Отчётность в СФР — это в первую очередь персонифицированные сведения о работниках: их данные и суммы выплат в их пользу. Такие сведения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Если у вас нет сотрудников и выплат в их пользу, подавать эти сведения не о ком.
Что именно вы сдаёте
Речь идёт о персонифицированных сведениях о физических лицах. В них входят персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Основание — ст. 431 НК РФ.
Это регулярная, ежемесячная отчётность. Она не заменяет расчёт по страховым взносам и не отменяет его. Это отдельный поток данных о людях, которых вы привлекаете к работе.
Сроки: как не опоздать
Срок один и он ежемесячный: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. То есть за январь вы отчитываетесь не позднее 25 февраля, за февраль — не позднее 25 марта и так далее.
Правило простое: закончился календарный месяц — у вас есть время до 25-го числа следующего месяца. Отчитаться нужно за каждый месяц, в котором были выплаты в пользу физических лиц.
Если 25-е число выпадает на выходной, ориентируйтесь на перенос сроков. Не откладывайте на последний день: технические сбои при отправке случаются, а срок от этого не сдвигается.
Порядок действий для владельца
Шаг первый — соберите данные по каждому человеку, которому вы платили в истёкшем месяце. Нужны персональные данные и суммы выплат и вознаграждений.
Шаг второй — проверьте, что данные совпадают с тем, что вы отражаете в учёте. Расхождения между сведениями о выплатах и расчётом по взносам — частая причина вопросов от проверяющих.
Шаг третий — отправьте сведения. Срок — до 25-го числа. Сохраните подтверждение отправки: оно понадобится, если возникнет спор о том, сдали вы отчётность или нет.
Шаг четвёртый — сверьтесь с расчётом по страховым взносам. Сведения о сумме выплат, базе для исчисления взносов и самих взносах должны быть согласованы между документами.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — пропустить месяц, в котором не было привычных выплат, но были иные вознаграждения. Обязанность отчитаться привязана к факту выплат в пользу физических лиц, а не к вашему представлению о том, что месяц был «пустой».
Вторая ошибка — неверные персональные данные. Опечатка в данных работника превращает сданный отчёт в отчёт с недостоверными сведениями. Проверяйте написание имён, дат и реквизитов документов.
Третья ошибка — расхождение сумм. Если в сведениях одна сумма выплат, а в расчёте по взносам другая, это видно при сверке. Приводите документы в соответствие до отправки, а не после.
Четвёртая ошибка — отправка в последний день. В этот момент любая задержка канала связи или ошибка в файле становится вашей проблемой.
Последствия и как их избежать
За непредставление или недостоверные сведения предусмотрена ответственность. Точный размер штрафа зависит от состава нарушения и от того, какие именно данные пострадали. Поэтому не стоит рассчитывать, что «небольшая неточность» пройдёт незамеченной.
Практический вывод: выстройте ежемесячный ритм. Сразу после закрытия месяца формируйте сведения, проверяйте их и отправляйте с запасом по времени. Так вы не зависите от последнего дня и от работоспособности систем.
Если вы совмещаете УСН и НДС, помните про отдельные сроки. Декларацию по УСН организация подаёт не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ), общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Не смешивайте эти потоки. Отчётность в СФР — ежемесячная и про людей. Налоговая отчётность — своя, со своими сроками. Ведите единый календарь, где отмечены обе линии.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать сведения, если в месяце не было выплат?
Обязанность связана с выплатами и вознаграждениями в пользу физических лиц за истёкший месяц. Если выплат не было, сдавать нечего. Если сомневаетесь, проверьте, не было ли разовых вознаграждений.
Какой срок считается крайним?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Это единый ориентир для ежемесячных персонифицированных сведений.
Что будет, если в сведениях ошибка в данных работника?
Отчёт с недостоверными сведениями считается нарушением. Размер ответственности зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте данные до отправки.
Можно ли отправить сведения заранее?
Да, раньше срока отправлять можно. Главное — чтобы данные были полными и совпадали с расчётом по страховым взносам.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.