Пояснительная записка — это текстовое дополнение к бухгалтерской отчетности. В ней расшифровывают цифры из баланса и отчета о финансовых результатах и объясняют события, которые на цифры повлияли. Обязанность сдавать её есть не у всех: многое зависит от того, обязана ли ваша организация вести бухгалтерский учет и представлять годовую отчетность.
Кто сдает отчетность и что с запиской
Организация, у которой нет обязанности представлять годовую бухгалтерскую отчетность в государственный информационный ресурс, сдает её в налоговую по месту нахождения. Срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Исключения прямо названы в норме: организации, которые по закону не ведут бухучет, религиозные организации и те, кто представляет годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации.
Записка идет вместе с отчетностью как её часть. Если вы сдаете годовой комплект, готовьте документы одним пакетом. Отдельного срока для записки нет: она подчиняется общему сроку сдачи отчетности.
Что писать в записке
Записка должна помогать читателю понять отчетность, а не повторять её. Опишите, чем вы занимаетесь и как организован учет. Назовите применяемую учетную политику и то, как вы признаете выручку и расходы.
Раскройте статьи, которые без пояснений непонятны. Например, из чего сложилась дебиторская задолженность, что входит в основные средства, какие кредиты и займы у вас есть и когда их возвращать. Если были крупные разовые операции, опишите их отдельно.
Отдельный блок — события после отчетной даты. Это то, что произошло уже после окончания отчетного года, но важно для оценки положения компании. Сюда же относят планы на следующий год, если они влияют на решения пользователей отчетности.
Как подготовить записку по шагам
- Соберите годовой комплект: баланс, отчет о финансовых результатах и приложения.
- Выпишите из учетной политики методы, которые применяли в отчетном году.
- Найдите в отчетности цифры, которые вырастут или изменятся в следующем году, и объясните причины.
- Опишите крупные сделки, судебные споры, займы и обеспечение обязательств.
- Проверьте, что каждая цифра в записке совпадает с отчетностью.
- Подпишите записку у руководителя и сдайте вместе с отчетностью.
Если у вас УСН, помните: декларацию по УСН организация подает не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Эти сроки и ставки не отменяют обязанности сдать бухгалтерскую отчетность, если она у вас есть.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — превратить записку в пересказ баланса. Читателю нужны причины и связи, а не повторение строк.
Вторая — расхождение с отчетностью. Если в записке одна сумма долга, а в балансе другая, документ вызывает вопросы у налоговой и у банка.
Третья — умолчание о проблемах. Судебный иск, просроченный кредит или крупная сделка с связанной стороной должны быть раскрыты. Молчание здесь выглядит хуже, чем честное описание.
Четвертая — шаблон из интернета без правки под свою компанию. Такой текст содержит чужие цифры и виды деятельности. Проверяйте каждое предложение.
Последствия и смежные обязанности
Записка — часть отчетности, поэтому её отсутствие или ошибки в ней касаются сдачи отчетности в целом. Налоговая может запросить пояснения по отчетности, и записка помогает ответить сразу, без переписки.
Отдельно следите за НДС. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если у вас есть операции, облагаемые НДС, эти суммы и сроки должны быть видны в учете и понятны из отчетности.
Записка нужна не только налоговой. Её читают банки при выдаче кредита, контрагенты при крупных сделках, участники общества. Хорошо составленный документ сокращает число вопросов и ускоряет решения.
Частые вопросы
Обязательна ли пояснительная записка для ООО на УСН?
Зависит от того, обязана ли ваша организация представлять годовую бухгалтерскую отчетность. Если обязана, записка идет вместе с ней. Если по закону вы не ведете бухучет, обязанности сдавать отчетность и записку нет.
В какой срок сдавать записку?
Отдельного срока нет. Она сдается вместе с годовой отчетностью — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ).
Можно ли использовать типовой шаблон?
Можно взять структуру, но текст нужно переписать под свою компанию. Иначе в документе останутся чужие цифры и виды деятельности, и он будет противоречить вашей отчетности.
Что будет, если записки нет?
Отчетность сдана не полностью. Налоговая может запросить пояснения, а банк или контрагент — задать дополнительные вопросы. Лучше подготовить документ заранее, вместе с годовым комплектом.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.