Основание для применения УСН — это ваше соответствие условиям главы 26.1 НК РФ и поданное в налоговую уведомление. Само по себе желание платить меньше налогов права на упрощёнку не даёт. Ниже — что проверить, какие документы оформить и какие ошибки чаще всего приводят к утрате права на УСН.
Кому доступна упрощённая система
УСН — добровольный режим. Организация или ИП применяет его, если подходит под ограничения главы 26.1 НК РФ и уведомила налоговый орган. Пока вы на УСН, вы не платите налог на прибыль организаций и налог на имущество организаций. Исключения — налог с доходов по отдельным ставкам и налог на недвижимость, база по которой определяется по кадастровой стоимости (ст. 346.11 НК РФ).
Для ИП упрощёнка заменяет НДФЛ от предпринимательской деятельности. Но это не значит, что налогов не будет вовсе: вместо них вы платите единый налог по УСН и, при определённых условиях, НДС.
Условия применения: что проверять каждый год
Право на УСН подтверждается не один раз при регистрации, а постоянно. Как только вы перестаёте соответствовать условиям, право на режим утрачивается. Следите за доходами, структурой бизнеса и видами деятельности.
Отдельно проверьте НДС. С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Порог снижается: 15 млн рублей за 2029 год и 10 млн рублей за 2030 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС. При этом на УСН можно применять пониженные ставки: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают заявлением, и применять её нужно ко всем операциям — разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются.
Как перейти на УСН: порядок действий
Шаг 1. Проверьте, подходите ли вы под режим. Посчитайте доходы, посмотрите на виды деятельности и структуру участия в других организациях. Если сомневаетесь, начните с письменного расчёта: какие доходы ожидаете в следующем году, какой объект налогообложения выгоднее.
Шаг 2. Выберите объект налогообложения. Их два: «доходы» и «доходы минус расходы». Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Для второго объекта ставка иная, её стоит уточнить в своей налоговой инспекции: регионы вправе устанавливать пониженные ставки.
Шаг 3. Подайте уведомление в налоговую. Без уведомления режим не начнёт действовать, даже если вы подходите под все условия. Сохраните подтверждение отправки или отметку инспекции о приёме — это ваш документ, подтверждающий основание применять УСН.
Шаг 4. Настройте учёт с первого дня. Разделите доходы и расходы по датам, заведите книгу учёта. Если работаете с НДС, заранее решите, какие ставки применяете и как выставляете счета-фактуры.
Отчётность и сроки
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Пропуск срока — это не только штраф, но и риск блокировки счёта.
Если вы прекращаете деятельность на УСН, уведомите налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства ИП не позднее 15 дней со дня прекращения такой деятельности (ст. 346.13 НК РФ). Это отдельное уведомление, его не заменяет закрытие расчётного счёта или запись в ЕГРЮЛ.
Ошибки, из-за которых теряют право на УСН
Не подали уведомление. Самый частый случай: бизнес считает, что «мы же маленькие», и работает без уведомления. Основания для УСН в этом случае нет, и налоги пересчитают по общему режиму.
Пропустили превышение порога по НДС. Доходы растут постепенно, и момент перехода легко не заметить. Проверяйте накопительную сумму доходов ежемесячно, а не в конце года. При превышении права на освобождение вы лишаетесь с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение (ст. 145 НК РФ). Повторно освобождение получить нельзя.
Применили разные ставки НДС к разным покупателям. Так нельзя: ставка применяется ко всем операциям. Если выбрали 5 % или 7 %, это решение на весь период.
Не учли переходные операции. При смене режима часть расходов и доходов учитывается по особым правилам (ст. 346.25 НК РФ). Например, стоимость сырья и материалов, оплаченных в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается при расчёте УСН в составе расходов по мере их использования. Если такие операции были, восстановите первичные документы заранее.
Вернулись на УСН слишком рано. Если вы утратили право на упрощёнку, повторно перейти на неё можно не ранее чем через один год после утраты права (ст. 346.13 НК РФ). Планируйте возврат заранее, иначе год придётся работать на общем режиме.
Последствия утраты права
Утрата права на УСН означает пересчёт налогов по общему режиму с начала того периода, в котором нарушено условие. Появится обязанность по НДС, налогу на прибыль или НДФЛ, а также нужно будет подать декларации по этим налогам. Разница между уплаченным единым налогом и налогами общего режима доплачивается в бюджет.
Практический вывод простой: основание для УСН — это документы и цифры, а не устная договорённость. Храните уведомление, книгу учёта и расчёты доходов. Раз в квартал сверяйте фактические доходы с порогами по НДС и по УСН.
Частые вопросы
Можно ли применять УСН без подачи уведомления?
Нет. Право на режим возникает только после того, как вы уведомили налоговый орган. Без уведомления налоги считаются по общему режиму.
Что будет, если доходы превысили 20 млн рублей?
Вы утрачиваете освобождение от НДС с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение (ст. 145 НК РФ). Дальше нужно начислять НДС: по общей ставке 22 % либо по ставке 5 % или 7 % при доходах в пределах 250 или 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Когда подавать декларацию по УСН?
Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Можно ли вернуться на УСН после утраты права?
Да, но не раньше чем через один год после того, как право было утрачено (ст. 346.13 НК РФ). Этот срок стоит учесть в планах на следующий год.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».