Бухгалтерский учёт фиксирует хозяйственные операции компании в целом, а налоговый — только то, что влияет на налог. Налоговый учёт нужен, чтобы правильно посчитать налоговую базу, и его порядок вы устанавливаете сами в учётной политике. Если в регистрах бухгалтерского учёта не хватает данных для расчёта налога, их можно дополнить или вести отдельные регистры.
Зачем нужны два учёта
Налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Она строится на данных первичных документов, сгруппированных по правилам НК РФ (ст. 313 НК РФ). Цель — собрать полную и достоверную информацию о том, как учтены операции для налогообложения за отчётный и налоговый период.
Бухгалтерский учёт отвечает за картину бизнеса в целом: активы, обязательства, финансовый результат. Налоговый учёт отвечает на более узкий вопрос: сколько налога вы должны заплатить и на основании чего.
Эти две системы могут давать разные суммы по одной и той же операции. Это нормально, если расхождения объяснимы и подтверждены документами.
Кто и как устанавливает правила
Систему налогового учёта вы организуете самостоятельно. Работает принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому (ст. 313 НК РФ). Менять порядок учёта отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах.
Порядок ведения налогового учёта закрепляется в учётной политике для целей налогообложения. Её утверждает руководитель компании. Это ваш внутренний документ, а не форма, спущенная сверху.
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Формы регистров вы определяете сами.
Что должно быть в данных налогового учёта
Данные налогового учёта должны показывать:
- порядок формирования суммы доходов и расходов;
- порядок определения доли расходов, учитываемых для налогообложения в текущем периоде;
- сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесёте на расходы в следующих периодах;
- порядок формирования сумм создаваемых резервов;
- сумму задолженности по расчётам с бюджетом по налогу.
Если хотя бы один из этих блоков не прослеживается, налоговая база собирается «на глаз». При проверке это первое, что вызовет вопросы.
Чем подтверждаются данные
Подтверждением данных налогового учёта служат три вещи (ст. 313 НК РФ):
- Первичные учётные документы, включая справку бухгалтера.
- Аналитические регистры налогового учёта.
- Расчёт налоговой базы.
Регистр налогового учёта — документ, а не таблица «для себя». Его форма должна содержать обязательные реквизиты: наименование регистра, период или дату составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении. Без этих реквизитов регистр не выполняет свою функцию.
Как выстроить работу на практике
Сначала опишите в учётной политике для целей налогообложения, какие регистры вы применяете. Решите, дополняете ли вы регистры бухгалтерского учёта нужными реквизитами или ведёте отдельные налоговые регистры (ст. 313 НК РФ). Оба варианта допустимы.
Затем проверьте, что каждая сумма в расчёте налога опирается на первичный документ. Справка бухгалтера тоже считается первичным учётным документом, если она оформлена как положено.
Дальше закрепите, кто отвечает за регистры и кто их проверяет перед сдачей отчётности. Один человек ведёт учёт, другой сверяет — так ошибки ловятся до того, как их найдёт инспекция.
Типичные ошибки и последствия
Ошибка первая — учётная политика есть, но порядок налогового учёта в ней не описан. Тогда непонятно, откуда взялись цифры в декларации.
Ошибка вторая — регистры ведутся без обязательных реквизитов. Формально документ есть, а подтвердить операцию им нельзя.
Ошибка третья — расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом ничем не объяснены. Если разница возникла из-за операции, которую для налога учли иначе, это нужно показать в регистре или справке.
Последствие одно: при проверке налоговая база может быть пересчитана. Тогда к налогу добавятся пени и штраф. Спорить сложно, если подтверждающих документов и регистров нет.
Частые вопросы
Обязательно ли вести налоговый учёт отдельно от бухгалтерского?
Нет. Можно дополнять регистры бухгалтерского учёта дополнительными реквизитами и формировать из них регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Отдельные регистры — тоже допустимый вариант.
Кто утверждает порядок налогового учёта?
Руководитель компании. Порядок закрепляется в учётной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).
Может ли налоговая обязать меня вести регистры по её форме?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Чем подтверждаются данные налогового учёта?
Первичными учётными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учёта и расчётом налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.