Документы от налогового органа можно получать через уполномоченного представителя. В этом случае обязанность по получению считается исполненной, только если в инспекции есть документы, подтверждающие полномочия владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи на получение документов от этого налогового органа (ст. 23 НК РФ).
Если уполномоченным представителем выступает юридическое лицо, нужны еще документы, подтверждающие полномочия физического лица — владельца сертификата — на получение документов. Исключение — когда это физическое лицо является законным представителем такого юридического лица (ст. 23 НК РФ).
Что делать: если доступ к личному кабинету или переписку с инспекцией ведет не директор, оформите полномочия заранее и передайте подтверждающие документы в инспекцию. Иначе требование могут считать неполученным, а срок на ответ — пропущенным.
Типичные ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — не отвечать на требования. Молчание не останавливает проверку, а инспекция делает выводы по тем данным, которые у нее есть.
Вторая — отвечать устно. Любые пояснения по расхождениям в декларации лучше давать письменно, со ссылками на документы.
Третья — не проверять решение о выездной проверке. Если в нем неверно указаны налоги или периоды, это стоит зафиксировать сразу, а не после окончания проверки.
Четвертая — путать проверку головной организации и филиала. По филиалам действуют отдельные правила и ограничения по количеству проверок и срокам (ст. 89 НК РФ). Если у вас есть обособленные подразделения, держите их документы отдельно.
Пятая — начинать ликвидацию, не рассчитав время. Завершить ликвидацию раньше окончания камеральной проверки нельзя (ст. 88 НК РФ).
Частые вопросы
Придет ли инспекция без предупреждения?
Нет. Выездная проверка проводится на основании решения налогового органа, в котором указаны наименование, предмет и периоды проверки (ст. 89 НК РФ).
Сколько выездных проверок может быть у одного филиала за год?
Не более двух в течение одного календарного года. Срок самостоятельной проверки филиала или представительства — не больше одного месяца (ст. 89 НК РФ).
Когда начнут проверять декларацию за прошлый год?
Камеральная проверка за налоговые периоды истекшего календарного года проводится начиная с 1 февраля следующего года (ст. 88 НК РФ).
Как получить требование, если с инспекцией работаю не я?
Через уполномоченного представителя. Полномочия владельца квалифицированного сертификата на получение документов должны быть подтверждены в самом налоговом органе (ст. 23 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.