Штатный главный бухгалтер на УСН не обязателен по закону. Обязанность вести учет есть, а вот держать такую должность в штате вы не должны. Решать стоит по объему операций и по тому, появилась ли у вас обязанность платить НДС.
Что закон требует от компании на УСН
УСН освобождает организацию от налога на прибыль и налога на имущество, кроме объектов с кадастровой стоимостью (ст. 346.11 НК РФ). Но учет доходов и расходов вести нужно: записи идут в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Декларацию организация подает не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля следующего года (ст. 346.23 НК РФ).
Требования к должности главного бухгалтера закон к УСН не предъявляет. Вы можете вести учет сами, поручить его приходящему бухгалтеру или отдать на аутсорсинг. Ответственность за отчетность и уплату налогов все равно остается на владельце и руководителе.
Когда без главбуха не обойтись
Первый признак — вы перестали понимать свои цифры. Если вы не можете за пять минут сказать, сколько заработали за квартал и сколько заплатите налогов, учет ведется плохо. На УСН это опасно: неверная база ведет к недоимке, пеням и штрафу.
Второй признак — рост операций. Много контрагентов, экспорт, агентские схемы, несколько видов деятельности, сотрудники, касса, эквайринг. Чем больше документов, тем выше цена ошибки приходящего специалиста, который занят вами пару часов в неделю.
Третий признак — НДС. С 1 января 2026 года общая ставка НДС 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Как только порог пройден, появляются счета-фактуры, книги покупок и продаж, декларация по НДС. Это отдельный блок работы, который требует постоянного внимания.
Что делать, если доходы выросли
Сначала посчитайте доход за нужный период и сравните с порогом освобождения. Если он превышен, вы утрачиваете освобождение с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение (ст. 145 НК РФ). Повторно освобождение не дают.
Дальше выберите ставку. На УСН можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Базовая ставка самого упрощенного налога — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ).
Проверьте, кто ведет у вас НДС. Если приходящий бухгалтер берется только за декларацию по УСН, ищите другого исполнителя или берите человека в штат. Ошибки в НДС дорогие: неверный вычет или пропущенный счет-фактура приводят к доплате налога.
Штатный, приходящий или аутсорсинг
Штатный главбух нужен, когда поток документов идет ежедневно и решения принимаются быстро. Он видит первичку, следит за сроками и отвечает на вопросы в тот же день. Минус — постоянные расходы на зарплату, налоги и рабочее место, даже если месяц был пустой.
Приходящий бухгалтер подходит небольшой компании с простыми операциями. Он приходит по графику, сдает отчетность, считает налоги. Слабое место — он не видит ваши сделки между визитами, а в сезон у него несколько клиентов.
Аутсорсинг закрывает учет целиком: первичка, зарплата, отчетность, переписка с налоговой. Вы получаете доступ к документам и отчетам, но не держите человека в штате. Проверяйте, кто именно будет вести вашу компанию и как быстро он отвечает.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая — экономить на учете при росте выручки. Компания переходит порог освобождения от НДС, а учет остается на прежнем уровне. Итог — доплата налога и штраф.
Вторая — не передавать документы вовремя. Приходящий бухгалтер считает по тому, что получил. Нет накладной или чека — расход не учтен, налог выше.
Третья — считать, что УСН значит «можно не вести учет». Книгу доходов и расходов вести нужно (ст. 346.24 НК РФ), а декларацию сдавать в срок (ст. 346.23 НК РФ). Пропуск срока — повод для штрафа и блокировки счета.
Четвертая — не фиксировать передачу дел. При смене бухгалтера нужны акт приема-передачи документов и доступы к учету. Без этого новый исполнитель начнет с нуля и потратит время на восстановление.
Как принять решение
Ответьте на три вопроса. Сколько у вас операций в месяц? Появлялась ли обязанность по НДС? Готовы ли вы сами разбираться в налогах?
Если операций мало и порог не пройден, хватит приходящего бухгалтера. Если вы близко к порогу или уже платите НДС, нужен человек, который ведет учет постоянно. Формат — штат или аутсорсинг — выбирайте по бюджету и по тому, насколько быстро вам нужны ответы.
Частые вопросы
Обязана ли компания на УСН иметь главного бухгалтера в штате?
Нет. Закон требует вести учет и сдавать отчетность, а не держать такую должность. Учет можно передать приходящему бухгалтеру или на аутсорсинг.
Когда на УСН появляется НДС?
Когда доходы превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Освобождение теряется с 1-го числа месяца превышения, и повторно его не дают.
Какую ставку НДС платить на УСН при росте доходов?
Можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
В какие сроки сдавать декларацию по УСН?
Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».