Лимит численности — одно из условий применения УСН. Если сотрудников становится больше допустимого, право на упрощёнку теряется с начала квартала, в котором произошло превышение. Поэтому считать людей нужно не по штатному расписанию, а по правилам налогового учёта.
Кого считают при проверке лимита
Речь идёт о средней численности работников за налоговый период. Это не только те, кто сидит в офисе по трудовым договорам. В расчёт попадают совместители и люди, работающие по договорам гражданско-правового характера.
Внутренних совместителей считают один раз — как одного человека. Внешних совместителей учитывают отдельно. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком в среднюю численность не входят.
Среднюю численность считают за год, а не за каждый месяц отдельно. Для этого складывают численность за все месяцы и делят на число месяцев. Если у вас сезонный бизнес, пик летом не обнулит лимит, но повлияет на годовое значение.
Что происходит при превышении
Превысили лимит — с начала квартала, в котором это случилось, вы считаетесь плательщиком на общем режиме. Налоги придётся пересчитать: налог на прибыль или НДФЛ, НДС и налог на имущество по правилам общей системы.
Декларации по УСН за этот год уже не будет в привычном виде. Понадобится отчитаться по налогу на прибыль или НДФЛ и по НДС. Уведомлять налоговую о переходе отдельным заявлением не нужно: право на УСН прекращается автоматически.
Восстановительный учёт — самая тяжёлая часть. Придётся восстановить счета-фактуры, книгу покупок и продаж, раздельный учёт, если он был. Чем раньше вы это заметите, тем меньше правок.
Как считать сотрудников и не ошибиться
Считайте не только тех, кто оформлен по трудовой книжке. Договоры подряда, оказания услуг, авторские договоры — всё это увеличивает численность. Если вы привлекаете подрядчиков постоянно, проверьте, не пора ли перевести их в штат или, наоборот, отказаться от части работ.
Смотрите на численность заранее. Если по итогам месяца видите, что приближаетесь к пределу, прикиньте, что будет к концу квартала. Нанимать новых людей в последний месяц квартала рискованно: превышение сработает сразу.
Ведите отдельный учёт по каждому договору. Отметьте даты начала и окончания, вид договора, является ли человек внешним совместителем. Это пригодится, если налоговая запросит пояснения.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать только штатных сотрудников. Договоры ГПХ забывают, а именно они чаще всего и приводят к превышению.
Вторая — путать среднесписочную и среднюю численность. Для лимита нужна средняя, в неё входят совместители и подрядчики. Списочная численность для этой цели не подходит.
Третья — не замечать превышение до конца года. Пересчёт налогов за несколько кварталов, пени и уточнёнки отнимают много времени. Проверяйте численность ежеквартально, а не раз в год.
Четвёртая — оформлять сотрудников как подрядчиков, чтобы обойти лимит. Если отношения фактически трудовые, налоговая переквалифицирует договоры. Тогда численность вырастет задним числом, а вместе с ней и налоговые обязательства.
Что сделать сейчас
Проверьте среднюю численность за текущий год по месяцам. Сравните с пределом и посмотрите, сколько людей можно добавить без риска.
Проверьте все действующие договоры ГПХ. Если часть работ можно закрыть без привлечения людей, сделайте это до конца квартала.
Если превышение уже случилось, не ждите звонка из налоговой. Пересчитайте налоги, подайте уточнённые отчётности и доплатите. Это дешевле, чем спорить по итогам проверки.
Если бизнес растёт и лимит будет мешать, заранее просчитайте переход на общий режим или другие варианты. Решение лучше принимать до того, как превышение случится.
Частые вопросы
Входят ли совместители в лимит численности на УСН?
Да. Внешние совместители и люди на договорах гражданско-правового характера учитываются в средней численности наравне со штатными сотрудниками.
С какого момента теряется право на УСН при превышении?
С начала того квартала, в котором средняя численность превысила допустимую. Налоги за этот период пересчитывают по общему режиму.
Нужно ли сообщать в налоговую о превышении численности?
Отдельное уведомление не подаётся. Право на УСН прекращается автоматически, но отчитаться по общим налогам и доплатить их нужно самостоятельно.
Можно ли вернуться на УСН после превышения?
Перейти на упрощёнку снова можно, но не сразу: нужно выдержать срок, установленный для повторного перехода, и снова уложиться в лимиты по доходам и численности.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».