Перечень расходов при УСН закрытый: учесть можно только то, что прямо названо в Налоговом кодексе, и только если расход оплачен и подтверждён документами. При объекте «доходы» расходы не уменьшают налог вообще. Поэтому сначала проверьте, какой у вас объект налогообложения, а потом решайте, что и как списывать.
Какой объект у вас и что это меняет
На УСН два объекта. При объекте «доходы» налог считают с выручки по базовой ставке 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Никакие затраты здесь не учитываются: ни закупка товаров, ни аренда, ни зарплата. Единственное, что уменьшает налог, — страховые взносы, но это отдельная тема, не расходы.
При объекте «доходы минус расходы» налог платят с разницы между доходами и расходами. Здесь перечень затрат имеет значение: чем больше подтверждённых расходов, тем меньше налог. Но и риск ошибки выше: если инспекция не примет расход, налог доначислят.
Объект можно менять, но не чаще раза в год. Если вы на «доходах» и тратите много, посчитайте, что выгоднее, до начала следующего года.
Что можно учесть: перечень
Перечень расходов при УСН установлен в Налоговом кодексе. Он закрытый: если затраты в нём не названы, учесть их нельзя, даже если они реальные и нужны для бизнеса. К типичным и допустимым расходам относятся:
- материалы и сырьё, которые вы оплатили и списали в производство;
- товары, купленные для перепродажи, — по мере их реализации (ст. 346.17 НК РФ);
- расходы, связанные с реализацией товаров: хранение, обслуживание, транспортировка;
- оплата труда, включая выплаты по трудовым договорам;
- налоги, сборы и страховые взносы — в фактически уплаченной сумме (ст. 346.17 НК РФ);
- аренда помещений и оборудования, коммунальные платежи за используемые объекты;
- услуги связи, интернета, банковские комиссии за расчётное обслуживание;
- покупка основных средств и нематериальных активов — равными частями в течение года;
- ремонт и обслуживание основных средств, используемых в бизнесе.
Список в кодексе шире, чем эти строки. Если сомневаетесь по конкретной трате, проверьте формулировку в кодексе до оплаты, а не после.
Как подтверждать расходы
Расход признают только при двух условиях: он оплачен и у вас есть документ, подтверждающий сумму и назначение платежа. Без документов расход не существует для налоговой.
Что подойдёт: договор, счёт, платёжное поручение или кассовый чек, акт выполненных работ, товарная накладная, универсальный передаточный документ. Храните всё, что связано с оплатой и получением товара или услуги.
Отдельно про товары. Купили партию — расход появился не в момент оплаты, а когда товар продан. Пока товар лежит на складе, он не уменьшает налог. Это частая причина расхождений между вашей прибылью и налоговой базой.
Переход на УСН: что делать со старыми расходами
Если вы перешли на УСН с другого режима, часть затрат можно учесть по особым правилам. Например, расходы на товары, купленные для перепродажи до перехода, учитывают по мере реализации (ст. 346.25 НК РФ). Расходы, связанные с их хранением, обслуживанием и транспортировкой, — в том периоде, когда вы их фактически оплатили уже на УСН.
Стоимость сырья и материалов, оплаченных в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается при расчёте УСН по мере их использования, то есть списания в производство (ст. 346.25 НК РФ). Это касается тех, кто работал на вменённом налоге.
Проверьте такие затраты отдельно от текущих: их нельзя списать одной суммой, только по мере реализации или списания.
НДС и ставки: что изменилось
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для бизнеса на УСН есть освобождение от НДС, если доходы не превысили порог: 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен в течение года, обязанность платить НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Следите за доходами помесячно, а не по итогам года.
Вместо общей ставки на УСН можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставку выбирают заявлением, и применять её нужно ко всем операциям, а не выборочно по покупателям. Отказаться от неё можно не раньше чем через 12 месяцев (ст. 164 НК РФ).
Ошибки и последствия
Первая ошибка — списать расход, которого нет в перечне. Например, штрафы, личные траты владельца, представительские затраты без подтверждения. Инспекция снимет такие суммы, и налог придётся доплатить.
Вторая — учесть расход раньше времени. Товар оплачен, но не продан; материал куплен, но лежит на складе. Расход признают позже, и налог за период окажется больше, чем вы посчитали.
Третья — нет документов. Потеряли накладную или платёжку — расход не подтверждён. Восстанавливайте документы сразу, а не к проверке.
Четвёртая — путаница с НДС. Если вы обязаны платить НДС, входной налог и суммы по ставкам 5 % или 7 % учитываются по отдельным правилам. Не смешивайте их с обычными расходами.
Последствия одинаковые: доначисление налога, пени за каждый день просрочки и штраф. Поэтому расходы проверяют до оплаты, а не после сдачи отчётности.
Сроки отчётности
Декларацию по УСН организация подаёт не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). К этой дате расходы за год должны быть собраны и подтверждены.
Заведите привычку: каждая трата в день оплаты получает документ и попадает в учёт. Тогда к сроку сдачи ничего не придётся искать и доказывать.
Частые вопросы
Можно ли учесть при УСН «доходы» расходы на закупку товара?
Нет. При объекте «доходы» налог считают с выручки по ставке 6 %, расходы не учитываются (ст. 346.20 НК РФ). Уменьшить налог можно только на страховые взносы, но это не расходы в смысле главы о УСН.
Когда списывать товар, купленный для перепродажи?
По мере реализации (ст. 346.17 НК РФ). Пока товар на складе, расход не признаётся, даже если вы его оплатили. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку учитывают в том периоде, когда вы их фактически оплатили.
Что будет, если инспекция не примет расход?
Налог доначислят, начислят пени за каждый день просрочки и штраф. Поэтому проверяйте, есть ли затрата в перечне и есть ли документы, до того как включать её в учёт.
Нужно ли платить НДС, если я на УСН?
Зависит от доходов. Освобождение действует, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ). При превышении обязанность платить НДС возникает с 1-го числа следующего месяца.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».