Письмо об УСН — это документ, которым налоговая подтверждает, что компания или ИП применяет упрощённую систему. Отдельной формы такого письма в Налоговом кодексе нет. На практике его заменяют уведомление о переходе на УСН, информационное письмо из налоговой или выписка из реестра.
Зачем нужно письмо об УСН
Письмо чаще всего просят контрагенты. Покупателю или заказчику нужно убедиться, что вы работаете на упрощёнке и не выставите счёт с НДС. Банк может запросить подтверждение при открытии счёта или кредите. Иногда документ нужен для участия в закупках и для проверки партнёра перед крупной сделкой.
Сам по себе спецрежим не требует ежегодного подтверждения. Вы применяете УСН, пока соблюдаете условия и не отказались от неё. Поэтому «продлевать» письмо каждый год не нужно.
Чем письмо отличается от уведомления
Уведомление — это документ, которым вы сообщаете налоговой о переходе на УСН. Его подают при регистрации бизнеса или до 31 декабря предыдущего года, если переходите с другого режима (ст. 346.13 НК РФ). В уведомлении указывают выбранный объект налогообложения. Организации дополнительно указывают балансовую стоимость основных средств и размер доходов на 1 октября предыдущего года.
Письмо — это ответ налоговой или выписка из её базы. Уведомление вы составляете сами, письмо формирует инспекция. Путать эти документы не стоит: контрагенту нужно подтверждение, а не ваш старый бланк.
Где взять подтверждение
Самый быстрый способ — личный кабинет налогоплательщика. Там видно, какой режим применяется, и можно скачать подтверждающий документ. Если нужна бумага с отметкой, направьте в инспекцию запрос о предоставлении информации. Ответ приходит по почте, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет (ст. 145 НК РФ).
Третий вариант — выписка из книги учёта доходов и расходов. Для ИП на некоторых режимах она прямо названа документом, подтверждающим право на освобождение от НДС (ст. 145 НК РФ). Для УСН подойдёт заверенная выписка из книги учёта доходов и расходов за нужный период.
Если вы только зарегистрировались и подали уведомление вместе с документами на регистрацию, сохраните вторую копию с отметкой о приёме. Она пригодится, пока налоговая не внесла данные в систему.
Что проверить в документе
В подтверждении должны быть ИНН, ОГРН или ОГРНИП, дата постановки на учёт и указание на применяемый режим. Проверьте, что объект налогообложения указан верно: «доходы» или «доходы минус расходы». Ошибка в объекте приведёт к неверному расчёту налога и спорам с инспекцией.
Отдельно смотрите на дату. Контрагенту важно понимать, что на момент сделки вы действительно на УСН. Если письмо старое, приложите свежую выписку или декларацию за последний период.
НДС и лимиты: что изменилось
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, пока доходы не превысили 20 млн рублей за 2026–2029 годы. За 2030 год порог составит 15 млн рублей, за 2031 год и далее — 10 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Если лимит превышен, право на освобождение теряется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Повторно освобождение не дают (ст. 145 НК РФ). Поэтому контрагенты и просят письмо: им нужно знать, будет ли в счёте НДС.
Вместо общей ставки на УСН можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбранную ставку нельзя менять в зависимости от покупателя. Применять её нужно ко всем операциям.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать, что письмо об УСН выдаётся автоматически. Его нужно запросить. Вторая — отправлять контрагенту уведомление о переходе вместо подтверждения из налоговой: партнёр может не принять такой документ.
Третья ошибка — не следить за лимитом доходов. Превышение порога означает утрату освобождения от НДС и обязанность платить налог. Четвёртая — путать сроки отчётности. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Пятая ошибка — менять ставку НДС по отдельным сделкам. Так делать нельзя: ставка применяется ко всем операциям налогоплательщика.
Частые вопросы
Обязана ли налоговая выдать письмо об УСН?
Да, по запросу инспекция предоставляет информацию о применяемом режиме. Ответ направляют по почте, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет.
Можно ли подтвердить УСН выпиской из книги учёта доходов и расходов?
Да, заверенная выписка подходит как подтверждение. Для ИП она прямо названа документом, подтверждающим право на освобождение от НДС (ст. 145 НК РФ).
Что будет, если доходы превысят 20 млн рублей?
С 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, вы утратите освобождение от НДС. Повторно освобождение не предоставляется (ст. 145 НК РФ).
Нужно ли брать новое письмо каждый год?
Нет. Спецрежим действует, пока вы соблюдаете условия. Но если контрагенту нужна свежая дата, запросите актуальную выписку или приложите последнюю декларацию.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».