Налоговый учет на УСН — это учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов (КУДиР). По ней вы считаете налоговую базу и заполняете декларацию. Отчитываться нужно по итогам года: организации сдают декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля следующего года (ст. 346.23 НК РФ).
Что именно нужно вести
Главный документ — книга учета доходов и расходов. Вести ее обязаны все налогоплательщики на УСН (ст. 346.24 НК РФ). Форму и порядок заполнения утверждает налоговый орган, поэтому берите актуальный бланк, а не прошлогодний.
Записывайте каждую операцию, которая влияет на налог: поступления от продаж, внереализационные доходы, оплаченные и документально подтвержденные расходы. Записи делайте по первичным документам: выпискам банка, кассовым документам, актам, накладным.
Если вы на объекте «доходы», расходы в книге не уменьшают налог, но их все равно нужно отражать в отдельных графах. Книга должна быть у вас в наличии к моменту проверки, даже если вы ведете ее в электронном виде.
Сроки и порядок отчетности
Налоговый период по УСН — год. По его итогам вы подаете декларацию: организация — до 25 марта, ИП — до 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ). Авансовые платежи платятся в течение года, но декларация по ним не сдается.
Отдельный срок действует, если вы утратили право на УСН. Тогда декларацию нужно подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором это произошло (ст. 346.23 НК РФ). Пропустите срок — получите требование, пени и штраф.
Если вы только начинаете деятельность, проверьте, подано ли уведомление о переходе на УСН. Организации и ИП подают его с даты постановки на учет, указанной в выписке из реестра (ст. 346.13 НК РФ). Без уведомления вы работаете на общем режиме.
Лимиты доходов и НДС в 2026 году
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для бизнеса на УСН действует освобождение от НДС, пока доходы не превысили порог. По ст. 145 НК РФ порог составляет 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год и 10 млн рублей за 2030 год и далее.
Превысили порог — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС (ст. 145 НК РФ). Права на повторное освобождение после утраты нет.
Вместо общей ставки на УСН можно применять пониженные ставки НДС: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают по всем операциям сразу, применять разные ставки в зависимости от покупателя нельзя (ст. 164 НК РФ).
Базовая ставка самого налога на УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ). Уточните свою ставку в региональном законе: регионы вправе ее снижать.
Как организовать учет без ошибок
Заведите правило: любое движение денег попадает в книгу в течение недели, а не в конце года. Так вы вовремя увидите приближение к лимиту по НДС и не станете пересчитывать налог задним числом.
Храните первичные документы по расходам. На объекте «доходы минус расходы» без подтверждающих документов расход не примут, и налог вырастет. На объекте «доходы» документы нужны для подтверждения самих доходов и для проверки.
Сверяйте книгу с банковской выпиской перед сдачей декларации. Расхождения — самая частая причина доначислений. Если нашли ошибку за прошлый период, исправьте книгу и подайте уточненную декларацию.
Следите за лимитом доходов для самой УСН. При превышении вы теряете право на спецрежим и переходите на общий, а декларацию по УСН подаете за квартал утраты права (ст. 346.23 НК РФ). Пересчет налогов при этом будет существенным.
Частые ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — не вести книгу вообще, ссылаясь на то, что «налог считается сам». При проверке отсутствие учета — самостоятельное нарушение, даже если налог уплачен верно.
Вторая — путать кассовый учет с отгрузкой. На УСН доход признается по оплате, поэтому записывайте поступления по дате денег, а не по дате акта.
Третья — не замечать рост доходов. Порог для освобождения от НДС небольшой, и его легко перешагнуть в конце года. Считайте доход нарастающим итогом ежемесячно.
Четвертая — терять документы по расходам. Восстановить их задним числом сложно, а без них расход не учтут.
Частые вопросы
Когда ИП на УСН сдает декларацию за год?
Не позднее 25 апреля года, следующего за отчетным (ст. 346.23 НК РФ). Организации сдают ее раньше — до 25 марта.
Нужно ли платить НДС, если доход небольшой?
Нет, пока доход не превысил порог освобождения. По ст. 145 НК РФ это 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год и 10 млн рублей за 2030 год и далее.
Какую ставку НДС выбрать на УСН при росте доходов?
Можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставка действует по всем операциям, выбирать ее под каждого покупателя нельзя.
Что будет, если не вести книгу учета доходов и расходов?
Это нарушение порядка учета. При проверке у вас не будет подтверждения доходов и расходов, а налог могут пересчитать по данным налогового органа.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».