Отдел бухгалтерского учета и отчетности — это часть вашего бизнеса, которая собирает первичные документы, считает налоги и сдает отчетность в срок. В небольшой компании его может заменять один бухгалтер или вы сами. Задача одна: чтобы налоги были посчитаны верно, декларации сданы вовремя, а у налоговой не было вопросов.
Что входит в работу такого отдела
Бухгалтерский учет — это сплошной учет всех операций: поступлений, платежей, отгрузок, зарплат. Отчетность — это итог учета: декларации и отчеты, которые вы подаете в налоговую. Одно без другого не работает: если первичные документы не собраны, декларация будет неверной.
Владельцу бизнеса полезно понимать три вещи. Первое — какие налоги вы платите и по каким ставкам. Второе — какие декларации и в какие сроки сдаете. Третье — кто отвечает за каждую цифру. Если ответить на эти вопросы не получается, порядок в учете стоит навести.
Какие отчеты и когда сдавать
Сроки зависят от системы налогообложения и от того, кто вы — ООО или ИП.
По УСН декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если вы применяете другой объект или пониженную ставку, проверьте, что она действует в вашем регионе.
По НДС общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). То есть по итогам квартала у вас одна декларация и три платежа.
По бухгалтерской отчетности действует общее правило: организации сдают годовую отчетность не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухгалтерский учет.
Порядок действий: как выстроить учет
Начните с инвентаризации. Соберите все договоры, акты, счета-фактуры, банковские выписки и кассовые документы за последний год. Сверьте их с тем, что уже отражено в учете. Расхождения покажут, где теряются операции.
Затем зафиксируйте схему документооборота. Кто передает документы, в какой срок и в каком виде. Без этого первичка будет приходить к бухгалтеру в последний день перед сдачей декларации, и на проверку цифр времени не останется.
Дальше составьте календарь отчетности. Внесите в него сроки по каждому налогу: дату сдачи декларации и даты платежей. По НДС это четыре даты на квартал, по УСН — одна дата в году. Календарь должен быть у вас, а не только у бухгалтера.
Последний шаг — сверка с налоговой. Раз в квартал запрашивайте акт сверки расчетов. Так вы увидите переплату или долг до того, как на них начислили пени.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — сдавать НДС на бумаге. Декларация по этому налогу подается только в электронной форме (ст. 174 НК РФ). Бумажный вариант считается несданным.
Вторая — путать сроки декларации и сроки платежа. По НДС декларация уходит до 25-го числа, а первый платеж — до 28-го. Если платить в дату сдачи, можно попасть в просрочку.
Третья — неверно определить, обязаны ли вы сдавать бухгалтерскую отчетность. Правило про три месяца после окончания года действует для организаций, у которых нет освобождения (ст. 23 НК РФ). Проверьте свой случай, прежде чем решать, что отчетность не нужна.
Четвертая — не отвечать на требования налоговой. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан представлять документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и выполнять законные требования об устранении нарушений. Игнорирование требования превращает мелкую проверку в серьезную.
Последствия пропусков и ошибок
Если декларация не сдана, налоговая может приостановить операции по счетам. Если налог не уплачен, на сумму долга начисляют пени за каждый день просрочки. Точные размеры штрафов и пеней зависят от ситуации, поэтому считайте их по своей конкретной задолженности.
Ошибка в декларации тоже имеет цену. Если занижен налог, придется доплатить его, пени и штраф. Если ошибка найдена до того, как ее обнаружила налоговая, последствия мягче: вы успеваете подать уточненную декларацию и доплатить налог.
Отдельно про документы. Когда налоговая запрашивает бумаги, а вы их не храните или не можете найти, вы рискуете потерять вычеты и расходы. Первичка — это ваше доказательство. Храните ее так, чтобы нужный документ находился за пару минут.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный бухгалтер, если у меня ИП на УСН без сотрудников?
Нет, закон не требует держать штатного бухгалтера. Но декларацию по УСН нужно сдать не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ), а налог — посчитать верно. Многие ИП передают это на сторону или ведут учет сами.
Что будет, если сдать декларацию по НДС на бумаге?
Такая декларация считается непредставленной: по ст. 174 НК РФ отчетность по НДС подается в электронной форме. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
Когда платить НДС за квартал?
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). Например, за первый квартал — три платежа в апреле, мае и июне.
Обязан ли я сдавать бухгалтерскую отчетность за год?
Организации сдают ее не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Есть исключения, например когда организация не обязана вести бухгалтерский учет. Проверьте, попадаете ли вы под них.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.